L’O.N.S.S. est en train de nettoyer ses fichiers et de supprimer toutes les immatriculations « dormantes ». Donc, si vous n’occupez plus de personnel, pensez à faire radier votre immatriculation. Dans le cas contraire, l’O.N.S.S. prendra contact avec vous pour connaître vos intentions relatives à l’engagement de personnel et procéder, le cas échéant, à la radiation.
Chaque employeur, à partir du moment où il occupe du personnel, a l’obligation de s’immatriculer auprès de l’O.N.S.S. et de lui envoyer une déclaration trimestrielle reprenant les éléments relatifs au paiement des cotisations sociales au risque de se voir sanctionner par une amende administrative.
Lorsqu’un employeur n’a pas occupé de personnel durant un trimestre et n’a pas demandé la radiation de son immatriculation, l’O.N.S.S. enregistre une déclaration « néant » pour ledit trimestre (le système d’envoi de déclaration trimestrielle « néant » par l’employeur étant abandonné depuis 2003). Si l’employeur n’a pas l’intention d’engager du personnel durant les 2 trimestres à venir, il doit demander la radiation de son immatriculation à l’O.N.S.S.
Quelle est la procédure initiée par l’O.N.S.S. en cas de déclaration trimestrielle « néant » ?
Si, en tant qu’employeur, vous n’avez pas l’intention d’occuper du personnel durant au moins 2 trimestres, vous êtes dans l’obligation de demander la radiation de votre immatriculation auprès de l’O.N.S.S.
Beaucoup d’employeurs négligent cette obligation. L’O.N.S.S. tolère cependant que soient enregistrées des déclarations « néant » pour les 4 premiers trimestres sans occupation de personnel.
A partir du 5è trimestre sans occupation de personnel, l’O.N.S.S. vous enverra un e-mail demandant de confirmer que vous comptez bien engager du personnel dans le trimestre en cours.
Vous disposerez de 15 jours pour répondre à cette demande par e-mail de l’O.N.S.S. Sans réponse ou sans confirmation d’engagement de personnel, l’O.N.S.S. procédera à la radiation de votre immatriculation. L’O.N.S.S. ne réitérera cette demande, le cas échéant, que lors du 6è trimestre.
Que faire si vous comptez à nouveau engager du personnel mais sans savoir dans quel délai ?
Il existe deux possibilités :
1. soit vous informez l’O.N.S.S. que vous n’occuperez plus de personnel durant au moins une période de 2 trimestres et vous demandez la radiation de votre immatriculation sans oublier de vérifier que toutes les DIMONA de sortie des travailleurs soient effectives.
Le jour où vous déciderez de réengager du personnel, il vous suffira de demander une nouvelle immatriculation à l’O.N.S.S.
2. soit vous désirez conserver votre immatriculation auprès de l’O.N.S.S. car vous avez l’intention d’engager du personnel dans un avenir proche. Une déclaration « néant » sera alors enregistrée durant les 4 premiers trimestres sans occupation de personnel.
A partir du 5ème trimestre sans occupation de personnel, l’O.N.S.S. vous demandera de confirmer votre intention d’engager du personnel. Si l’O.N.S.S. accepte votre réponse, votre immatriculation restera valable. Dans le cas contraire, elle sera radiée d’office.
Si l’engagement de personnel n’a pas eu lieu durant le 5ème trimestre, l’O.N.S.S. vous demandera, pour le 6ème trimestre, d’apporter des éléments concrets de votre intention d’engager du personnel à « très court terme ». En l’absence de réponse ou d’éléments concrets ou si, à l’issue de celui-ci, vous n’avez pas respecté votre engagement, votre immatriculation sera radiée automatiquement.
Pourquoi cette procédure de radiation automatique trimestrielle ?
Cette procédure s’explique par l’accumulation d’un grand nombre d’immatriculations « dormantes » qui viennent « polluer » les fichiers de l’O.N.S.S. La loi ne prévoit cette immatriculation que pour les employeurs occupant effectivement du personnel pour lequel il existe une obligation d’assurance. L’O.N.S.S. procédait, dans le passé, à ces vérifications une seule fois par an. Il a décidé d’accélérer ce processus et de l’effectuer trimestriellement afin de nettoyer ses fichiers de façon plus systématique.
Il vaut peut-être alors mieux prendre les devants et faire radier votre immatriculation dès lors que vous ne comptez pas engager du personnel pendant une période courant sur au moins 2 trimestres, quitte à demander une nouvelle immatriculation lorsque vous réengagerez du personnel.
Une exception reste toutefois valable pour les employeurs n’occupant plus de personnel mais qui restent redevables de cotisations sociales dans le cadre de pensions extra-légales ou du régime de chômage avec complément d'entreprise (RCC) ou avec indemnités complémentaires pour travailleurs âgés (RCIC). Ces employeurs doivent continuer à envoyer leurs déclarations trimestrielles dans les délais.