Vaak worden de controles van de sociale inspectie vooraf aangekondigd in een bericht dat datum en uur van de controle vermeld, alsook de documenten die de werkgever moet voorleggen. In dergelijk geval heeft de werkgever een reeks verplichtingen maar ook bepaalde rechten waarvan in de praktijk te weinig gebruik wordt gemaakt.
I. De rechten van de werkgever
-
De mogelijkheid om het tijdstip van de controle te verplaatsen
Wanneer de sociale inspectie een werkgever heeft verwittigd dat er een controle bij hem zal plaatsvinden, heeft de werkgever de mogelijkheid om te vragen om het aangekondigde bezoek uit te stellen. Hij kan de sociale inspectie ook andere datums en/of uren voorstellen die hem beter uitkomen.
In principe stelt dit geen enkel probleem maar het is wel aan te raden dit niet tot het laatste ogenblik uit te stellen. Zo zal een aanvraag tot uitstel voor een controle die 's anderendaags is voorzien meer dan waarschijnlijk worden geweigerd als de werkgever geen grondige reden heeft voor dit laattijdig verzoek.
Ook is het niet aan te raden misbruik te maken van deze mogelijkheid. De werkgever die de controle herhaalde malen heeft uitgesteld, loopt het risico dat een nieuwe aanvraag tot uitstel wordt geweigerd.
-
De mogelijkheid om informatie te bekomen over de omvang van de controle
De vooraf verwittigde werkgever kan ook contact opnemen met de sociale inspectie om meer informatie over de controle te bekomen.
Het kan inderdaad nuttig zijn voor de werkgever om meer te weten te komen over de aard van de controle. Door contact op te nemen kan hij ook bijkomende inlichtingen bekomen over het soort informatie en de documenten die hij aan de sociale inspecteurs moet voorleggen. Op die manier kan de werkgever zich goed voorbereiden op de controle.
Hoewel de werkgever gebruik kan maken van deze mogelijkheid, is de sociale inspectie niet verplicht op al zijn vragen te antwoorden. Wanneer bijvoorbeeld een controle plaatsvindt als gevolg van een aangifte of een klacht, mag de sociale inspectie de werkgever hierover niet informeren.
-
De mogelijkheid om zich te laten bijstaan
Wanneer de werkgever werd verwittigd van de datum van de controle, kan hij zich laten bijstaan door een raadsman. De aanwezigheid van een raadsmaan bij de controle kan nuttig blijken en in de meeste gevallen verzetten de sociale inspecteurs er zich niet tegen.
II. De verplichtingen van de werkgever
-
De vereiste documenten voorbereiden
Bij een aangekondigde controle wordt in de brief van de sociale inspectie vermeld welke documenten de werkgever moet voorleggen.
De werkgever moet deze documenten dan ook voorbereiden en voorleggen op de dag van de controle, zeker als hij contact heeft opgenomen met de sociale inspectie om hierover bijkomende inlichtingen te bekomen.
De wet verplicht bovendien dat diverse sociale documenten altijd beschikbaar moeten zijn in de onderneming zodat de sociale inspectie ze kan inzien in geval van onverwachte controle. Het betreft in het bijzonder het arbeidsreglement, het personeelsregister, de kopie van de arbeidsovereenkomst van deeltijdse werknemers, enz…
We merken hierbij op dat de SIOD (sociale inlichtingen- en opsporingsdienst) voor sommige bedrijfssectoren een checklist heeft opgesteld. Ze bevatten een niet-beperkende opsomming van de inlichtingen die bij een controle door de inspecteurs kunnen worden gevraagd. Aarzel niet deze lijsten te raadplegen.
-
Zich aan de controle onderwerpen
De werkgever mag zich niet verzetten tegen de controle, zelfs als hij van oordeel is dat het ogenblik niet geschikt is. Een werkgever die meent dat de controle niet gerechtvaardigd is, mag ook niet weigeren zich aan de controle te onderwerpen.
Aangezien de werkgever zich niet mag verzetten tegen de controle, heeft hij er alle belang bij gebruik te maken van voornoemde mogelijkheid om vooraf uitstel van de controle te vragen als hij wil vermijden dat deze controle op een ongepast tijdstip (bijvoorbeeld als er klanten aanwezig zijn in de onderneming) plaatsheeft.
III. Sanctie in geval van belemmering van de controle
De werkgever die zich tegen een controle verzet, riskeert een sanctie. Deze sanctie wordt bepaald door het Sociaal Strafwetboek.
Het Sociaal Strafwetboek voorziet dat de belemmering van het toezicht van de sociale inspectie wordt bestraft met een sanctie van niveau 4. De werkgever kan een administratieve geldboete van 1.800 tot 18.000 EUR of een strafrechtelijke geldboete van 3.600 tot 36.000 EUR krijgen. De strafrechtelijke geldboete kan gepaard gaan met of vervangen worden door een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar.
De geldboete wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Bovendien riskeert de werkgever een sluiting van de onderneming, een verbod tot uitbating of een beroepsverbod.
Hoewel de werkgever zich niet mag verzetten tegen een controle, behoudt hij wel het recht om zichzelf niet te beschuldigen bij een controle. Zo heeft hij zwijgrecht en het recht om te weigeren bepaalde informatiedragers over te leggen die andere gegevens bevatten dan sociale gegevens waarvan het bijhouden of bewaren door een wetgeving voorzien is.
Daarentegen riskeert de werkgever bovenvermelde sancties wel in geval van weigering van de toegang tot een werkplaats, dreigementen of intimidatie, vernietiging van documenten, enz…
Advies: Let er op bij een aangekondigde controle goed voorbereid te zijn op het bezoek van de sociale inspectie. Ga na of u eventuele klachten hebt ontvangen. Bereid uw argumentatie voor. Denk eraan u te laten bijstaan als u vindt dat dit nuttig kan zijn. Aarzel niet gebruikt te maken van het zwijgrecht. Vergeet niet uw proces-verbaal van verhoor na te lezen en zo nodig correcties te vragen.
Group S kan u adviseren en bijstaan bij een aangekondigde controle van de sociale inspectie. Indien u vragen heeft over de voorwaarden van deze adviesverlening, aarzel niet om ons te contacteren via het e-mailadres info@groups.be.