Dans nos articles publiés le 27 et 28 octobre, nous vous détaillions la marche à suivre pour convoquer vos travailleurs et la méthode pour établir les lettres de convocation dans l’outil XY.
Les lettres de convocation doivent impérativement être rédigées dans la bonne langue. Une erreur à ce niveau peut en effet entraîner la nullité des élections. Dès lors, n’oubliez pas de tenir compte des points suivants lorsque vous utilisez l’outil XY pour établir ces convocations :
- Si votre UTE et le lieu d’occupation de tous vos travailleurs se situent en Flandre, vous avez renseigné votre entreprise comme « néerlandophone » dans l’outil XY. N’oubliez pas d’attribuer aussi le néerlandais à chaque travailleur repris dans la liste du personnel. De cette façon, toutes les convocations seront établies en néerlandais, comme le prévoit la législation. Un travailleur francophone occupé en Flandre devra également recevoir tous les documents électoraux en néerlandais.
- Si votre UTE et le lieu d’occupation de tous vos travailleurs se situent en Wallonie, vous avez renseigné votre entreprise comme « francophone » dans l’outil XY. N’oubliez pas d’attribuer aussi le français à chaque travailleur repris dans la liste du personnel. De cette façon, toutes les convocations seront établies en français, comme le prévoit la législation. Un travailleur néerlandophone occupé en Wallonie devra également recevoir tous les documents électoraux en français.
- Si votre UTE et le lieu d’occupation de tous vos travailleurs se situent dans la Région de Bruxelles-Capitale, vous avez renseigné votre entreprise comme « bilingue » dans l’outil XY. Dans la liste du personnel, vous devez, si ce n’est déjà fait, indiquer pour chaque travailleur la langue dans laquelle il s’exprime, afin que les francophones reçoivent leur convocation en français et les néerlandophones en néerlandais, comme le prévoit la législation.
- Si vos UTE et lieux d’occupation se situent tant en Flandre, qu’en Wallonie et en région de Bruxelles - Capitale, vous devez renseigner votre entreprise comme « bilingue » dans l’outil XY. Dans la liste du personnel, vous devez indiquer pour chaque travailleur occupé dans la Région de Bruxelles - Capitale la langue dans laquelle il s’exprime, afin que les francophones reçoivent leur convocation en français et les néerlandophones en néerlandais. Vous devez renseigner le néerlandais comme langue des travailleurs occupés en Flandre, afin qu’ils reçoivent leur convocation en néerlandais, et le français pour les travailleurs occupés en Wallonie, afin qu’ils reçoivent leur convocation en français. Dans ces deux derniers cas, il faut donc tenir compte de la langue de la région où est occupé le travailleur et pas de la langue dans laquelle il s’exprime.
Il est possible de modifier la liste du personnel manuellement, en passant par le menu « Structure de l’entreprise > Données du personnel ». C’est également à cet endroit que vous pourrez télécharger le fichier Excel, en cliquant sur le bouton « Personnel » avec la flèche vers le bas. Faites ensuite les adaptations nécessaires dans la colonne O (N ou F selon la langue) et rechargez la liste en cliquant sur le bouton « Personnel » avec la flèche vers le haut.