De werkgever moet jaarlijks een fiscale fiche opmaken die de belastbare vergoedingen maar ook de onkostenvergoedingen toegekend aan de werknemer moet vermelden en hem deze overmaken.
Wanneer de werkgever aan zijn werknemers onkostenvergoedingen toekent, zijn die vergoedingen in principe vrijgesteld van belastingen. Toch moeten die onkostenvergoedingen vermeld worden op de fiscale fiche die hij jaarlijks moet opmaken.
Afhankelijk van hoe die onkostenvergoedingen werden bepaald, zal de vermelding op de fiscale fiche anders moeten gebeuren. Verschillende scenario’s zijn denkbaar. Zo kan hij de beroepskosten immers enkel terugbetalen ten belope van het reële bedrag, mits voorlegging door de werknemer van de gepaste bewijsstukken (facturen, kasbonnetjes, btw-bonnetjes, enz.). Vaak wordt er echter ook gewerkt met forfaitaire onkostenvergoedingen, omdat het vanuit praktisch oogpunt onmogelijk is om de reële kosten te bewijzen. De fiscus zal dan willen weten of de werkgever zich voor de bepaling van dat forfait al dan niet heeft gebaseerd op zogenaamde ‘ernstige normen’ (= niet willekeurig). Voorbeelden van zulke ernstige normen zijn de terugbetaling van beroepskosten op basis van de bedragen die worden toegekend aan ambtenaren of op basis van een forfaitair bedrag vastgelegd op basis van regelmatige steekproeven of waarnemingen van de reële beroepskosten. Enkel wanneer de werkgever forfaitaire onkostenvergoedingen betaalt, maar geen ernstige normen hanteert, moet het bedrag van de onkostenvergoeding vermeld worden op de fiscale fiche.
Kent hij onkostenvergoedingen toe zonder dat te vermelden op de fiscale fiche, dan zou het kunnen dat zijn belastingcontroleur er de bijzondere aanslagvoet voor de geheime commissielonen op zal toepassen. Ook bestaat er altijd het gevaar dat bepaalde onkostenvergoedingen zullen worden geherkwalificeerd als loon, indien zou blijken dat zij niet dienen als terugbetaling van werkelijk gemaakte beroepskosten.
Met het oog op het opmaken van correcte fiscale fiches is het dus belangrijk dat de werkgever aan hun sociaal secretariaat meedelen welke onkostenvergoedingen zij betalen aan hun werknemers (reden en bedrag), of zij een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen, en zo ja, of ze al dan niet gebaseerd is op ernstige normen, dan wel enkel de reële beroepskosten terugbetaalt.
De tabel hieronder vermeldt de wijze waarop onkostenvergoedingen op de fiscale fiche moeten vermeld worden.
|
Type tussenkomst |
te vermelden onder rubriek ‘Diverse inlichtingen’ bij ‘eigen kosten van de werkgever’ |
te vermelden in de kolom "bedrag" |
|
tussenkomst in de kosten die voor hun juist bedrag worden terugbetaald |
JA – bewijsstukken |
Niets |
|
tussenkomst in de kosten die zijn vastgesteld op forfaitaire basis en wel overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
JA - ernstige normen |
Niets |
|
tussenkomst in de kosten die zijn vastgesteld op forfaitaire basis en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
Niets |
Totaalbedrag van de toegekende vergoedingen |
|
tussenkomst in de kosten die zowel voor hun juist bedrag worden terugbetaald als zijn vastgesteld op forfaitaire basis en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
JA - bewijsstukken |
Totaalbedrag van de vergoedingen die forfaitair en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen zijn vastgesteld |
|
tussenkomst in de kosten die zowel zijn vastgesteld op forfaitaire basis en wel overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen als zijn vastgesteld op forfaitaire basis en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
JA - ernstige normen |
Totaalbedrag van de vergoedingen die forfaitair en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen zijn vastgesteld |
|
tussenkomst in de kosten die zowel voor hun juist bedrag worden terugbetaald, zowel zijn vastgesteld op forfaitaire basis en wel overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen als zijn vastgesteld op forfaitaire basis en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
JA - ernstige normen en bewijsstukken |
Totaalbedrag van de vergoedingen die forfaitair en niet overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen zijn vastgesteld |
|
tussenkomst in de kosten die zowel voor hun juist bedrag worden terugbetaald, zowel zijn vastgesteld op forfaitaire basis en wel overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
JA - ernstige normen en bewijsstukken |
Niets |