Budget mobilité : les formules de calcul enfin connues !

À partir du 1er janvier 2024, l’employeur aura la possibilité d’utiliser une formule forfaitaire pour calculer le montant du budget mobilité ainsi que le montant des dépenses dans le pilier 1 (voiture de société). Par ailleurs, il sera également obligatoire de mettre à disposition du travailleur l’entièreté du budget mobilité (sous forme virtuelle).

Le budget mobilité est un budget que l’employeur octroie à un travailleur comme alternative à la voiture de société. Ce budget mobilité offre le choix au travailleur de remplacer totalement la voiture de société dont il dispose ou dont il a droit avec des modes de transport durables ou d’opter pour la combinaison d’une voiture de société plus respectueuse de l’environnement avec ces modes de transport durables. Seule la partie non dépensée du budget mobilité peut être versée au travailleur en fin d’année.

Le budget mobilité est calculé selon le coût total de la voiture, appelé total cost of ownership (TCO), déduction faite de toute participation personnelle du travailleur.

Le budget mobilité se compose de 3 piliers :

• pilier 1 : choix d’une voiture de société plus respectueuse de l’environnement ;
• pilier 2 : somme affectée aux moyens de transport durables ;
• pilier 3 : solde versé au travailleur.

Jusqu’à présent, il était parfois fastidieux de calculer tant le montant total du budget mobilité que le budget affecté au pilier 1 car tous les coûts ne sont pas toujours connus précisément ou à l’avance.

Pour cette raison, un arrêté royal prévoit la possibilité de recourir à une méthode de calcul forfaitaire :

• cela permet à l’employeur de réaliser un calcul transparent et admissible du montant qu'il peut mettre à disposition du travailleur pour des dépenses dans le pilier 2 et du solde qu'il devra, après déduction des dépenses dans les piliers 1 et 2, payer dans le pilier 3 ;
• pour le travailleur, l'utilisation d'une formule forfaitaire clarifie immédiatement le montant qu'il peut dépenser dans le pilier 2 et le montant auquel il peut s'attendre dans le pilier 3, après déduction des dépenses dans les piliers 1 et 2 ;
• le calcul sur base forfaitaire du montant du budget mobilité permet également une importante simplification administrative ainsi qu'une plus importante sécurité juridique pour tous les utilisateurs du budget mobilité.

L'utilisation des formules sur base des valeurs forfaitaires est optionnelle pour l'employeur. Par conséquent, celui-ci devra clairement communiquer à ce propos à ces travailleurs dans le cadre de son offre, afin qu'ils sachent de quelle manière les dépenses dans le pilier 1 et le montant de leur budget mobilité seront calculés. Si l’employeur n’effectue pas de choix, l’évaluation sur base réelle sera appliquée.

A partir du 1^er janvier 2024, l’employeur aura donc le choix entre un calcul sur base des frais réels ou sur base forfaitaire.

1. Evaluation sur base réelle

Cette évaluation se base sur tous les frais réels exposés par l'employeur. Le nouvel arrêté royal prévoit une liste exhaustive de ceux-ci, aucun autre frais ne peut donc être pris en compte.

1.1. Liste des frais réels

• amortissement annuel de 20% du coût de la voiture de société respectueuse de l'environnement, compte tenu des options et accessoires facturés ainsi que des remises accordées ;
• intérêts des capitaux empruntés ;
• frais de location ou de leasing ;
• frais de carburant et d'électricité ;
• frais d'administration de la carte essence ou de recharge électrique ;
• amortissement annuel de 20% du prix de la borne de recharge et de son installation ;
• frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge ;
• frais de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge ;
• frais de péage et de stationnement ;
• frais de lavage, d'entretien et de réparation ;
• frais d'une voiture de remplacement ;
• frais de mise en état de marche du véhicule ;
• frais de remplacement, de changement et stockage des pneus ;
• frais d'expertise lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d'un changement de conducteur ;
• frais de réparation inventoriées lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ;
• frais d'assurances (en ce compris les frais de franchise) ;
• frais de contrôle technique ;
• frais de gestion des services ;
• taxe de mise en circulation ;
• taxe de circulation ;
• cotisation patronale de solidarité CO2 due à l'ONSS ;
• T.V.A. non-récupérable sur tous les postes précités ;
• impôt sur la partie non déductible des postes précités ;
• impôt sur la partie de l'avantage de toute nature constitutive d'une dépense non admise.

Les frais ne peuvent pas être calculés doublement (par exemple s’ils sont déjà inclus dans les frais relatifs au contrat de location ou de leasing).

Les frais ne peuvent être pris en compte que dans la mesure où leur financement est prévu par la politique en matière de voitures de société (= les règles fixées par l'employeur qui régissent les conditions d'octroi et d'utilisation de la voiture de société).

1.2. Moment du calcul

Si l’évaluation sur base réelle est utilisée pour calculer le montant total du budget mobilité, il faudra calculer la moyenne des frais bruts annuels de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce. Cette moyenne est calculée sur les 4 dernières années, ou sur la période entière si la voiture de société a été mise à disposition depuis moins de quatre ans, en tenant compte de tous les frais réels cités au point précédent.

Si l’évaluation sur base réelle est utilisée pour calculer les dépenses dans le pilier 1, on tiendra compte des frais de l’année en question.

1.3. Imputation des frais

Lorsque certains frais relatifs à la voiture de société écologique dans le pilier 1 ne sont pas connus au moment de l’octroi du budget mobilité (exemple : frais de carburant), l’employeur doit faire sa propre estimation du budget restant dans les piliers 2 et 3.

Dès qu’il connaît les frais réels, il doit les imputer au plus vite dans le budget mobilité et en informer le travailleur.

Au fur et à mesure de l’année, les coûts réels seront imputés sur le budget mobilité et le travailleur saura plus précisément le montant du budget qu’il lui reste.

2. Evaluation sur base forfaitaire

L’évaluation forfaitaire utilise une formule où on prévoit un forfait de 6.000 kilomètres purement privés par an et un forfait de 200 jours travaillés par an (pour la distance de trajet domicile-lieu de travail aller-retour). Elle se compose d’une partie fixe et d’une partie variable.

L’évaluation forfaitaire sera de préférence utilisée pour les travailleurs qui ne bénéficiaient pas (encore) d'une voiture de société, et qui ne "renoncent" donc pas à une voiture existante. Dans ces situations, cela n'a pas de sens de calculer le montant du budget mobilité sur base des frais réels.

Cette formule sera également logiquement utilisée en cas de changement de fonction ou de promotion lorsque, suite à ce changement ou à cette promotion, le travailleur appartient à une catégorie de fonction pour laquelle le système salarial de l'employeur prévoit un budget respectivement plus haut ou plus bas. Dans ces cas également, il n'y aura pas de données disponibles pour évaluer le montant du budget mobilité sur base des frais réels.

La formule forfaitaire varie en fonction du type de véhicule.

2.1. Véhicule pris en location ou en leasing

Partie fixe : Coût annuel de la location ou du leasing + coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing (à condition d'être prévus dans la politique en matière de voiture de société) + T.V.A. non déductible + impôt sur les frais de voiture non-déductibles + cotisation patronale de solidarité CO2.

Partie variable : + (6.000 + distance domicile-lieu de travail x 2 x 200) x coût de consommation au kilomètre, à condition que les frais de carburant ne soient pas déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing.

Le coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing est le coût annuel moyen de tous ces frais sur les trois dernières années, ou au coût moyen annuel de la période entière si la voiture de société a été mise à disposition pendant moins de trois ans, toujours à condition d'être prévus dans la politique en matière de voiture de société.

2.2. Véhicule propre ou pris en leasing financier

Partie fixe : Valeur catalogue du véhicule (y compris l'impôt sur la partie non déductible de cette valeur catalogue) x 25% + cotisation patronale de solidarité CO2.

Partie variable : + (6.000 + distance domicile - lieu de travail x 2 x 200) x coût de consommation au kilomètre.

La valeur catalogue est calculée selon la même méthode utilisée pour le calcul de l’avantage de toute nature imposable que représente la mise à disposition d’un véhicule de société.

2.3. Coût de consommation au kilomètre

Le coût de consommation au kilomètre est égal à 30% de l'indemnité kilométrique prévue pour le remboursement des frais encourus par le travailleur lorsqu’il utilise son véhicule privé pour des déplacements professionnels.

Ce coût de consommation au kilomètre est égal à 0 si le travailleur ne dispose pas d'une carte carburant ou d'une carte de recharge.

S’il s’agit de calculer les dépenses dans le pilier 1, on utilisera le montant applicable au moment où le montant de ces dépenses est déterminé. Comme les dépenses du pilier 1 sont déterminées annuellement, l'indemnité kilométrique forfaitaire pourra varier chaque année (si le montant a été modifié ou en cas de déménagement par exemple).

S’il s’agit de calculer le montant total du budget mobilité, l'indemnité kilométrique à prendre en compte est celle en vigueur au moment de la détermination du montant du budget mobilité. Cela se fera lors du premier octroi, mais également lors d'un changement de fonction ou d'une promotion ou entrainant une modification du montant du budget mobilité. En dehors de ces circonstances, la modification (augmentation ou diminution) ultérieure de l'indemnité kilométrique n'entraîne aucun ajustement du montant du budget mobilité.

3. Choix entre l’évaluation sur base réelle et sur base forfaitaire

Le choix de la méthode d'évaluation doit être déterminé pour tous les travailleurs de l’entreprise.

Toutefois, ce choix peut être différent en ce qui concerne les dépenses du pilier 1 d'une part, et le calcul du montant total du budget mobilité d'autre part, tant que cette logique est appliquée pour tous les travailleurs.

Il existe néanmoins une exception à l’obligation d’utiliser la même méthode à tous les travailleurs : dans certains cas, seule la formule forfaitaire est possible (nouvel engagement, promotion ou changement de fonction). Il peut alors y avoir coexistence des deux méthodes.

Le choix posé est valable pour une période de trois ans. Ce n'est qu'à l'issue de cette période que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Lorsqu'un employeur décide de passer de la formule réelle à la formule forfaitaire (ou inversement) après la période de trois ans, cela n'a de conséquences que pour les nouveaux entrants (les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur et ne sont en rien impactés).

4. Mise à disposition du budget mobilité

C'est tout le budget mobilité qui doit être mis à disposition du travailleur de façon virtuelle sur le compte mobilité, et non plus uniquement le budget mobilité après déduction, le cas échéant, de la partie utilisée pour le financement d'une voiture de société respectueuse de l'environnement et des frais y afférents (le pilier 1)

Source : Arrêté royal du 10 septembre 2023 portant exécution des articles 8, § 5, et 12, § 5, de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, et modifiant l'arrêté royal du 21 mars 2019 pris en exécution de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, M.B., 29 septembre 2023.