FAQ: sociale balans

Van  PAGANO Caroline - Legal advisor sr., op 20 Maart 2024

Uw sociaal secretariaat heeft u wellicht al de sociale balans 2023 bezorgd, of zal u die binnenkort bezorgen. We nemen dit document even onder de loep aan de hand van enkele vragen en antwoorden.

---

1. Wat is de sociale balans?

De sociale balans is een verplicht document dat specifieke informatie bevat over het personeelsbestand en de personeelsbewegingen en over de opleidingen voor de werknemers. 

2. Wie moet een sociale balans opstellen?

Elke onderneming die krachtens de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen verplicht is om haar jaarrekening te publiceren, moet een sociale balans opstellen.

Bepaalde ondernemingen die hun jaarrekening niet hoeven te publiceren via de Nationale Bank (hierna NBB), zijn echter eveneens verplicht om een dergelijke balans op te stellen en neer te leggen. Het gaat onder meer om privaatrechtelijke rechtspersonen die hun jaarrekening niet hoeven te publiceren, voor zover zij ten minste twintig personeelsleden (in voltijdse equivalenten) in hun personeelsregister hebben ingeschreven, en om ziekenhuizen (op voorwaarde dat ze niet de vorm van een handelsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid of van een grote vzw hebben aangenomen).

De ondernemingen naar buitenlands recht met een bijkantoor in België en de buitenlandse vzw's met een operationeel centrum in België moeten ook een sociale balans opstellen en neerleggen. Die balans heeft alleen betrekking op de gegevens in verband met de tewerkstelling in het geheel van hun Belgische operationele centra.

3. Welke vorm moet de sociale balans aannemen?

Om de sociale balans op te stellen, moeten de ondernemingen zich houden aan een sjabloon dat de vorm kan aannemen van een volledig model of van een verkort model, opgesteld door de NBB en beschikbaar gesteld op haar website: www.nbb.be.

Kleine en middelgrote ondernemingen die de mogelijkheid hebben om hun jaarrekening op te stellen volgens verkorte modellen, mogen ook een verkorte sociale balans opstellen.

Het gaat om ondernemingen die, op jaarbasis, niet meer dan honderd werknemers tellen en die niet meer dan één van de volgende limieten overschrijden:

• gemiddeld aantal tewerkgestelde werknemers: vijftig;

• jaarlijkse omzet, excl. btw: 7.300.000 EUR;

• balanstotaal: 3.650.000 EUR.

Ondernemingen die gemiddeld meer dan honderd werknemers tellen, of ondernemingen die gemiddeld niet meer dan honderd werknemers tellen, maar die meer dan één van de bovengenoemde limieten overschrijden, moeten daarentegen een balans volgens een volledig model opstellen.

4. Welke inlichtingen moet de sociale balans bevatten?

De inlichtingen worden meegedeeld per boekjaar en zijn opgesplitst in drie delen: het personeelsbestand, het personeelsverloop en de opleidingsactiviteiten voor werknemers.

Rubriek I: Staat van de tewerkgestelde personen (overzicht van het personeelsbestand)

De mee te delen inlichtingen verschillen naargelang van het type werknemers. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• werknemers waarvoor de onderneming een Dimona-aangifte heeft ingediend of die zijn ingeschreven in het personeelsregister tijdens het boekjaar en het vorige boekjaar: gemiddeld aantal tewerkgestelde werknemers, aantal gepresteerde uren, personeelskosten, totaal van de toegekende voordelen.

• werknemers waarvoor de onderneming een Dimona-aangifte heeft ingediend of die zijn ingeschreven in het personeelsregister op de afsluitingsdatum van het boekjaar: aantal werknemers, volgens de aard van de arbeidsovereenkomst, volgens het geslacht en het studieniveau, volgens de beroepscategorie;

• uitzendkrachten en ter beschikking van de onderneming gestelde personen tijdens het boekjaar: gemiddeld personeelsbestand, aantal gepresteerde uren, kosten voor de onderneming.

Rubriek II: Tabel van het personeelsverloop tijdens het boekjaar

Deze tabel bevat verplicht de volgende gegevens:

• aantal werknemers waarvoor de onderneming een Dimona-aangifte heeft ingediend of die tijdens het boekjaar werden ingeschreven in het personeelsregister, volgens de aard van de arbeidsovereenkomst;

• aantal werknemers met een in de Dimona-aangifte aangegeven of een in het algemeen personeelsregister opgetekende datum waarop hun overeenkomst tijdens het boekjaar een einde nam, volgens de aard van de overeenkomst en volgens de reden van beëindiging van de overeenkomst (pensioen, werkloosheid met bedrijfstoeslag, afdanking, andere reden).

Rubriek III: Inlichtingen over de opleidingen voor de werknemers tijdens het boekjaar

De sociale balans wordt gebruikt om de opleidingsinspanningen van de ondernemingen te beoordelen.

Merk op dat de wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen voorziet in een individueel opleidingsrecht voor elke werknemer.

In die rubriek moeten de volgende opleidingen worden vermeld:

• de formele opleidingen: dit zijn opleidingen die, op een plaats die gescheiden is van de werkplek, worden georganiseerd door ofwel externe organisaties, ofwel de onderneming zelf;

• de informele opleidingen: dit zijn opleidingen die rechtstreeks betrekking hebben op het werk (bv.: opleiding over het eigenlijke werk, coaching, studiebezoeken, zelfstudie ...);

• de initiële opleidingen: dit zijn opleidingen die gedeeltelijk op de werkplek plaatsvinden en die bedoeld zijn om een getuigschrift of een diploma te behalen.

Voor elk van die opleidingen moet de werkgever de volgende informatie doorgeven:

• het aantal werknemers/leerlingen die de opleiding volgen;

• het totale aantal gevolgde opleidingsuren;

• de totale kostprijs.

Group S kan u eveneens bijstaan bij het invullen van deze rubriek. U kan namelijk gebruik maken van specifieke codes bij het doorgeven van tijdens de arbeidsduur gevolgde en gegeven opleidingsuren. Het gebruik van deze codes zal het verzamelen van gegevens betreffende opleidingsactiviteiten voor de sociale balans vergemakkelijken. U kan steeds terecht bij uw payroll advisor voor alle gewenste inlichtingen hieromtrent.

5. De sociale balans is opgesteld, wat nu?

De afgeronde sociale balans moet worden meegedeeld aan de werknemers en aan de NBB.

5.1. Mededeling aan de werknemers

Net als de jaarrekening moet ook de sociale balans worden meegedeeld aan de ondernemingsraad. Als er geen ondernemingsraad is, moet de sociale balans worden voorgelegd aan de vakbondsafvaardiging. In ondernemingen zonder ondernemingsraad en zonder vakbondsafvaardiging moeten de werknemers de sociale balans kunnen raadplegen op de plaats waar ook het arbeidsreglement moet worden bewaard.

5.2. Neerlegging bij de Nationale Bank van België

De ondernemingen die hun jaarrekening moeten publiceren bij de NBB, moeten hun sociale balans indienen bij de NBB binnen dertig dagen na de goedkeuring van de rekening door de algemene vergadering en uiterlijk zeven maanden na de afsluiting van hun boekjaar.

Sinds 1 januari 2016 moet de sociale balans in principe los van de jaarrekening worden neergelegd bij de NBB. De afzonderlijke sociale balans moet online worden ingediend in pdf-formaat via de online app van de NBB 'Filing'.

U kunt er echter nog steeds voor kiezen om uw sociale balans toch samen met uw jaarrekening neer te leggen.

Als u een klant van Group S bent, krijgt u het ontwerp van sociale balans voor 2023 op eenvoudig verzoek toegestuurd. U moet dit document nog verder aanvullen, want we beschikken niet over alle nodige gegevens (bv. inlichtingen over de opleidingen die uw personeelsleden hebben gevolgd in 2023, over het studieniveau van uw personeelsleden en over de uitzendkrachten die u in 2023 hebt tewerkgesteld).

6. Graag nog meer informatie?

Voor verdere informatie verwijzen we naar de instructies op de website van de NBB: klik hier.