Pour le vote par correspondance, vous disposez dans l’XY Tool de :
- La lettre de convocation
- Le bulletin de vote
- Les instructions à l’électeur
Par ailleurs, vous aurez sans doute également à produire :
- Le document 208BC (liste des envois recommandés déposés en nombre)
- 3 à 4 jeux d’étiquettes à apposer sur les enveloppes :
- Adressé - recto 3ième enveloppe : électeurNB : pas nécessaire si usage d’une enveloppe à fenêtre et convocation avec adresse électeur (qui apparaîtra dans la fenêtre de l’enveloppe)
- Expéditeur - verso 3ème enveloppe : président du bureau électoral
- Adressé - recto 2ème enveloppe : président du bureau électoral (= idem précédente)
- Expéditeur - verso 2ème enveloppe : électeur avec mention ‘Signature obligatoire :’
Pour ce faire, nous vous proposons de :
- Extraire les données ‘électeur’ de XY Tool en suivant les instructions reprises dans le fichier Excel 'convocations - mailmerge'.
- Réaliser des publipostages en Word à l’aide des modèles que nous vous fournissons ci-après, à savoir :
- 208BC : modèle pour impression sur papier préimprimé (fourni par la poste)
- 208BCF : modèle en français pour impression sur papier vierge
- 208BCN : modèle en néerlandais pour impression sur papier vierge
- ETIKET_L_3x5_91x38 / version bis : modèle d’étiquettes 3x5 en mode paysage
- ETIKET_P_2x7_99x38 / version bis : modèle d’étiquettes 2x7 en mode portrait
- ETIKET_P_2x8_105x37 / version bis : modèle d’étiquettes 2x8 en mode portrait
- ETIKET_P_2x10_98x28 / version bis : modèle d’étiquettes 2x10 en mode portrait
- ETIKET_P_3x8_70x37 / version bis : modèle d’étiquettes 3x8 en mode portrait
NB : le fichier Excel produit par XY Tool ayant des titres de colonnes différents selon la langue utilisée dans XY Tool, les modèles ci-avant ont été dédoublés et suffixés par _FR et _NL pour traiter les fichiers respectivement en français et en néerlandais.