Vlaams individueel maatwerk: subsidie vanaf 1 juli 2023

Van  GOETHALS Augustin - Legal Advisor, op 30 Juni 2023

Vanaf 1 juli 2023 zullen werkgevers die werknemers tewerkstellen die een bijzondere begeleiding nodig hebben omwille van een erkende permanente of tijdelijke arbeidsbeperking, een subsidie kunnen aanvragen in de vorm van een premie voor individueel maatwerk ("IMW"). Anderzijds zullen vanaf deze datum nieuwe aanvragen voor bepaalde premies zoals de Vlaamse "VOP" of "SINE" niet meer mogelijk zijn, aangezien deze worden afgeschaft.

---

De premie voor IMW compenseert de extra kosten die voortvloeien uit bijvoorbeeld de verminderde productiviteit van een werknemer met een arbeidsbeperking (hierna een "werknemer met een AB" genoemd) en moedigt werkgevers aan om dit type werknemer in dienst te nemen. De tewerkstelling van werknemers met een handicap vereist immers de invoering van bijzondere hulpmiddelen op de werkvloer.

De invoering van deze nieuwe subsidie vanaf 1 juli 2023 gaat gepaard met de afschaffing van bepaalde doelgroepverminderingen, zoals de lokale diensteneconomie, de sociale inschakelingseconomie (“SINE”) en andere (zie punt 7.1)

Update: punt 6. van dit artikel (ministerieel besluit van 24 mei 2023, B.S. 8 september 2003)

1.Welke werknemers komen in aanmerking?

De mensen die onder deze maatregel vallen zijn werknemers met een AB voor wie ondersteuning absoluut noodzakelijk is om hun werk te kunnen uitvoeren. Zonder ondersteunende maatregelen zouden zij niet kunnen werken.

Om in aanmerking te komen voor de subsidie moet de arbeidsbeperking:

• Een blijvend en significant probleem vormen voor deelname aan het beroepsleven door tussenkomst van de volgende factoren:
  • cognitieve, psychische, fysieke of zintuiglijke beperkingen of psychosociale factoren.
  • beperkingen in de uitvoering van activiteiten
  • persoonlijke en externe factoren
• door de VDAB erkend zijn geweest als maatregel met nood aan ondersteuning.

2. Wat zijn de werkondersteuningsmaatregelen die recht geven op de subsidie?

De werkgever draagt de verantwoordelijkheid om in te staan voor de werkondersteuningsmaatregelen en de communicatie hierover met de werknemer met een AB.

2.1 Soorten maatregelen

De maatregel kan bestaan uit:

• begeleiding en ondersteuning door de direct leidinggevende;
• compensatie voor verminderde productiviteit;
• een aangepast rooster of takenpakket.

2.2 Duur van de ondersteuning

Als het probleem blijvend is en dus niet te verhelpen, wordt ondersteuning toegekend voor een periode van 5 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.

In het geval van een probleem met uitzicht op verbetering, wordt de ondersteuning toegekend voor een periode van slechts 2 jaar, zonder mogelijkheid tot verlenging.

3. Voorwaarden met betrekking tot de tewerkstelling

3.1 Algemeen

Werknemers voor wie de werkgever steun vraagt van het IMW:

• moeten een arbeidsovereenkomst hebben
• moeten hun hoofdverblijfplaats hebben
  • in Vlaanderen; of
  • op het grondgebied van een van de ander lidstaat van de Europese Unie/EER, maar dan wel werkzaam zijn op het Vlaams grondgebied.

Voor het verkrijgen van het IMW is het irrelevant of de werknemer deeltijds of voltijds tewerkgesteld is. Bovendien komen zowel arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde als voor bepaalde duur in aanmerking.

3.2 Uitzendarbeid: bijkomende voorwaarden

Uitzendkantoren of werkgevers die werknemers ter beschikking stellen, kunnen eveneens in aanmerking komen voor IVM. ze moeten in dat geval aantonen dat aan de volgende voorwaarden voldaan is:

• deskundigheid op het gebied van het koppelen van de vaardigheden en verwachtingen van een uitzendkracht aan het werk van een werkgever waar de uitzendkracht actief is (werkgever - inlener);
• zich ertoe verbinden een passende baan te vinden die aangepast is aan de behoeften van de uitzendkracht;
• zich ertoe verbinden transparant te communiceren met de werkgever-gebruiker over het gebruik van de ondersteuningspremie.
• voorzien in pragmatisch gebruik van ondersteuning op de werkplek.
• voorzien in ondersteuning door de werkgever-gebruiker tijdens de bezetting en begeleiding van de werknemer met een AB tijdens en na tijdelijk werk of detachering.

4. Praktisch: aanvraag van de subsidie

4.1 Algemeen

Voor werkgevers die een aanvraag willen indienen, zien de te volgen stappen er als volgt uit: 

• Stap 1: het registratieformulier invullen (te vinden op de Vlaanderen.be/individueelmaatwerk ). 
• Stap 2: De werkgever dient de aanvraag in bij het Departement Werk en Sociale Economie via e-mail: individueelmaatwerk@vlaanderen.be. 

Het Departement Werk en Sociale Economie (“WSE”) analyseert binnen 7 dagen na ontvangst of de aanvraag van de werkgever ontvankelijk is.

Vervolgens wordt de aanvraag onderzocht en behandeld binnen 45 dagen na verzending van de ontvankelijkheidsmail.

Het Departement WSE geeft haar advies aan de Adviescommissie Sociale Economie, die op haar beurt haar advies over de aanvraag geeft aan de minister.

In dit stadium van de procedure, en voordat het advies naar de minister wordt gestuurd, heeft de werkgever de mogelijkheid om zijn aanvraag te ondersteunen. Hiertoe wordt de werkgever 14 dagen voor de datum van de hoorzitting op de hoogte gebracht door een uitnodiging.

4.2 Uitzendarbeid: bijkomende voorwaarde

Wilt u als uitzendkantoor of werkgever die werknemers ter beschikking stelt, een loonpremie én een begeleidingspremie aanvragen? Dan moet u zich eerst registeren bij het Departement WSE. Voor werknemers met een arbeidsbeperking waarvan VDAB enkel een behoefte aan een loonpremie heeft vastgesteld, is geen registratie nodig.

4.3 Wat met deeltijds of tijdelijk werk?

Als een werknemer in deeltijds voor verschillende werkgevers werkt, moet elke werkgever een aanvraag indienen om het IMW te verkrijgen.

Ook een uitzendbureau komt in aanmerking voor de premies i.k.v. IMW. Om de loonpremie en de bijhorende premie te verkrijgen, moeten ze zich eerst inschrijven bij het Departement WSE.

Als de VDAB eerder heeft vastgesteld dat er enkel nood is aan een loonsubsidie, is er geen inschrijving nodig.

5. Financiële incentives: loonpremie en begeleidingspremie

5.1 Principe

De financiële incentives bestaan uit volgende componenten:

• een loonpremie en/of
• een begeleidingspremie ter compensatie van de extra kosten om deze mensen te werk te stellen

Als de werkgever aan de vereiste voorwaarden voldoet, kunnen deze twee premies worden gecombineerd.

Bij goedkeuring van de aanvraag tot werkondersteunende maatregel, verloopt de uitbetaling van de premie automatisch op basis van de DMFA-aangifte. 

5.2 Loonpremie

De loonpremie wordt berekend als een percentage van het effectief betaald loon, waarvan het exacte bedrag op zijn beurt afhangt van het geplafonneerde referteloon van de werknemer.

Een ministerieel besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2022 tot uitvoering van het decreet van 14 januari 2022 verwijst voor het bepalen van de hoogte van de premie naar de gegevens die in de kwartaalaangifte bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid worden vermeld. Onder deze gegevens worden gerekend: het loon, de verplichte werkgeversbijdragen en eventuele verminderingen van de socialezekerheidsbijdragen ten voordele van de werkgever. In het geval van studentenarbeid wordt rekening gehouden met de solidariteitsbijdrage die hierbij verschuldigd is.

De loonpremie bedraagt tussen 20% (minimum) en 75% (maximum) van het referteloon. De Vlaamse overheid geeft een overzicht van de startpakketten.

Het referteloon is afgetopt op het dubbele van het gewaarborgd gemiddeld maandelijks minimum inkomen (GGMMI). Bij deeltijdse tewerkstelling wordt het plafond van het referteloon geprorateerd.

Voor een werknemer die 80% werkt, bedraagt het maximum referteloon 80% van het dubbele van het GGMMI.

 

Tabel - Startpakketten afhankelijk van de vastgestelde behoefte

Vastgestelde behoefte	1ste tot 5de trimester	6de tot 8ste trimester	9de tot 20ste trimester
2 jaar nood met genot van de loonpremie	20% van het geplafonneerd referteloon per trimester (“GRT”)	20% van het GRT	(niet van toepassing)
Vastgestelde behoefte	1ste tot 5de trimester	6de tot 9de  trimester	10de tot 20ste trimester
5 jaar nood met genot van  de loonpremie	40% van het geplafonneerd referteloon per trimester (“GRT”)	20  % van het GRT	20% van het GRT
5 jaar nood met genot van de verhoogde loonpremie	55% van het GRT	50% van het GRT	40% van het GRT
5 jaar nood met genot van de geplafonneerde loonpremie (enkel voor maatwerkbedrijven)	45% van het GRT	45% van het GRT	40% van het GRT

 

5.3 Begeleidingspremie

5.3.1 Doel

Het doel van begeleiding op de werkplek is om werknemers die duurzaam op zoek zijn naar werk, te helpen om zich professioneel en in hun specifieke werksituatie te ontwikkelen, rekening houdend met hun arbeidsbeperking.

De toekenning van deze steun weerspiegelt de vastgestelde behoefte aan ondersteuning op de werkplek en compenseert de extra kosten die hiermee gepaard gaan.

5.3.2 Ondersteunende maatregelen op de werkplek

Ondersteuning op de werkplek moet minstens bepaalde taken omvatten. Deze zijn:

1° Het bieden van praktijkgerichte ondersteuning, afgestemd op de behoeften van de werknemer met een AB in het hoger onderwijs en de werkgever, op basis van een ondersteuningsplan;

2° Het coachen van een werknemer met een AB op de werkplek;

3° Preventieve en corrigerende aanpassingen voorstellen;

4° Ondersteuning bieden bij het onthaal en de integratie van de werknemer met een AB;

5° Ondersteuning bieden bij het verbeteren van de communicatie en interactie met de werknemer met een AB;

6° De werknemer met een AB adviseren en begeleiden bij problemen die de professionele context overstijgen

7° Zorgen voor een permanente opvolging en doorstroming van informatie over de job naar de werkgever of de coachende collega

8° Informatie bezorgen aan de VDAB met oog op een evaluatie.     

5.3.3 Wie biedt deze ondersteuning?

1. De begeleiding kan door een interne of door een externe begeleider verlopen die de werkgever aanstelt. Een interne begeleider moet aan bepaalde kwalificaties voldoen. Voor de keuze van een externe begeleider, zal de werkgever moeten kiezen uit een lijst van erkende dienstverleners. Deze worden door het Departement Werk en Sociale Economie erkend op basis van erkenningsvoorwaarden om binnen het kader van individueel maatwerk begeleidingsdiensten aan te bieden.

2. Bovendien moet een coach aangesteld worden. De coach is directe collega op de werkvloer die minstens volgende taken vervult:

• zorgen voor de integratie van de werknemer op de werkvloer
• de werknemer coachen bij het dagdagelijks functioneren op de werkvloer
• het eerste aanspreekpunt zijn voor de werknemer bij eventuele moeilijkheden op de werkvloer
• moeilijkheden en mogelijkheden over het functioneren van de werknemer signaleren aan de werkgever en de gekwalificeerde begeleider.

Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de coaching op de werkplek? De werkgever. 

5.3.4 Bedrag

De begeleidingspremie bestaat uit een forfaitair deel en een veranderlijk deel.

Het forfaitaire deel van de ondersteuningspremie wordt toegekend ongeacht het aantal gewerkte uren van de werknemer. Om rekening te houden met een extra kost voor de opstartperiode, is Het bedrag hoger tijdens het eerste jaar.

Het veranderlijke deel is afgestemd op de specifieke behoeften van de werknemer. In tegenstelling tot het forfaitaire deel is het variabele deel wel afhankelijk van het aantal gewerkte uren tijdens het bonuskwartaal. Opnieuw heeft de Vlaamse overheid een overzicht gegeven van de startpakketten. 

Het besluit van de Vlaamse regering bepaalt ook hier dat het departement bij de berekening van de begeleidingspremie opnieuw met de kwartaalaangifte bij de RSZ rekening moet houden.

Vastgestelde behoefte	1ste tot 5de trimester	6de tot 8ste trimester	9de tot 20ste trimester
2 jaar nood met genot van de gemiddelde loonpremie	1.930 EUR per trimester	1.030 EUR per trimester	(niet van toepassing)
5 jaar nood met genot van  de gemiddelde loonpremie	1.930 EUR per trimester	1.330 EUR per trimester	1.030 EUR per trimester
5 jaar nood met genot van de verhoogde gemiddelde loonpremie	2.480 EUR per trimester	1.880 EUR per trimester	1.330 EUR per trimester

6. Voorschot op loonpremie 

Werkgevers hebben ter gelegenheid van de aanvraag van werkondersteunende maatregelen de mogelijkheid om een maandelijks voorschot van de loonpremie te ontvangen. De formule die hiervoor werd uitgewerkt is de volgende: 

Refertebedrag (R) = (het GGMMI van de maand vóór de voorschotmaand) x (het grenspercentage van het voorschot) x (contractuele prestatiebreuk) x (het percentage van de behoefte vastgesteld door de VDAB). 

Voor werknemers in progressieve werkhervatting is de formule enigszins verschillend : 

Refertebedrag (R) = (het GGMMI van de maand vóór de voorschotmaand) x (het grenspercentage van het voorschot) x ( gemiddelde prestatiebreuk µ (glob))  x (het percentage dat is vastgesteld door de VDAB).

Voor meer informatie over dit onderwerp, kan u steeds terecht op de website van de Vlaamse overheid of kan u zich richten tot uw Payroll advisor.

7. Beslissing m.b.t toekenning van premies: reactiemogelijkheden van de werkgever

7.1 Heroverweging

Indien de werkgever niet akkoord gaat met de beslissing, kan hij een gemotiveerd verzoek tot heroverweging indienen via individueelmaatwerk@vlaanderen.be binnen de 30 dagen volgend op de kennisgeving van de beslissing.

7.2 Verlenging

Een verzoek tot verlenging is enkel mogelijk indien ondersteuning werd aangevraagd in de vorm van IMW voor een duur van 5 jaar. De aanvraag kan ten vroegste 12 maanden voor het einde van de lopende premie worden ingediend. Het departement WSE zal u via e-mail een herinnering sturen.

Geen enkele aanvraag tot verlenging is dus mogelijk voor een steun van maximaal 2 jaar. De werknemer zal dus een nieuwe beslissing van de VDAB moeten bekomen om een nood aan ondersteuningsmaatregelen op de werkplek te laten vaststellen.

7.3 Verhoging

Indien de werkgever van oordeel is dat de genoten premie voor een duur van 5 jaar niet volstaat om de werknemer met een AB te ondersteunen, kan hij een wijziging van de premie aanvragen die ingaat vanaf het tweede betaaljaar.

De werkgever motiveert duidelijk in zijn verzoek de nood aan de wijziging van de premie. De VDAB zal dan een nieuwe beoordeling van de nood aan begeleidingsmaatregelen uitvoeren en houdt rekening met de noden van de werknemer op vlak van de werplek.

8. Inwerkingtreding en overgangsmaatregelen

8.1 Invoering van het individueel maatwerk (IMW)

Het regime van het IMW alsook de loonpremie en de begeleidingspremie treden in werking vanaf 1 juli 2023.

De invoering van dit regime dient evenzeer ter vervanging van een reeks andere maatregelen voor kwetsbare groepen, die uitgedoofd zijn na 30 juni 2023: 

• de Vlaamse Ondersteuningspremie of ‘VOP’
• de lokale diensteconomie
• de maatwerkafdelingen
• de Sociale inschakelingseconomie of ‘SINE’: werkgevers die SINE-werknemers tewerkstellen vóór 1 juli 2023 en die ononderbroken in dienst blijven, kunnen blijvend de voordelen van SINE genieten gedurende een maximale duur van twee jaar.

Vanaf 1 juli 2023 zullen deze maatregelen niet meer geldig zijn en zullen ze dus niet meer kunnen worden aangevraagd.

8.2 Overgangsmaatregel Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP)

8.2.1 Aanvragen in behandeling

Werkgevers die een wijziging (verhoging of verlenging) van de VOP hebben aangevraagd tijdens het tweede kwartaal van 2023 en waarvan de aanvraag in behandeling is, kunnen blijvend van de VOP genieten, op voorwaarde dat de aanvraag werd ingediend:

• om een verlenging of verhoging van de VOP te bekomen;
• m.b.t. een maatregel toegekend voor een duur van 5 jaar;
• tijdens de periode tussen 1 april en 30 juni 2023;
• ten minste 5 maanden vóór het verstrijken van de vastgelegde geldigheidsduur.

Bovendien moet de onmogelijkheid voor het departement WSE om zich vóór het einde van de duurtijd van de VOP uit te spreken over de wijziging buiten de wil van de werkgever of liggen.

Wat is het lot van deze aanvragen nu het nieuwe IMW in werking getreden is (sinds 1 juli 2023)?

Bij goedkeuring van de aanvraag, zullen vanaf 1 juli 2023 premies IMW worden toegekend.

In afwachting van een beslissing wordt de VOP gewoon verder uitbetaald, ook na het verstrijken van de duurtijd ervan.

8.2.2 Datum van uitbetaling van de premies

Verder werd het Besluit van 15 juli 2022 gewijzigd wat betreft de startdatum van de premies. De datum waarop de werkgevers dus effectief de premies kunnen ontvangen, werd vervroegd. Beslissingen genomen door het Departement WSE dat zich hierover buigt, treden in werking vanaf de eerste dag van het kwartaal waarin de beslissing genomen wordt.

Voorbeeld: op 15 oktober 2023 wordt een aanvraag tot verhoging van de VOP, ingediend conform de voorwaarden hierboven opgesomd, goedgekeurd door het Departement WSE. Deze treedt in werking vanaf 1 oktober 2023, de eerste dag van het betrokken kwartaal.

We bevelen alleszins alle werkgevers aan om de duur na te kijken via het loket “WSE” van het Vlaams departement Werk en Sociale Economie.

8.3 Sociale diensteneconomie (SINE)

Werkgevers die SINE-werknemers tewerkstellen vóór 1 juli 2023 en die ononderbroken in dienst blijven, kunnen blijvend de voordelen van SINE genieten gedurende een maximale duur van twee jaar.

 

Bronnen:

• Decreet van 14 januari 2022 betreffende het maatwerk bij individuele inschakeling
• Besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2022 tot uitvoering van het decreet van 14 januari 2022 over maatwerk bij individuele inschakeling;
• Ministerieel besluit van 17 oktober 2022 met lijst van erkende opleidingen voor gekwalificeerde begeleiders en lijst van erkenningsregelingen en mandaten vereenvoudigde procedure externe dienstverleners IMW;
• Ministerieel besluit van 3 april 2023 - indicering door VDAB;
• Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van artikel 89 en 95 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2022 tot uitvoering van het decreet van 14 januari 2022 over maatwerk bij individuele inschakeling, B.S. 23 juni 2023.
• Ministerieel besluit van 24 mei 2023 tot uitvoering van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2022 tot uitvoering van het decreet van 14 januari 2022 over maatwerk bij individuele inschakeling, B.S. 8 september 2023.