Au plus tard deux jours après les élections, l'employeur doit afficher dans les diverses sections et divisions de l'entreprise, aux mêmes endroits que l'avis X, un avis Y+2 indiquant le résultat du vote et la composition du conseil d'entreprise ou du comité.
Lorsqu’au lieu d’être affiché, l’avis X a été mis à la disposition électronique des travailleurs, l’avis Y+2 est affiché à l’endroit où il aurait été affiché s’il n’avait pas été procédé à la mise à disposition de l’avis X par voie électronique.
L'avis Y+2 mentionne clairement et précisément tous les délégués du personnel effectifs et suppléants ainsi que tous les délégués de l'employeur effectifs et suppléants.
La délégation de l’employeur doit être composée du chef de l’entreprise et d’un ou de plusieurs délégués effectifs et suppléants désignés par lui, avec pouvoir de le représenter et de l’engager en raison des fonctions de direction qu’ils exercent dans l’entreprise.
Ces délégués patronaux ne peuvent être en nombre supérieur à celui des délégués du personnel. L'employeur fait partie de la délégation patronale: il faut donc le compter comme membre de la délégation patronale pour déterminer le nombre de membres de la délégation patronale qui ne peut comporter plus de membres que la délégation des travailleurs.
Dans l’avis Y+2, l’employeur ne peut désigner ses représentants que parmi les personnes reprises sur la liste du personnel de direction communiquée le jour X (voir l’avis X communiqué en mars 2020) et devenue définitive le jour X+28. C’est seulement ultérieurement, bien après le jour Y+2, qu’il sera possible d’adapter la liste des membres de la délégation patronale et la liste du personnel de direction pour tenir compte de l’évolution des postes de direction et des personnes qui occupent ces postes.
Mode de remplacement d’un membre de la délégation patronale
Durant la procédure des élections, lorsque des modifications sont apportées aux fonctions de direction postérieurement au jour X, la loi ne permet pas de modifier la liste du personnel de direction ni la liste indicative des personnes occupant ces fonctions de direction car ces listes communiquées le jour X deviennent définitives le jour X+28 (échéance du recours judiciaire concernant l’avis X).
Plus précisément, il n’est pas permis durant la procédure électorale de modifier ces listes pour y refléter l’évolution des fonctions de direction après le jour X. On ne peut pas supprimer de ces listes les fonctions de direction depuis disparues, ni ajouter à ces listes de nouvelles fonctions de direction créées par la suite, ni adapter sur ces listes le nom des nouvelles personnes occupant les fonctions de direction, en cas de remplacement de poste après le jour X.
Le jour Y+2, l’employeur doit composer sa délégation patronale sur base des fonctions de direction et des personnes occupant ces fonctions renseignées dans les listes communiquées le jour X, sans pouvoir désigner comme membres de votre délégation patronale de nouvelles personnes occupant des fonctions de direction déjà existantes le jour X (remplacement de poste) ni des personnes occupant de nouvelles fonctions de direction créées après le jour X.
La délégation patronale communiquée le jour Y+2 ne pourra donc être composée que des personnes occupant une fonction de direction qui figurent dans les listes communiquées le jour X, même si ces listes sont devenues entretemps obsolètes.
Ce n’est qu’ultérieurement, bien après le jour Y+2, que l‘employeur pourra modifier la composition de sa délégation patronale après avoir modifié les listes communiquées le jour X pour :
- y adapter le nom des nouvelles personnes engagées dans une fonction de direction qui était occupée le jour X par quelqu’un d’autre (remplacement de poste),
- supprimer de ces listes une fonction de direction qui n’existe plus,
- ajouter à ces listes de nouvelles fonctions de directions créées après le jour X.
Trois hypothèses sont à distinguer :
1/ Perte par un membre de la délégation patronale de sa fonction de direction dans l’entreprise (remplacement de poste)
Postérieurement au jour Y+2, au plus tôt lors de la première réunion de l’organe de concertation (cette réunion doit avoi r lieu au plus tard le jour Y+45 ou dans le délai plus court prévu dans le règlement d’ordre intérieur de l’organe de concertation), l’employeur peut désigner la personne qui reprend les mêmes fonctions et qui a les mêmes pouvoirs de le représenter.
Lors du remplacement d’un membre effectif de la délégation patronale, la priorité est donnée à la fonction. Ceci implique que le membre effectif peut être remplacé par une personne qui ne faisait pas partie de l'entreprise au moment des élections sociales précédentes ou qui n'exerçait pas une fonction de direction à ce moment mais qui depuis exerce une fonction de direction.
La désignation du remplaçant peut faire l'objet d'un recours devant les juridictions du travail dans le mois qui suit le moment auquel les délégués du personnel ont eu connaissance du remplacement.
2/ Suppression de la fonction d’un membre de la délégation patronale
Postérieurement au jour Y+2, au plus tôt lors de la première réunion de l’organe de concertation l’employeur peut désigner une personne exerçant une des fonctions de direction définies dans l’avis X, avis que l’employeur peut modifier pour y ajouter de nouvelles fonctions de direction créées après le jour X ou pour y supprimer des fonctions de direction qui n’existent plus (voir point 3 ci-dessous).
Lors du remplacement d’un membre effectif de la délégation patronale, la priorité est donnée à la fonction. Ceci implique que le membre effectif peut être remplacé par une personne qui ne faisait pas partie de l'entreprise au moment des élections sociales précédentes ou qui n'exerçait pas une fonction de direction à ce moment mais qui depuis exerce une fonction de direction.
La désignation du remplaçant peut faire l'objet d'un recours devant les juridictions du travail dans le mois qui suit le moment auquel les délégués du personnel ont eu connaissance du remplacement.
3/ Création de nouvelles fonctions de direction après le jour où les listes sont devenues définitives (X+28)
La procédure à suivre dans ce cas est la suivante.
Postérieurement au jour Y+2, au plus tôt lors de la première réunion de l’organe de concertation l’employeur soumet par écrit à l’organe de concertation une proposition d’adaptation de la liste des fonctions de direction, accompagnée, à titre indicatif, de la liste des noms des personnes qui occupent ces fonctions de direction.
L’organe de concertation fait connaître à l’employeur ses observations dans le mois qui suit la remise de la proposition.
L’employeur fait connaître par écrit sa décision à l’organe de concertation et l’affiche dans les locaux de l’entreprise à l’endroit où est conservé le règlement de travail. La décision de l’employeur modifie les listes.
Dans les 7 jours qui suivent, un recours judiciaire contre cette décision peut être intenté par les travailleurs intéressés et les organisations de travailleurs intéressées.
Démarches communes aux trois hypothèses :
Dans les trois hypothèses décrites ci-dessus, l’employeur doit communiquer à l’organe de concertation les modifications de la liste des fonctions de direction et de la liste des personnes occupant ces fonctions, il peut alors désigner comme membre de la délégation patronale les nouvelles personnes occupant une fonction de direction indiquées dans les listes adaptées et il en fait la communication à l’organe de concertation.
Les listes adaptées des fonctions de direction et des personnes occupant ces fonctions doivent être conservées jusqu’aux prochaines élections à l’endroit où le règlement de travail est conservé.