Sinds kort kan u een opzeg versturen via een aangetekende e-mail. Het is veel goedkoper en eenvoudiger maar u moet wel de aangetekende e-mail verzenden via een gekwalificeerde dienstverlener. Bovendien moet uw werknemer akkoord zijn en zich registreren.
Online platform “Aangetekende.email”
Via het platform kan u op een betrouwbare en beveiligde manier elektronische correspondentie uitwisselen. Als ontvanger heeft u de zekerheid over de identiteit van de verzender en de authenticiteit van het ontvangen bericht. Als verzender weet u zeker dat uw bericht op een beveiligde manier bij de juiste persoon terechtkomt. Beide partijen ontvangen hierover info in hun mailbox.
Ter post aangetekende zending = elektronische aangetekende zending
Door een wetswijziging (Wet betreffende de postdiensten van 26 januari 2018) wordt een aangetekende zending via een gekwalificeerde dienst gelijk gesteld met een ter post aangetekende zending. Alle berichten die via zo’n gekwalificeerde dienst worden uitgewisseld hebben de waarde van een aangetekende zending.
Is elke elektronische aangetekende zending rechtsgeldig ?
Opdat een elektronische aangetekende zending rechtsgeldig is, moet het bericht verzonden en ontvangen worden door een gekwalificeerde dienst. De dienst eIDAS van het platform “Aangetekende.email” werd onlangs door de regering erkend als gekwalificeerde dienst.
Hoe gaat u te werk ?
U logt in op het platform met de eID, stelt een nieuw bericht op en ondertekent het bericht met de eID. Er wordt automatisch een elektronische zegel en tijdsstempel gegeven aan het bericht als bewijs van verzending. Uw werknemer kan het bericht downloaden vanuit de outbox en ondertekent het bericht voor ontvangst met de eID. Ook hier wordt automatisch een elektronische zegel en tijdsstempel gegeven als bewijs van ontvangst. Het bewijs van verzending en ontvangst kan door beide partijen gedownload worden in de inbox.
Registratie is verplicht !
Vooraleer u rechtsgeldig een aangetekende e-mail kan verzenden moet uw werknemer (ontvanger) geregistreerd zijn. U kan in de arbeidsovereenkomst of in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst opnemen dat de werknemer zich akkoord verklaart om zich te registreren. U kan dit achteraf controleren in het online adresboek.
Hoeveel kost het ?
Het aanmaken van een account en het ontvangen van een aangetekende e-mail is gratis. Het verzenden van een aangetekende e-mail kost 0.80€ excl. BTW.
De klanten van het sociaal secretariaat Group S kunnen een model van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst vragen aan hun dossierbeheerder.