60 Enregistrement obligatoire des présences

(Sous-)Commission paritaire n°:
121.00.00-00.00

Mise à jour: 11/03/2024
Début de validité: 01/01/2024

À partir du 1er septembre 2024, les présences et les pauses sur le lieu de travail lors d'activités d'entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers devront être enregistrées électroniquement afin d'avoir une vue claire et à tout moment des personnes présentes. L’obligation d’enregistrement ne s’applique en outre qu’aux activités de nettoyage pour lesquelles l’entrepreneur doit faire une « déclaration de travaux » à l’ONSS. Cette obligation vise à améliorer la sécurité et la lutte contre le travail non déclaré, le faux travail indépendant et l'exploitation. En outre, l'enregistrement des présences réduirait la charge administrative pesant sur les contractants et les sous-traitants en ce qui concerne la déclaration des heures de travail.

Le nouveau système "Checkinandout@work" s'appliquera à toutes les activités, quelle que soit leur valeur. Toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail où se déroulent des activités d'entretien et/ou de nettoyage devront se conformer à cette obligation d'enregistrement.

Le service en ligne Check In and Out at Work de l'ONSS est en place depuis le 1er janvier 2024. L'obligation d'enregistrement des activités s'appliquera à partir du 1er septembre 2024. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera infligée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude. 

1. Champ d’application

L’enregistrement des présences est obligatoire pour toutes les personnes physiques (quel que soit leur statut : travailleurs, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, stagiaires, étudiants, etc.).

Les employeurs suivants ne sont pas soumis à cette obligation :

• Les entreprises des secteurs publics et privés qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
• La personne physique qui fait effectuer des activités de nettoyage uniquement à des fins privées ;
• Les entreprises de titres-services (SCP 322.01).

La commission paritaire dans laquelle on se trouve n'a pas d'impact sur le fait que l'obligation s'applique ou non. Il s'agit principalement de la CP 121, mais l'obligation n'est pas limitée exclusivement à cette commission paritaire.

2. Quelles sont les données à enregistrer ?

Les données suivantes sont enregistrées électroniquement :

• les données d’identification de la personne physique ;
• l'adresse du lieu de travail (si le lieu n'a pas encore été numéroté ou si la voie publique ne porte pas encore de nom, il faut indiquer une description de la zone géographique).
• la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail ;
• les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur ;
• lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
• les moments de l'enregistrement de l'arrivée au lieu de travail et du départ du lieu de travail ainsi que les moments de repos.

Chaque travailleur, indépendant, employeur, entrepreneur ou sous-traitant qui se présente sur le lieu de travail devra être immédiatement enregistré. L’employeur ne peut pas enregistrer ses propres travailleurs. Ils doivent enregistrer leurs présences eux-mêmes, en temps réel, sur le lieu de travail.

3. Comment les données doivent-elles être enregistrées ?

La loi prévoit deux moyens d'enregistrer les données. 

1. Un système électronique d’enregistrement des présences qui comprend :

• une base de données : les données relatives à l’enregistrement des présences seront reprises ici, ce qui permettra de disposer d’un aperçu clair de toutes les présences sur les lieux de travail ;
• un dispositif d’enregistrement : un appareil dans lequel les données sont enregistrées et qui permet de les envoyer à la base de données. On peut le comparer avec une pointeuse ;
• un moyen d’enregistrement : un moyen qui permet d’introduire les données dans l’appareil d’enregistrement, comme un badge.

2. Via une autre méthode d'enregistrement automatique (avec des garanties équivalentes à celles du système d'enregistrement ci-dessus). Les garanties que doit offrir cette méthode d’enregistrement, de même que les propriétés, les moyens d’enregistrement et les spécifications techniques doivent encore être déterminés par arrêté royal.

4. Mise à disposition du système d'enregistrement

Le donneur d’ordre devra mettre l’appareil d’enregistrement à la disposition des sous-traitants à qui il fait appel. En principe, le sous-traitant utilisera l’appareil fourni par l’entrepreneur. Toutefois, l’entrepreneur et le sous-traitant auront la possibilité de préciser dans leur contrat qu’une autre méthode d’enregistrement sera appliquée.

Tout entrepreneur aura donc une double obligation :

• D’une part, il devra utiliser l’appareil d’enregistrement pour enregistrer ses travailleurs ou les indépendants auxquels il fait appel.
• D’autre part, il devra mettre cet appareil d’enregistrement à la disposition de tout entrepreneur sous-traitant auquel il fait lui-même appel. Si une autre méthode d’enregistrement (convenue dans le contrat avec le donneur d’ordre) est utilisée, les règles relatives à ce système alternatif d’enregistrement devront être respectées.

Tout sous-traitant devra à son tour utiliser l’appareil d’enregistrement qu’il a reçu de l’entrepreneur et le mettre à la disposition des sous-traitants auxquels il fait appel. Les entrepreneurs et sous-traitants qui feront appel à des indépendants devront s’assurer que ces personnes soient en possession d’un moyen d’enregistrement compatible avec l’appareil d’enregistrement présent sur le lieu de travail. S’ils n’en ont pas, ils devront leur en fournir un ou convenir contractuellement que l’enregistrement se fera via un autre système d’enregistrement automatique.

L’employeur devra remettre à ses travailleurs les badges ou d’autres moyens d’enregistrement compatibles avec le système d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Dans le cas de travailleurs intérimaires, l’utilisateur devra respecter ces obligations.

5. Protection de la vie privée des travailleurs

L'employeur veillera à ce que l'utilisation du smartphone privé comme dispositif d'enregistrement soit conforme aux exigences de la réglementation relatif au système d'enregistrement électronique des présences.

L'employeur est également conscient que les données collectées par l'intermédiaire du smartphone privé sont des données à caractère personnel. Tout traitement des données collectées dans le cadre de l'enregistrement électronique par le travailleur, dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail, sera donc soumis au strict respect des exigences de la législation applicable, y compris la législation européenne et nationale relative à la protection des données à caractère personnel (y compris le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD).

Dans ce contexte, l'employeur élaborera une politique mettant en œuvre les exigences de la législation applicable, qui sera réexaminée à intervalles réguliers. Les principes (non exhaustifs) suivants doivent, entre autres, être pris en compte:

• L'employeur veille au respect de la vie privée de ses travailleurs ;
• La localisation du travailleur est enregistrée et transmise uniquement et seulement au moment de l'enregistrement et conformément aux exigences de la réglementation sur l'enregistrement électronique ;
• L'application n'a pas accès aux données qui ne sont pas strictement nécessaires dans le cadre de l'enregistrement, telles que les messages privés, les photos, les fichiers, etc. du travailleur, entre autres ;
• Le traitement est effectué uniquement aux fins de l'enregistrement électronique ;
• L'employeur établit des lignes directrices concernant la période de conservation et la suppression des données collectées ;
• L'employeur veille à ce que le travailleur soit dûment et en temps utile informé du traitement de ses données à caractère personnel, conformément à la réglementation applicable ;
• L'employeur prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées nécessaires pour protéger les données à caractère personnel ;
• Seul un nombre limité de personnes aura accès aux données.

Pour compenser l'utilisation du smartphone privé du travailleur et de l'espace de données utilisé, l'employeur paye une indemnité forfaitaire par mois, comme le prévoit la CCT sectorielle.
Si l'enregistrement de présence ne se fait pas via une application sur smartphone, cette indemnité sera également due pour l'utilisation régulière du smartphone privé à la demande de l'employeur dans le cadre de la relation de travail, avec ou sans utilisation des applications mises à disposition par l'employeur. Cette indemnité compose l'utilisation du smartphone privé et le forfait d'abonnement auprès d'un opérateur.
A partir de 30 jours calendrier d'absence, aucune indemnité n'est due.

6. Obligations en matière de travail à temps partiel

L'utilisation du système d'enregistrement des présences libère l'entreprise de certaines obligations relatives à la publication des horaires de travail des travailleurs à temps partiel : 

• l’employeur ne doit pas conserver le contrat de travail à temps partiel sur le lieu de travail, mais doit pouvoir présenter une copie électronique du contrat de travail à la demande de l’inspection sociale ;
• l’employeur ne doit pas conserver l’avis de publication des horaires variables sur le lieu de travail ;
• l’enregistrement électronique peut servir de système de suivi du temps pour suivre les prestations en dehors de l’horaire à temps partiel.

7. Déclaration de travaux

À partir du 1er janvier 2024, le montant seuil pour « la Déclaration des travaux » dans le secteur du nettoyage a été supprimé.

Les lieux de travail soumis à l'obligation d'enregistrement des présences via le Check In and Out at Work doivent être déclarés dans la "Déclaration de travaux". Une période de transition est prévue jusqu’au 31 mars 2024 pour remplir les déclarations actives au 1er janvier 2024 et qui le resteront jusqu'au 31 mars 2024 ou plus tard.

 

Convention collective de travail applicable: (pour lire le texte intégral, cliquez sur le n° d'enregistrement).

Date CCT 29/11/2023	N° d'enregistrement 184674	Début de validité 01/01/2024	Fin validité -
Date de dépôt 07/12/2023		Date d'enregistrement 18/12/2023
Champ d'application P.M.E. et autres, également d'application aux travailleurs salariés, sous contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, pour des travaux effectués en Belgique, quel que soit le pays d’établissement de l’employeur.
Sujet protocole cadre pour la digitalisation
MB Avis Dépôt 16/01/2024		Force obligatoire Demandée
CCT rendue obligatoire par Arrêté Royal du -		Publié au Moniteur Belge du -
Mots clés BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL, BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL
Texte corrigé le 21/12/2023

Historique
01/01/2024	31/12/2050	60 Enregistrement obligatoire des présences
01/01/2016	31/12/2023	60 Enregistrement obligatoire des présences
01/04/2014	31/12/2015	60 Enregistrement des présences sur des chantiers