Onkostenvergoeding voor korte buitenlandse dienstreizen: de fiscus verduidelijkt een aantal punten

De vergoedingen die een werkgever aan een werknemer toekent voor een dienstreis in het buitenland, kunnen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen aanzien worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Sinds 15 februari zijn er nieuwe bedragen van toepassing. De fiscus heeft zopas een omzendbrief gepubliceerd die bepaalde punten verduidelijkt.

Werknemers die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken naar het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever. Wanneer een onderneming aan haar werknemers in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt.

1. Wat zijn de grensbedragen?

De fiscus en RSZ aanvaarden dat de werkgever zich baseert op de per land opgesplitste forfaitaire dagvergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan zijn eigen ambtenaren.

De lijst van de overeenkomstige landen en bedragen werd opgenomen in een ministerieel besluit dat werd gepubliceerd en geldig is sinds 15 februari 2023.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen dienstreizen naar het buitenland van meer dan 30 kalenderdagen en die van 30 kalenderdagen en minder.

Voor meer informatie, verwijzen we jullie door naar ons artikel van 7 maart 2023.

2. Welke kosten?

De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de volgende kosten:

• de lunch- en dinerkosten;
• de drank- en snackkosten;
• de plaatselijke vervoerkosten;
• de telefonische communicatiekosten;
• de kosten in verband met andere contante uitgaven (bijvoorbeeld: fooien).

In tegenstelling tot wat voorheen van toepassing was, worden de ontbijtkosten dus niet langer geacht begrepen te zijn in de dagelijkse forfaitaire vergoeding.

Zijn uitgesloten van de dagelijkse forfaitaire vergoeding:

• de huisvestingskosten;
• de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken, en terug.

Huisvestingskosten en verplaatsingskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn dus niet inbegrepen. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden er geen forfaits.

3. Moeten deze bedragen in bepaalde omstandigheden worden verminderd?

Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden omvatten, moeten de forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:

• met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
• met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;
• met 20% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.

Aangezien de ontbijtkosten niet langer worden geacht begrepen te zijn in de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, moet er geen procentuele vermindering gebeuren wanneer de ontbijtkosten zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever of de vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen.

De vermindering met 15% van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor het ontbijt is dus vanaf 15 februari 2023 niet meer van toepassing.

Door de gewijzigde invulling van de dagelijkse forfaitaire vergoeding, bedraagt de procentuele vermindering voor de kleine uitgaven 20% in plaats van 5% zoals voorheen.

Opmerking: de RSZ heeft zijn instructies naar aanleiding van deze omzendbrief nog niet aangepast en voorziet dus (nog) geen vermindering van 20% voor de kleine uitgaven.

4. Enkele voorbeelden?

De nieuwe fiscale omzendbrief geeft ons er twee.

4.1. Reis van maximum 30 kalenderdagen

Een werknemer maakt in opdracht van zijn werkgever een dienstreis naar Canada met overnachting in Ottawa. Hij vertrekt op maandag 18 september 2023 vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) en keert terug op zaterdag 23 september 2023. Het ontbijt en het avondmaal zijn inbegrepen in de overnachtingskosten die door de werkgever ten laste worden genomen.

De toegekende vergoeding werd als volgt berekend:

• dag van vertrek: 18 september 2023: 102 euro x ½ = 51 euro¹;
• 19 september 2023 tot 22 september 2023: (102 – 45 %)/dag x 4 dagen = 224,40 euro²;
• dag van aankomst: 23 september 2023: 102 euro x ½ = 51 euro¹;
• totaal: 326,40 euro.

¹ De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt ten belope van de helft als eigen kost in aanmerking genomen.

² De dagelijkse forfaitaire vergoeding van 102 euro moet worden verminderd met 45%, aangezien de kosten voor diner worden geacht inbegrepen te zijn in dit bedrag van 102 euro. Er moet geen vermindering gebeuren voor de ontbijtkosten, aangezien deze niet worden geacht inbegrepen te zijn in het bedrag van 102 euro.

4.2. Reis van meer dan 30 kalenderdagen

Een werknemer wordt door zijn werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Hij vertrekt vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje met overnachting in Madrid van 1 juni 2023 tot 21 juni 2023. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de overnachtingskosten die door de werkgever ten laste worden genomen.

Op 21 juni 2023 reist hij door naar Portugal waar hij in Lissabon verblijft van 21 juni 2023 tot 8 juli 2023. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 9 juli 2023 is hij terug in België.

De toegekende vergoeding werd als volgt berekend:

• dag van vertrek: 1 juni 2023: 47 euro x ½ =  23,50 euro¹;
• 2 juni 2023 tot 21 juni 2023: (47 – 45 %)/dag x 20 dagen = 517 euro²;
• 22 juni 2023 tot 8 juli 2023: 43 euro/dag x 17 dagen = 731 euro;
• dag van aankomst: 9 juli 2023: 43 euro x ½ = 21,50 euro¹;
• totaal: 1.293 euro.

¹ De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt ten belope van de helft als eigen kost in aanmerking genomen.

² De dagelijkse forfaitaire vergoeding van 47 euro moet worden verminderd met 45%, aangezien de kosten voor diner worden geacht begrepen te zijn in dit bedrag van 47 euro. Er moet geen vermindering gebeuren voor de ontbijtkosten, aangezien deze niet worden geacht inbegrepen te zijn in het bedrag van 47 euro. Voor het bepalen van de toepasselijke dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding in geval het een buitenlandse opdracht betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.

Bron: Circulaire 2023/C/61 van 19 juni 2023 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen.