Aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector

11/03/2024

 

Vanaf 1 september 2024 zullen de aanwezigheden en rustpauzes op de arbeidsplaats bij onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen elektronisch geregistreerd moeten worden zodat men steeds een klare kijk heeft op de personen die er aanwezig zijn. Deze aanwezigheidsregistratie zorgt voor een verbetering van de veiligheid en gaat zwartwerk, schijnzelfstandigheid en uitbuiting tegen. Bovendien zou de aanwezigheidsregistratie de administratieve lasten voor aannemers en onderaannemers met betrekking tot het melden van de arbeidsuren verminderen.

Het nieuwe systeem “Checkinandout@work” zal van toepassing zijn op alle werkzaamheden, ongeacht hun waarde. Alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een werkplek waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten plaatsvinden, zullen de registratieplicht moeten naleven.

De onlinedienst Check In and Out at Work van de RSZ is beschikbaar vanaf 1 januari 2024. De verplichting om activiteiten te registreren geldt vanaf 1 september 2024. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er dus geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld. 

1. Toepassingsgebied

De aanwezigheidsregistratie is verplicht voor alle natuurlijke personen, ongeacht hun status (bv. werknemers, zelfstandigen, gedetacheerden, (onder)aannemers, leerlingen, stagiairs, studenten…)

De aanwezigheidsregistratie is niet van toepassing op:  

• de publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden;
• De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
• Dienstenchequebedrijven (PC 322.01)

2. Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

Volgende gegevens worden elektronisch geregistreerd:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• het adres van de arbeidsplaats (indien het onroerend goed nog niet is genummerd of de openbare weg nog geen naam heeft gekregen, dient een omschrijving van het geografische gebied te worden gegeven).
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats;
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• het tijdstip van de registratie van aankomst op de arbeidsplaats en dat van vertrek van de arbeidsplaats evenals rustpauzes.

Iedere werknemer, iedere zelfstandige maar ook iedere werkgever, aannemer onderaannemer die zich op de arbeidsplaats aanbiedt, moet onmiddellijk geregistreerd worden. De werkgever mag zijn werknemers niet registreren. Zij moeten zelf hun aanwezigheid registreren, in real time op hun werkplaats.

3. Hoe moeten de gegevens worden geregistreerd?

Er worden twee manieren voorzien door de wet om bovenstaande gegevens te registreren.

1. Een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem dat moet bestaan uit: 

• een gegevensbank: de gegevens over de aanwezigheidsregistratie worden hier ingevoerd. Hierdoor ontstaat een gegevensbank die een duidelijk overzicht bevat van alle aanwezigheden op de arbeidsplaatsen;
• een registratieapparaat: een toestel waarin de gegevens worden geregistreerd en waarmee ze naar de gegevensbank worden doorgestuurd. Het kan met een soort prikklok vergeleken worden;
• een registratiemiddel: een tool waarmee de gegevens in het registratieapparaat ingevoerd worden, bijvoorbeeld een badge.

2. Via een andere automatische registratiewijze (met gelijkwaardige waarborgen als bovenstaand registratiesysteem). De waarborgen waaraan dit registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties moeten nog worden bepaald bij Koninklijk Besluit.

4. Terbeschikkingstelling van het registratiesysteem

De opdrachtgever moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van de onderaannemers waarop hij een beroep doet. In principe zal de onderaannemer dus het apparaat gebruiken dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld. Deze aannemer en de onderaannemer kunnen in hun overeenkomst echter bepalen dat een andere gelijkwaardige registratiewijze toegepast wordt.

Elke aannemer heeft dus een dubbele verplichting:

• Hij moet enerzijds het apparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen waarop hij een beroep doet.
• Anderzijds moet hij dit registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij zelf een beroep doet. Indien gebruik gemaakt wordt van een andere registratiewijze die afgesproken werd in de overeenkomst met de opdrachtgever, moeten de regels betreffende deze alternatieve registratiewijze nageleefd worden.

Elke onderaannemer moet op zijn beurt het registratieapparaat dat hij van de aannemer heeft ontvangen gebruiken en ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet. De aannemers en onderaannemers die beroep doen op zelfstandigen moeten zich ervan vergewissen dat deze personen in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Hebben zij er geen, dan moet hij hen er een bezorgen, of contractueel bepalen dat deze zelfstandigen de registratie zal uitgevoerd worden via een ander automatisch systeem.

De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van de badges of andere registratiemiddelen aan zijn werknemers. Deze dienen compatibel te zijn met het op de arbeidsplaats gebruikte registratiesysteem.

Ingeval er een beroep wordt gedaan op uitzendkrachten, is de gebruiker verplicht om deze verplichtingen na te leven.

5. Aangifte van werken

Vanaf 1 januari 2024 is het drempelbedrag voor de "Aangifte van Werken" in de schoonmaaksector afgeschaft. Er moet een "Aangifte van Werken" gedaan worden, ongeacht het bedrag van de werken.

Werkplaatsen die onderworpen zijn aan de verplichte aanwezigheidsregistratie via Check In and Out at Work, moeten aangegeven worden in de "Aangifte van werken". Tot 31 maart 2024 geldt een overgangsperiode voor het aanvullen van aangiften die actief zijn op 1 januari 2024 en dit blijven tot 31 maart 2024 of later.

 

 

Voor meer informatie, zie het hoofdstuk 60 van de sectorale documentatie.