Budget mobilité : les formules de calcul commentées par une circulaire

Depuis le 1er janvier 2024, l’employeur a la possibilité d’utiliser une formule forfaitaire pour calculer le montant du budget mobilité ainsi que le montant des dépenses dans le pilier 1 (voiture de société). Une circulaire fiscale apporte des précisions sur l’utilisation des différentes formules (réelles et forfaitaires).

Le budget mobilité est un budget que l’employeur octroie à un travailleur comme alternative à la voiture de société. Ce budget mobilité offre le choix au travailleur de remplacer totalement la voiture de société dont il dispose ou dont il a droit avec des modes de transport durables ou d’opter pour la combinaison d’une voiture de société plus respectueuse de l’environnement avec ces modes de transport durables. Seule la partie non dépensée du budget mobilité peut être versée au travailleur en fin d’année.

Le budget mobilité se compose de 3 piliers :

• pilier 1 : choix d’une voiture de société plus respectueuse de l’environnement ;
• pilier 2 : somme affectée aux moyens de transport durables ;
• pilier 3 : solde versé au travailleur.

Depuis le 1er janvier 2024, l’employeur a le choix entre un calcul sur base des frais réels ou sur base forfaitaire pour calculer le montant total du budget mobilité ainsi que le budget affecté au pilier 1 (voyez notre article détaillé du 12 décembre 2023).

Dans une récente circulaire, le fisc apporte quelques précisions au sujet de ces nouvelles formules.

1. Formule forfaitaire : une option, pas une obligation

Le fisc rappelle que la formule forfaitaire est une option, et donc pas une obligation pour les employeurs qui proposent un budget mobilité.

Les employeurs qui souhaitent utiliser la formule sur base de valeurs forfaitaires doivent clairement communiquer à ce propos à leurs travailleurs dans le cadre de leur offre.

2. Formule forfaitaire et partie variable : impact du déménagement et du télétravail

L’évaluation forfaitaire utilise une formule où on prévoit un forfait de 6.000 kilomètres purement privés par an et un forfait de 200 jours travaillés par an (pour la distance de trajet domicile-lieu de travail aller-retour). Elle se compose d’une partie fixe et d’une partie variable.

Si la distance domicile-lieu de travail est modifiée au cours de l'année, par exemple en raison d'un changement de domicile, ce changement n'affectera la formule qu'à partir du 1er janvier de l'année suivante (pour la fixation des dépenses dans le pilier 1 et non pour le calcul du montant total du budget mobilité qui lui a déjà fait l’objet d’un accord).

Pour déterminer la distance domicile-lieu de travail, 200 jours de travail sont pris en compte. Il s’agit d’un forfait. Il n’y a donc pas d’adaptation en fonction du nombre de jours de télétravail éventuels.

3. Exemple de formule forfaitaire dans le cadre des dépenses du pilier 1

Les coûts et les données sont les suivants :

• émission CO₂ : 85 g/km (moteur essence) ;
• leasing de la voiture de société : 625 euros/mois ;
• frais non compris dans le contrat de leasing et prévus par la politique en matière de voitures de société : 120 euros (frais de car-wash) par an ;
• frais de carburant : non inclus dans le coût du leasing ;
• la TVA déductible est de 35 % ;
• les dépenses non admises sont de 20,4 % ;
• cotisation de solidarité : 376,08 euros par an ;
• distance domicile-lieu de travail : 30 km.

Résultat de la formule :

625 x 12 = 7.500 (coût annuel du leasing HTVA) +120 = 7.620 euros.

7.620 x 21 % TVA = 1.600,20 x 65 % (TVA non déductible) = 1.040,13 euros.

7.620 x 20,4 % (dépenses non admises) x 25 % (taux d’imposition des sociétés) = 404,22 euros.

Composante fixe = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euros.

Composante variable = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euros.

Montant des dépenses dans le pilier 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euros.

4. Remboursement de la société de leasing

Si la société de leasing rembourse un montant à l’employeur parce que, par exemple, le nombre de kilomètres parcourus par la voiture de société respectueuse de l’environnement est très inférieur aux estimations, le budget mobilité du travailleur doit être augmenté en conséquence. Trop de frais ont en effet été initialement imputés au budget mobilité.

Le montant est imputé à l’année calendrier au cours de laquelle le remboursement a lieu. Ce qui, le cas échéant, reste à la fin de l’année calendrier relève du pilier 3 et est en conséquence versé en espèces.

5. Durée du choix

Le choix entre calcul sur base réelle ou forfaitaire est valable pour une période de trois ans. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que l’employeur peut opter pour l’application de l’autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur et ne sont en rien impactés.

Lorsqu’un employeur décide de passer de la formule réelle à la formule forfaitaire (ou inversement) après la période de 3 ans, cela n’a de conséquences que pour les nouveaux entrants.

En principe, l'employeur doit faire un choix tous les 3 ans. S'il ne le fait pas, son choix précédent est réputé reconduit tacitement pour une période de 3 ans.

Exemple :

• si l'employeur choisit d'appliquer la formule sur base de valeurs forfaitaires en 2024, ce choix s’applique pour 2024, 2025 et 2026 ;
• si l'employeur choisit d'appliquer la formule frais réels en 2027, cela ne s'appliquera qu'aux personnes entrant dans l'entreprise à partir de 2027. Ceux qui étaient déjà entrés en 2026 conserveront l'application de la formule sur base de valeurs forfaitaires.

6. Conséquences au niveau de l’entrée en vigueur

Les formules sont entrées en vigueur le 1er janvier 2024.

6.1. Montant total du budget mobilité

Le montant du budget mobilité des accords conclus avant le 1er janvier 2024 ne change pas suite à l’introduction de la formule frais réels ou de la formule sur base de valeurs forfaitaires.

Toutefois, si le montant du budget mobilité des accords conclus avant le 1er janvier 2024 devait changer à la suite d'un changement de fonction ou d'une promotion, le nouveau montant du budget mobilité devra être déterminé selon les nouvelles formules.

Pour les accords conclus à partir du 1er janvier 2024, l’employeur est obligé utiliser les formules réelle ou forfaitaires telles que prévues par la nouvelle réglementation. Il ne peut pas utiliser des formules qu’il avait élaborées pour les accords antérieurs.

6.2. Montant des dépenses dans le pilier 1

Le montant des dépenses dans le pilier 1 du budget mobilité doit être déterminé chaque année.

Pour les accords conclus avant le 1er janvier 2024, le montant des dépenses dans le pilier 1 devra être déterminé à partir du 1er janvier 2024 selon la formule frais réels. La formule sur base de valeurs forfaitaires ne peut pas être utilisée pour les accords conclus avant le 1er janvier 2024, car le choix de l'employeur d'utiliser la formule sur base de valeurs forfaitaires n'a de conséquences que pour les nouveaux entrants.

Pour les accords conclus à partir du 1er janvier 2024, l’employeur a le choix entre les deux formules.

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Source : Circulaire 2024/C/16 du 15 février 2024 relative au budget mobilité – formules pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1 et le montant du budget mobilité lui-même.