De programmawet van 10 augustus 2015 (BS van 18 augustus 2015) voorziet in principe vanaf 1 juli 2015 een verplichte aanwezigheidsregistratie in de vleessector. Deze wet werd gewijzigd door de wet van 16 november 2015 (BS van 26 november 2015). Daarnaast werden er ook nog twee uitvoeringsbesluiten genomen die noodzakelijk waren voor de inwerkingtreding van deze wet:

• Koninklijk Besluit van 9 december 2015 tot uitvoering van artikel 7 van de programmawet van 10 augustus 2015 en tot wijziging van het koninklijk besluit van 1 juli 2011 tot uitvoering van de artikelen 16, 13°, 17, 20, 63, 70, 88 van het Sociaal Strafwetboek en tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 2 juni 2010 houdende bepalingen van het sociaal strafrecht (BS van 16 december 2015).
• Koninklijk Besluit van 9 december 2015 houdende nadere regels inzake de elektronische aanwezigheidsregistratie voor werknemers tewerkgesteld op bepaalde plaatsen in de vleessector (BS van 16 december 2015).

De uitvoeringsbesluiten zijn pas in werking getreden op 1 januari 2016. Hieronder vindt u meer informatie over deze maatregel.

1. Waar moet er worden geregistreerd?

Volgens de wettekst is de aanwezigheidsregistratie van toepassing op:

• De arbeidsplaatsen;

Volgende plaatsen worden beoogd: een slachthuis, een uitsnijderij of een bedrijf voor vleesbereidingen en/of bereidingen van vleesproducten en die hiervoor een erkenning van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV) moeten verkrijgen, uitgezonderd slachtingen op landbouwbedrijven.

• die onderworpen zijn aan de verplichte melding van de overeenkomsten als bedoeld in artikel 30ter, § 7 van de RSZ-wet;
• en waar activiteiten worden verricht waarbij zich frauduleuze situaties voordoen.

Het gaat om de activiteiten waarvoor de verschillende mechanismen van de hoofdelijke aansprakelijkheid van toepassing zijn, namelijk:

1. 1. Wat de uitsnijderijen betreft :
      1. Ontvangst grondstoffen, hulpgrondstoffen en verpakkingsmateriaal;
      2. Primaire opslag;
      3. Productie;
      4. Finale opslag;
      5. Verpakken en etiketteren van het eindproduct;
      6. Opslag (gekoeld)en distributie (logistiek).
   2. Wat de vleesbereidingen en vleesproducten betreft :
      1. Ontvangst grondstoffen, hulpgrondstoffen en verpakkingsmateriaal;
      2. Primaire opslag;
      3. Grondstofvoorbereiding;
      4. Productie van (verse) vleesbereidingen;
      5. Productie van vleesproducten;
      6. Finale opslag;
      7. Verpakken en etiketteren van het eindproduct;
      8. Opslag(gekoeld) en distributie(logistiek).
   3. Wat het slachten van hoefdieren, gevogelte en konijnen betreft :
      1. Ontvangst levende dieren, slachtingsaangifte, lossen en ante mortem-keuring;
      2. Primaire opslag, wassen en ontsmetting van veewagens en kisten;
      3. slachtproces (onreine deel);
      4. Afwerking van het slachtproces (reine deel);
      5. Enkel bij gevogelte of konijnen, verpakken en etiketteren van het eindproduct;
      6.  Opslag (gekoeld) en distributie (logistiek).

2. Wie moet er worden geregistreerd?

De registratie geldt voor alle ‘tewerkgestelden’. Ze heeft dus niet enkel betrekking op de werknemers (en daarmee gelijkgestelden), maar ook op de zelfstandigen en hun helpers en de gedetacheerde werknemers en zelfstandigen.

Hierbij moet wel vermeld worden dat het toepassingsgebied zich beperkt tot zij die de beoogde activiteiten uitoefenen. De aanwezigheidsregistratie geldt dus niet voor een toevallige bezoeker, een verkoper of een administratieve medewerker die om bepaalde redenen aanwezig is op de werkplaats.

3. Hoe gebeurt de registratie?

3.1. Registratiewijze

De registratie gebeurt:

• via een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem (zie 3.1.), of;
• door een andere automatische registratiewijze, voor zover zij gelijkwaardige waarborgen biedt als het elektronische systeem hierboven en het bewijs geleverd wordt dat de personen die zich aanmelden op de arbeidsplaatsen daadwerkelijk worden geregistreerd (zie 3.2.).

a)     Elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem

Het elektronische aanwezigheidsregistratiesysteem omvat:

1. een gegevensbank : de gegevensbank beheerd door de overheid die bepaalde gegevens verzamelt met het oog op de controle en het gebruik van deze gegevens: checkinatwork;
2. een registratieapparaat : het apparaat waarin de gegevens kunnen geregistreerd worden en dat toelaat om deze gegevens te verzenden naar de gegevensbank of een systeem dat toelaat om de voormelde gegevens te registreren en te verzenden naar de gegevensbank;
3. een registratiemiddel : het middel dat elke natuurlijke persoon moet gebruiken om zijn identiteit te bewijzen bij de registratie.

Via het koninklijk besluit van 9 december 2015 (BS van 16 december 2015) werden de nadere regels waaraan het registratiesysteem moet beantwoorden vastgelegd. Het gaat om :

1. de eigenschappen van het registratiesysteem en de verschillende registratiemiddelen en hun technische specificaties die toegelaten zijn om zich te registreren (zie art. 1 – 3 KB 9/12/2015):

Het registratieapparaat maakt het mogelijk de gegevens online door te sturen via informaticatechnieken of mobiele telefonietechnieken. Wanneer het registratieapparaat gebruik maakt van mobiele telefonietechnieken mogen het registratieapparaat en het registratiemiddel één geheel vormen.  Het registratieapparaat moet de niet-falsificatie van de gegevens en de veiligheid van de ingezamelde gegevens garanderen.

2. de nadere regels betreffende het bijhouden van het systeem en de nadere regels voor het doorsturen van de gegevens, inzonderheid het precieze tijdstip van doorsturen (zie art. 4 – 6 KB 9/12/2015):

Er is zowel een onmiddellijke als een anticipatieve registratie mogelijk. De anticipatieve registratie is mogelijk indien er gebruik gemaakt wordt van een andere automatische registratiewijze (zie hieronder, punt b). De registratiegegevens moeten zijn overgezonden en het voorwerp hebben uitgemaakt van een positief ontvangstbewijs op het ogenblik dat de betrokkene de arbeidsplaats betreedt.

3. de inlichtingen betreffende de gegevens die moeten worden opgenomen in het systeem en de gegevens welke niet moeten geregistreerd worden indien ze reeds op elektronische wijze elders beschikbaar zijn voor de overheid en gebruikt kunnen worden in het kader van de wet (zie art. 7 – 8 KB 9/12/2015).

b)     Andere automatische registratiewijze

De gelijkwaardige waarborgen waaraan de andere automatische registratiewijze moet beantwoorden werden ook vastgelegd in het koninklijk besluit van 9 december 2015 houdende nadere regels inzake de elektronische aanwezigheidsregistratie voor werknemers tewerkgesteld op bepaalde plaatsen in de vleessector (art. 9 – 11 KB 9/12/2015).

3.2. Gegevens

Het elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem of de andere automatische registratiewijze geven de volgende gegevens weer :

1. de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
2. het adres van de arbeidsplaatsen;
3. de hoedanigheid waarin een tewerkgestelde prestaties op de arbeidsplaatsen verricht;
4. de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
5. wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt uitgevoerd;
6. het tijdstip van de registratie.

Het betreft sociale gegevens van persoonlijke aard.

De gegevens worden doorgestuurd naar een gegevensbank die bijgehouden wordt door de RSZ. De RSZ is de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens zoals bedoeld in artikel 1, § 4, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Het registratiesysteem waarborgt dat de gegevens niet meer onmerkbaar gewijzigd kunnen worden na het doorsturen ervan en dat hun integriteit gehandhaafd wordt.

4. Wanneer gebeurt de registratie?

De registratie moet gebeuren vooraleer de beoogde personen zich op de arbeidsplaats aanbieden. Deze verplichting geldt uiteraard dagelijks.

5. Verantwoordelijken voor de registratie

5.1. Begrippen

Om goed te begrijpen op wie de verantwoordelijkheden inzake de aanwezigheidsregistratie rusten, moeten een aantal begrippen eerst worden toegelicht:

• Opdrachtgever: de in artikel 30ter, § 1, 2°, van de RSZ-wet bedoelde opdrachtgever of gelijkgestelde aannemer, die instaat voor het beheer van de arbeidsplaats. Deze gelijkgestelde aannemer neemt alle rechten en plichten inzake de aanwezigheidsregistratie over van de opdrachtgever;
•  Aannemer :
  • eenieder die zich ertoe verbindt om tegen een prijs voor een opdrachtgever de hier beoogde activiteiten (zie punt 1) uit te voeren of te laten uitvoeren;
  • iedere onderaannemer ten overstaan van de na hem komende onderaannemers;
  • de gelijkgestelde aannemer als bedoeld in artikel 30ter, § 1, 2°, van RSZ-wet;
• Onderaannemer : eenieder die zich ertoe verbindt, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks, in welke fase ook, tegen een prijs de aan de aannemer toevertrouwde activiteit of een onderdeel ervan uit te voeren of te laten uitvoeren of daartoe tewerkgestelden ter beschikking te stellen;
• Werkgever: : de personen die de (gedetacheerde) werknemers en daarmee gelijkgestelden tewerkstellen.

5.2. Terbeschikkingstelling en gebruik van het registratiesysteem

De opdrachtgever of de daarmee gelijkgestelde persoon stelt het registratiesysteem ter beschikking van de aannemers op wie hij een beroep doet, tenzij er onderling werd overeengekomen dat de aannemer een andere gelijkwaardige registratiewijze toepast.

Elke aannemer op wie de opdrachtgever of de daarmee gelijkgestelde persoon een beroep doet, is ertoe gehouden het door de opdrachtgever of de daarmee gelijkgestelde persoon ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet of de andere gelijkwaardige registratiewijze toe te passen.

Elke onderaannemer op wie een aannemer hierboven bedoeld een beroep doet, is ertoe gehouden het hem door de aannemer ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet, of de andere gelijkwaardige registratiewijze toe te passen.

Elke onderaannemer op wie een onderaannemer of op wie elke volgende onderaannemer een beroep doet, is ertoe gehouden het hem door de onderaannemer met wie hij een overeenkomst heeft gesloten ter beschikking gestelde registratieapparaat te gebruiken en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet, of de andere gelijkwaardige registratiewijze toe te passen.

Indien de registratie via een registratieapparaat op de arbeidsplaats gebeurt, zijn de hierboven bedoelde personen verantwoordelijk voor de levering, de plaatsing en de goede werking van het registratieapparaat op de arbeidsplaats.

Indien de registratie gebeurt op een andere plaats, treffen zij de nodige maatregelen opdat deze registratie dezelfde waarborgen biedt als de registratie die op de arbeidsplaats gebeurt. Wanneer de partijen onderling contractueel bepalen dat ze gebruik zullen maken van een alternatief registratiesysteem vergewissen de hierboven bedoelde personen zich ervan dat de registratie van de aanwezigheden gebeurt met behulp van een registratiemethode die voldoet aan de waarborgen bedoeld in punt 3.1., b).

5.3. Toezicht op de registratie

Elke aannemer en elke onderaannemer ziet erop toe dat de weergegeven gegevens (zie 3.2.) die betrekking hebben op zijn onderneming, daadwerkelijk en correct worden geregistreerd en doorgestuurd naar de gegevensbank.

Elke aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer, treft maatregelen opdat zijn medecontractant alle gegevens daadwerkelijk en correct registreert en doorstuurt naar de gegevensbank. Deze maatregelen werden nader bepaald in het KB van 9/12/2015:

De verschillende aannemers of onderaannemers die een beroep doen op een onderaannemer dienen hun onderaannemers contractueel te wijzen op hun verplichting om alle gegevens betreffende hun aanwezigheid daadwerkelijk en correct te registreren alsook op hun verplichting om deze gegevens naar de gegevensbank door te sturen, en dit door hen te wijzen op de bepalingen van artikel 16, § § 1, 3° en 4°, en 3 van voornoemde wet van 8 december 1992 en door zich er zelf toe te verbinden alle gegevens betreffende hun aanwezigheid daadwerkelijk en correct te registreren en deze door te sturen naar de gegevensbank van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Wanneer de registratie gebeurt via beveiligde applicaties die een voorafgaande identificatie volgens de identificatieprocedures van voornoemde Rijksdienst of van de Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie vereisen, dient dit te gebeuren met naleving hetzij van het gebruikersreglement voor de toegang tot en het gebruik van het informaticasysteem van de federale overheid en de openbare instellingen van sociale zekerheid door ondernemingen en hun lasthebbers, hetzij van het gebruikersreglement voor de toegang tot en het gebruik van het informaticasysteem van de federale overheid en de openbare instellingen van sociale zekerheid door burgers en hun lasthebbers.

Elke aannemer of onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer die onderworpen is aan de aanwezigheidsregistratie op de arbeidsplaats moet te allen tijde de gegevens van de op de betrokken arbeidsplaats geregistreerde personen kunnen raadplegen. Voornoemde Rijksdienst zal hiertoe een raadplegingsapplicatie ter beschikking stellen waarvan het gebruik onderworpen is aan de naleving hetzij van het gebruikersreglement voor de toegang tot en het gebruik van het informaticasysteem van de federale overheid en de openbare instellingen van sociale zekerheid door ondernemingen en hun lasthebbers, hetzij van het gebruikersreglement voor de toegang en het gebruik van het informaticasysteem van de federale overheid en de openbare instellingen van sociale zekerheid door burgers en hun lasthebbers.

Elke aannemer en elke onderaannemer ziet erop toe dat elke tewerkgestelde die in zijn opdracht de arbeidsplaats zal betreden, wordt geregistreerd, vooraleer die te betreden.

5.4. Uitzendarbeid

De verplichtingen in verband met de aanwezigheidsregistratie zijn ten laste van de gebruiker en niet van het uitzendkantoor.

5.5.Verantwoordelijkheid van de tewerkgestelden

Ook de beoogde tewerkgestelde die zich op de arbeidsplaats aanbiedt draagt zelf de verantwoordelijkheid om zijn aanwezigheid op de arbeidsplaats onmiddellijk en dagelijks te registreren en kan hiervoor gesanctioneerd worden indien hij die verplichting niet nakomt.

Deze verplichting geldt niet indien de registratie gebeurt op een andere plaats dan de arbeidsplaats. In dat geval treffen de werkgever, de opdrachtgever of daarmee gelijkgestelde persoon, de aannemer of de onderaannemer de nodige maatregelen opdat deze registratie daadwerkelijk gebeurt en dezelfde waarborgen biedt als de registratie die gebeurt op de arbeidsplaats. De houder van het bestand controleert of de registratie diezelfde waarborgen biedt.

De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan zijn werknemers, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat.

De opdrachtgever of de daarmee gelijkgestelde persoon, de aannemer of de onderaannemer die een beroep doet op een zelfstandige is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan deze zelfstandige, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat.

Elke zelfstandige (en helper), werkgever, opdrachtgever, aannemer en onderaannemer dient zijn medecontractant contractueel te informeren over de soorten registratiemiddelen die op de arbeidsplaats kunnen worden gebruikt. Het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat dient het mogelijk te maken te registreren via:

1. een door de Belgische overheid uitgereikte elektronische identiteitskaart;
2. een de door de Belgische overheid uitgereikte elektronische verblijfskaart
3. een ontvangstbewijs L1 dat wordt uitgereikt met toepassing van de artikelen 139 en 153 van de programmawet (I) van 27 december 2006;
4. enig ander document met een QR-code mits het is uitgegeven door een openbare instelling van sociale zekerheid of een Federale overheidsdienst en aanvaard door voornoemde Rijksdienst om de aanwezigheidsregistratie mogelijk te maken.

Het registratieapparaat mag het mogelijk maken via een ander middel vastgesteld door de kruispuntbank van de sociale zekerheid.

6. Wie kan de gegevens raadplegen?

6.1. Sociale inspectie en instellingen van de sociale zekerheid

De sociale inspecteurs en de instellingen van de sociale zekerheid kunnen, mits een voorafgaande machtiging verkregen wordt van de afdeling sociale zekerheid van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en de gezondheid, de gegevens die opgenomen zijn in het registratiesysteem raadplegen, onderling uitwisselen en gebruiken in het kader van de uitoefening van hun wettelijk toegewezen opdrachten.

De sociale inspecteurs kunnen, op eigen initiatief of op verzoek, hierboven bedoelde gegevens meedelen aan buitenlandse inspectiediensten.

6.2. Anderen

Er wordt door de RSZ een beveiligde elektronische applicatie ter beschikking gesteld op de portaalsite van de sociale zekerheid, zodat volgende personen de mogelijkheid hebben om de sociale persoonsgegevens van de werknemers te bekijken:

• elke tewerkgestelde voor zijn eigen prestaties;
• de opdrachtgever voor wat betreft de personen die tewerkgesteld worden om de door hem aan hen toevertrouwde activiteiten uit te voeren;
• de aannemer voor zijn eigen werknemers en de onderaannemers die optreden op de arbeidsplaats waar hij zelf tewerkgesteld is om de beoogde activiteiten uit te oefenen;
• elke onderaannemer voor zijn eigen werknemers en zijn onderaannemers die optreden op de arbeidsplaats waar hij zelf tewerkgesteld is om de beoogde activiteiten uit te oefenen.

Het gebruik van deze applicatie veronderstelt de naleving van het gebruikersreglement voor de toegang tot en het gebruik van het informaticasysteem door ondernemingen, burgers en hun lasthebbers.

7. Toezicht en sancties

7.1. Toezicht

De inbreuken op de verplichte aanwezigheidsregistratie worden opgespoord, vastgesteld en bestraft overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek.

De sociaal inspecteurs beschikken over de in de artikelen 23 tot 39 van het Sociaal Strafwetboek bedoelde bevoegdheden wanneer zij, ambtshalve of op verzoek, optreden in het kader van hun opdracht tot informatie, bemiddeling en toezicht inzake de naleving van de bepalingen van deze afdeling en de uitvoeringsbesluiten ervan.

7.2. Sancties

De tewerkgestelde die zich aanbiedt op een werkplaats en zijn aanwezigheid niet onmiddellijk en dagelijks registreert kan worden bestraft met een administratieve geldboete van 60 tot 600 EUR (sanctie niveau 1).

De opdrachtgever, aannemer, onderaannemer,  werkgever  of hun aangestelden of lasthebbers die de hierboven beschreven regels niet naleven kunnen worden beboet met een administratieve geldboete van 300 tot 3.000 EUR of met een strafrechtelijke boete van 600 tot 6.000 EUR (sanctie niveau 3). Deze geldboeten worden vermenigvuldigd met het aantal personen dat betrokken is bij de inbreuk.

8. Inwerkingtreding

De Programmawet van 10 augustus 2015 voorzag in een verplichte aanwezigheidsregistratie in de vleessector vanaf 1 juli 2015. De uitvoeringsbesluiten die nodig waren voor de werking van het registratiesysteem waren echter niet tijdig gepubliceerd. Door de Nationale Arbeidsraad werd daarom gecommuniceerd dat de aanwezigheidsregistratie in de vleessector (zoals ingevoerd door de programmawet van 10 augustus 2015) pas verplicht zou zijn na de inwerkingtreding van die uitvoeringsbesluiten. Het koninklijk besluit van 9 december 2015 zorgt voor deze uitvoering en zal in werking treden vanaf 1 januari 2016.