L’employeur doit établir chaque année une fiche fiscale et la transmettre au travailleur. Ce document fiscal doit mentionner les salaires imposables mais aussi les indemnités de frais allouées au travailleur.
Les indemnités de frais qu’un employeur octroie à ses travailleurs sont en principe exonérées d’impôts. Cependant, ces indemnités de frais doivent figurer sur la fiche fiscale qu’il doit établir chaque année. En fonction du mode de fixation de ces indemnités de frais, elles devront être mentionnées différemment sur la fiche fiscale. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés.
L’employeur peut rembourser le montant réel des frais professionnels et fournir les justificatifs appropriés (factures, tickets de caisse, souches TVA, etc.).
Le remboursement peut également être effectué sous la forme d’indemnités de frais forfaitaires en raison du fait que d’un point de vue pratique, il est quasiment impossible de justifier les frais réels. Dans ce cas, l’administration fiscale souhaitera savoir si l’employeur a fixé cette indemnité sur la base de ‘critères sérieux’ (= non arbitraires). Est notamment fondé sur base de critères sérieux, le remboursement de frais professionnels sur la base des montants octroyés aux fonctionnaires ou sur la base d’un montant forfaitaire fixé au moyen de sondages réguliers et d’observations des frais professionnels réels. Si l’employeur n’utilise pas de critères sérieux pour le remboursement de frais, il doit mentionner le montant de l’indemnité de frais sur la fiche fiscale.
S’il octroie des indemnités de frais sans les mentionner sur la fiche fiscale, son contrôleur des impôts pourrait y appliquer la cotisation distincte « commissions secrètes ». De plus, il y a toujours le risque que certaines indemnités de frais soient requalifiées en rémunération, s’il s’avérerait qu’elles ne constituent pas le remboursement de frais professionnels réels.
En vue de l’établissement d’une fiche fiscale correcte, il importe donc que les employeurs communiquent à leur secrétariat social quels types d’indemnités de frais qu’ils allouent à leurs travailleurs (raison et montant), soit qu’ils allouent des indemnités de frais forfaitaires basées ou non sur base de critères sérieux, soit qu’ils remboursent les frais professionnels réels.
Le tableau ci-après explique comment renseigner correctement les indemnités de frais sur la fiche fiscale.
Type d’intervention |
à mentionner dans la rubrique ‘Renseignements divers’ sous ‘Dépense propres à l'employeur’ |
A mentionner dans la colonne ‘montant’ |
à concurrence de leur montant exact |
OUI - justificatifs |
Rien |
déterminée forfaitairement en faisant usage de critères sérieux et concordants |
OUI – critères sérieux |
Rien |
déterminées forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants |
Rien |
Le montant total des indemnités octroyées |
Si, d'une part, l'employeur paye une indemnité déterminée forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants ET, d'autre part, paye encore une ou plusieurs indemnités déterminée(s) sur base de justificatifs |
OUI - justificatifs |
le montant de(s) l'indemnité(s) déterminée(s) forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants |
Si, d'une part, l'employeur paye une indemnité déterminée forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants ET, d'autre part, paye encore une ou plusieurs indemnités déterminée(s) forfaitairement en faisant usage de critères sérieux et concordants |
OUI – critères sérieux |
le montant de(s) l'indemnité(s) déterminée(s) forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants |
Si, d'une part, l'employeur paye une indemnité déterminée forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants ET, d'autre part, paye encore une ou plusieurs indemnités déterminée(s) en partie en faisant usage de critères sérieux et concordants et en partie sur base de justificatifs |
OUI – justificatifs et critères sérieux |
le montant de(s) l'indemnité(s) déterminée(s) forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants |
Si, d'une part, l'employeur paye une indemnité déterminée forfaitairement en faisant usage de critères sérieux et concordants ET, d'autre part, paye encore une ou plusieurs indemnités déterminée(s) sur base de justificatifs |
OUI - justificatifs et critères sérieux |
Rien |