Gebruik van de eC3.2 mogelijk in geval van tijdelijke werkloosheid vanaf 1 september 2023

Van  DE BOECK Ilona - Legal advisor Sr. , op 15 September 2023

Elke onderneming heeft vanaf 1/9/2023 de mogelijkheid om gebruik te maken van de elektronische controlekaart (eC3.2) in geval van tijdelijke werkloosheid ter vervanging van de papieren versie op voorwaarde dat de betrokken werknemers hiermee individueel akkoord gaan of het voorzien is door een cao of het arbeidsreglement.

---

Situatie vóór 1/9/2023

In geval van tijdelijke werkloosheid moet de werkgever ten laatste op de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand, vóór het normale aanvangsuur van het werk, aan elke werknemer die hij tijdelijk werkloos stelt, een papieren controleformulier tijdelijke werkloosheid C3.2A afleveren. Hij moet de gegevens ervan ook in het (papieren of electronisch) validatieboek vermelden.

De werknemer moet het formulier steeds in zijn bezit hebben vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag tot het einde van de maand en kunnen voorleggen aan de sociaal inspecteur wanneer die daarom vraagt.

Vanaf de eerste werkloosheidsdag tot het einde van de maand, moet de werknemer het formulier invullen volgens de instructies die erop vermeld staan. Zo moet hij o.a. (vóór de aanvang van het werk) alle arbeidsprestaties vermelden die hij verricht voor zichzelf of voor een derde, alsook de ziektedagen, de vakantiedagen en de niet-gepresteerde dagen gedekt door loon.

Op het einde van de maand moet de arbeider zijn controleformulier C3.2A indienen bij zijn uitbetalingsinstelling (HVW of vakorganisatie).

Situatie vanaf 1/9/2023

Vanaf 01/09/2023 wordt het mogelijk voor elke onderneming (inclusief bouwfirma’s) om gebruik te maken van de eC3.2 en af te zien van de maandelijkse afgifte van de papieren controlekaart C3.2A. In dat geval moet het validatieboek ook niet meer ingevuld worden.

1. Vereiste van akkoord tussen werkgever en werknemer

Werkgevers die gebruik willen maken van de eC3.2, hebben hiervoor het akkoord nodig van de betrokken werknemers. Dit akkoord kan geformaliseerd worden:

• ofwel via het sluiten van een cao of via vermelding ervan in  het arbeidsreglement voor alle werknemers;
• ofwel via het sluiten van een individueel akkoord met de betrokken werknemer(s).

Klanten van Group S kunnen bij hun Payroll Advisor terecht voor de nodige modeldocumenten.

Opgelet! In geval u gebruik maakt van een bijlage bij het arbeidsreglement, dient u de wettelijke procedure tot wijziging van het arbeidsreglement na te leven.

2. Hoe moet de werknemer zich aanmelden?

Nadat het akkoord tussen werkgever en werknemer werd geformaliseerd, kan de werknemer zich vanaf 1/9/2023 aanmelden:

• via de website: https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/index.htm;
• of via de App “eC32” (met het grijs en niet met het blauw icoontje) die in de Appstore of google play beschikbaar is.

Er is geen controle op het bestaan van een overeenkomt met de werkgever maar er wordt wel gewerkt met een verklaring op eer. De werknemer moet namelijk bij het eerste gebruik van de tool/app de voorwaarden aanvaarden waarin vermeld staat dat er een akkoord is met de werkgever.

De werknemer moet bij de opstart aangeven vanaf welke maand hij de eC3.2 wenst te gebruiken. Dit kan de huidige maand zijn of de volgende of de daaropvolgende maanden.

De werknemer kiest dan een maand (geen dag!) waarop hij wenst te starten met de eC3.2.

Het is aangewezen dat er wordt gekozen om de eC3.2 pas te gebruiken vanaf de volgende maand (of zelfs pas vanaf de daaropvolgende maand waarvoor er nog geen papieren controlekaart C3.2A werd afgeleverd). Het is namelijk mogelijk dat er al dagen tijdelijke werkloosheid zijn geweest in de maand die de werknemer kiest als startdatum. Bvb. hij beslist op 20/9/2023 om over te stappen naar de eC3.2 maar op 10/9/2023 was er reeds tijdelijke werkloosheid waarvoor hij toen nog de papieren controlekaart eC3.2A heeft ingevuld. Hij moet dan toch alle dagen tijdelijke werkloosheid in september vermelden op de eC3.2.

3. Hoe weet de werkgever welke werknemers zich hebben aangemeld?

De werkgever krijgt maandelijks een bestand in zijn eBox met een overzicht van de ingeschreven  werknemers waarvoor hij dus geen papieren controlekaart C3.2A meer moet afleveren.

4. Kan de werkgever zich tegen het gebruik van de eC3.2 door de werknemer verzetten?

De elektronische toepassing is niet toegankelijk voor de werkgever en er is ook geen controle op het bestaan van een overeenkomst tussen werkgever en werknemer, enkel een verklaring op eer in te vullen door de werknemer. Het is dus perfect mogelijk dat een werknemer zich via de website of de app engageert tot het gebruik van de eC3.2 maar zonder het bestaan van een akkoord met de werkgever.

De werkgever krijgt via de eBox maandelijks een lijst van alle werknemers die zich er in de elektronische toepassing toe verbonden hebben de elektronische controlekaart te gebruiken, met een begeleidende brief. Hij heeft dan twee mogelijkheden:

• Als de werkgever akkoord gaat om de eC3.2 voor de werknemers vermeld op de lijst te gebruiken, dan hoeft hij niets te doen;
• Als de werkgever zich verzet tegen het gebruik van de elektronische controlekaart door een of meerdere werknemers op de lijst, dan moet hij de RVA daarvan via het contactformulier op de website van de RVA verwittigen en vanaf de volgende maand aan die werknemer(s) papieren controlekaarten C3.2A afleveren. De werknemer wordt in dat geval door de RVA schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat de werkgever zich verzet heeft tegen het gebruik van de elektronische controlekaart en dat hij vanaf de maand volgend op de ontvangst van het bericht van de werkgever door de RVA opnieuw in het bezit moet zijn van papieren controlekaarten C3.2A, afgeleverd door de werkgever.

5. Wat in geval van samenloop met de papieren C3.2A?

Zoals reeds vermeld hierboven in punt 2 (zie kader), is het mogelijk dat een werknemer op het ogenblik van zijn keuze van de maand als startdatum voor het gebruik van de eC3.2 eerder in diezelfde maand al tijdelijk werkloos is geweest (en deze dagen nog werden ingevuld op de papieren controlekaart C3.2A en in het validatieboek terwijl ze ook moeten worden ingevuld op de eC3.2).

Van zodra de werknemer zich inschrijft voor de eC3.2, hebben de papieren controlekaart C3.2A en het validatieboek geen waarde meer, zowel bij controle door een RVA-inspecteur als bij de behandeling van het dossier door de uitbetalingsinstelling.

6. Mogelijkheid van tijdelijke en definitieve herroeping door de werknemer

Tijdelijke herroeping door de werknemer zal bvb. voorkomen in de situatie dat de werknemer tijdelijk de eC3.2 niet kan invullen door verlies gsm, verlies e-ID, …

De procedure die de werknemer in dergelijk geval dient te volgen, is de volgende:

1. De werknemer neemt contact op met zijn uitbetalingsinstelling en vult via de uitbetalingsinstelling een formulier C3E-herroeping in om de eC3.2 tijdelijk stop te zetten. De uitbetalingsinstelling meldt dit aan de RVA.
2. De uitbetalingsinstelling vermeldt een einddatum in de applicatie van de eC3.2.  
3. De RVA verzendt voor twee maanden (de huidige en de volgende maand) een papieren controledocument C3.2A naar de werknemer en vult het validatieboek aan voor de betrokken 2 maanden. De RVA zorgt er ook voor dat de betrokken werknemer in de maandelijkse overzichtsbestanden die in de eBox van de werkgever terecht komen, vermeldt blijft zodat de werkgever weet dat hij voor hem geen papieren controlekaart C3.2A moet afleveren.
4. De werknemer activeert de eC3.2 opnieuw van zodra hij daartoe in de mogelijkheid is.

In geval van tijdelijke herroeping moet de werkgever zelf geen enkele actie ondernemen.  

Definitieve herroeping door de werknemer betekent dat  de werknemer de mogelijkheid heeft om voor onbepaalde duur af te zien van het gebruik van het elektronisch systeem. Dit is  enkel mogelijk in het geval er tussen de werkgever en de werknemer een individueel akkoord tot gebruik van het elektronisch systeem werd afgesloten. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het elektronisch systeem via een cao of  het arbeidsreglement dat van toepassing is voor alle werknemers, dan is een definitieve herroeping voor de werknemer  niet mogelijk.

De procedure die de werknemer in dergelijk geval dient te volgen, is de volgende:

1. De werknemer neemt contact op met zijn uitbetalingsinstelling en vult via de uitbetalingsinstelling een formulier C3E-herroeping in om het gebruik van de eC3.2 definitief stop te zetten. De uitbetalingsinstelling meldt dit aan de RVA.
2. De uitbetalingsinstelling vermeldt een einddatum in de applicatie van de eC3.2. 
3. Als de RVA de definitieve herroeping aanvaardt, moet de werknemer voor de toekomst opnieuw een papieren controlekaart C3.2A gebruiken. Een definitieve herroeping kan ten vroegste ingaan de eerste dag van de maand volgend op de ontvangst van het formulier C3E-herroeping door het RVA-kantoor. De RVA levert in dat geval aan de werknemer een papieren controlekaart C3.2A af voor de maand vanaf dewelke de elektronische controlekaart niet langer wordt gebruikt en voor de twee daaropvolgende maanden.
4. Vanaf de volgende maanden moet de werkgever opnieuw papieren controlekaarten C3.2A afleveren aan de werknemer en die, zo nodig, inschrijven in het validatieboek. De werkgever wordt daar door de RVA schriftelijk van in kennis gesteld.

7. Wat in geval van wijziging van werkgever?

De toepassing van de eC3.2 is geregeld op werknemersniveau. Als een werknemer verandert van werkgever, blijft de toepassing van de eC3.2 op actief staan.

De werknemer is verplicht zijn nieuwe werkgever hiervan op de hoogte te brengen en kan de elektronische toepassing enkel blijven gebruiken als de nieuwe werkgever hiermee akkoord gaat. Is dit niet het geval, dan is de werknemer verplicht om zijn uitbetalingsinstelling hiervan op de hoogte te brengen (zoals ook in de verklaring op eer staat die hij heeft bevestigd bij de start van het gebruik van de tool).

Wanneer de werknemer deze verplichting niet nakomt, dan kan de werkgever een contactformulier versturen naar het werkloosheidsbureau om het gebruik van de eC3.2 te laten stopzetten.

 

Bron: instructies van de RVA