L'employeur doit convoquer les électeurs au plus tard le jour X + 80. Ce jour se situe entre le 6 et le 19 novembre 2020.
Remise de la convocation lorsque l'électeur est présent
Les électeurs sont convoqués à l’élection par l’employeur. Lorsque les électeurs sont présents dans l’entreprise, une lettre de convocation leur est remise dans l’entreprise au plus tard le jour X + 80 (Y – 10).
Un avis qui indique que la remise des convocations a eu lieu doit également être affiché le jour Y – 10. Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès durant leurs heures normales de travail.
Dans le cadre d'une procédure en annulation des élections, l’employeur doit pouvoir prouver que les convocations ont été remises au personnel (par exemple, en produisant une feuille de signatures des électeurs pour accusé de réception de la convocation).
Envoi de la convocation lorsque l'électeur est absent
L'électeur qui n'est pas présent dans l'entreprise les jours de remise des convocations, est convoqué au plus tard le jour Y – 10 par lettre recommandée déposée à la poste ou par tout moyen pour autant que l’employeur puisse fournir la preuve de l’envoi de cette convocation.et de la réception par le destinataire.
Lorsque l’employeur a envoyé aux électeurs absents leur convocation électorale au plus tard le jour Y – 10 par un autre moyen que la lettre recommandée déposée à la poste et qu’il ne dispose pas de preuve de la réception de ces convocations par les destinataires, il doit leur envoyer les convocations par lettre recommandée à la poste au plus tard le jour Y – 8 (X + 82), se situant entre le 8 et le 21 novembre 2020.
Il peut être dérogé à cette dernière obligation d’envoi recommandé moyennant un accord unanime conclu au plus tard le jour Y – 8 (X + 82) au sein du conseil et/ou du comité. Cet accord détermine les modes de convocation alternatifs ainsi que leurs conditions. Dans un tel cas, l’employeur doit fournir au conseil et/ou au comité la liste des électeurs concernés par cet accord ainsi que les données utiles à cette convocation. Le principe de confidentialité doit être respecté lors de la mise en œuvre de cet accord. Cet accord est communiqué aux sièges des organisations représentatives des travailleurs et des cadres (pour le conseil).
Le cas échéant, l’envoi peut contenir la convocation afférente à l’élection du conseil et du comité.
A défaut d'envoi des convocations, les élections peuvent être annulées.
En cas de vote par correspondance suite à l'accord au jour X + 56
En cas de vote par correspondance, la convocation accompagnée du ou des bulletin(s) de vote estampillé(s) sont remis aux électeurs présents dans l’entreprise au plus tard le jour Y – 10 (X + 80), se situant entre le 6 et le 19 novembre 2020. Cette remise se fait contre accusé de réception.
Pour les électeurs qui ne sont pas présents dans l’entreprise les jours de remise de ces convocations et bulletins de vote, le président du bureau électoral envoie à l’électeur le dernier jour de cette remise (Y – 10), la convocation accompagnée du ou des bulletins de vote estampillé(s). Cet envoi est assuré par lettre recommandée déposée à la poste le jour même. Le cas échéant, l’envoi recommandé peut contenir les bulletins et convocations afférents à l’élection pour le conseil et le comité, ainsi que les bulletins de vote ouvriers et employés en cas de collège électoral commun. Les témoins dûment prévenus par le président peuvent assister à cette opération.
Mentions obligatoires sur la convocation électorale
La convocation électorale doit au moins mentionner la date et le lieu des élections ainsi que le bureau au sein duquel le travailleur doit se présenter.
La convocation doit également porter la mention suivante :
« Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ».