De RSZ is zijn bestanden aan het opkuisen en schrapt alle "slapende" inschrijvingen. Als u geen personeel meer tewerkstelt, denk er dan aan uw inschrijving te laten schrappen. In het andere geval zal de RSZ contact met u opnemen om uw plannen inzake de aanwerving van personeel te kennen en in voorkomend geval over te gaan tot schrapping.
Zodra hij personeel in dienst heeft, is elke werkgever verplicht zich in te schrijven bij de RSZ en hen een kwartaalaangifte te bezorgen met de elementen betreffende de betaling van de sociale bijdragen anders riskeert hij een administratieve boete.
Wanneer een werkgever tijdens een kwartaal geen personeel tewerkgesteld heeft en niet gevraagd heeft om zijn inschrijving te schrappen, stelt de RSZ een "nihilaangifte" op voor dit kwartaal (het systeem waarbij de werkgever een "nihilaangifte" opstelde, bestaat niet meer sinds 2003). Als de werkgever niet van plan is personeel aan te werven tijdens de 2 komende kwartalen moet hij de schrapping van zijn inschrijving bij de RSZ vragen.
Wat is de procedure die door de RSZ werd ingesteld in geval van een "nihilaangifte"?
Als u als werkgever van plan bent geen personeel te werk te stellen gedurende 2 kwartalen bent u verplicht de schrapping van uw inschrijving bij de RSZ te vragen.
Vele werkgevers schenken geen aandacht aan deze verplichting. De RSZ staat evenwel toe dat "nihilaangiften" worden geboekt voor de eerste 4 kwartalen zonder personeelstewerkstelling.
Vanaf het 5e kwartaal zonder personeelstewerkstelling stuurt de RSZ u een e-mail met de vraag of u nog van plan bent personeel aan te werven in het lopende kwartaal.
U beschikt over 15 dagen om deze vraag per e-mail te beantwoorden. Zonder antwoord of zonder de bevestiging dat personeel wordt aangeworven, zal de RSZ overgaan tot schrapping van uw inschrijving. In voorkomend geval zal de RSZ deze vraag pas in het 6e kwartaal herhalen.
Wat doen als u van plan bent opnieuw personeel in dienst te nemen maar niet weet binnen welke termijn?
Er zijn twee mogelijkheden:
1. ofwel deelt u de RSZ mee dat u geen personeel in dienst zult nemen gedurende een periode van minstens 2 kwartalen en vraagt u de schrapping van uw inschrijving. Vergeet niet na te gaan of alle DIMONA's betreffende de uitdiensttreding van uw werknemers zijn uitgevoerd.
De dag dat u beslist terug personeel in dienst te nemen, volstaat het een nieuwe inschrijving bij de RSZ te vragen.
2. ofwel wenst u uw inschrijving bij de RSZ te behouden omdat u van plan bent personeel aan te werven in de nabije toekomst. Er wordt dan een "nihilaangifte" geboekt voor de eerste 4 kwartalen zonder personeelstewerkstelling.
Vanaf het 5e kwartaal zonder personeelstewerkstelling zal de RSZ u vragen om uw voornemen om nog personeel aan te werven te bevestigen. Als de RSZ uw antwoord aanvaardt, blijft uw inschrijving geldig. In het andere geval wordt ze ambtshalve geschrapt.
Als de aanwerving van personeel niet plaatsvindt tijdens het 5e kwartaal zal de RSZ u voor het 6e kwartaal vragen om concrete elementen te geven van uw voornemen om op "zeer korte termijn" personeel aan te werven. Zonder antwoord of concrete elementen of als u na afloop van het kwartaal uw verbintenis niet bent nagekomen, wordt uw inschrijving automatisch geschrapt.
Waarom deze driemaandelijkse procedure voor automatische schrapping?
Deze procedure kan worden verklaard door de accumulatie van een groot aantal "slapende" inschrijvingen die de bestanden van de RSZ "bezoedelen". De wet voorziet deze inschrijving enkel voor werkgevers die effectief personeel in dienst hebben waarvoor een verzekeringsplicht bestaat. In het verleden voerde de RSZ deze controles eenmaal per jaar uit. De RSZ heeft beslist dit proces te versnellen zodat hun bestanden vaker worden opgekuist.
Het is dus beter op de zaken vooruit te lopen en uw inschrijving te laten schrappen als u niet van plan bent om gedurende een periode van minstens 2 kwartalen nog personeel aan te werven.
Eén uitzondering blijft echter geldig voor werkgevers die geen personeel meer tewerkstellen maar sociale bijdragen verschuldigd blijven in het kader van bovenwettelijke pensioenen of van het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT) of met aanvullende vergoedingen voor oudere werknemers (SWAV). Deze werkgevers moeten hun kwartaalaangiften binnen de termijnen blijven indienen.