Vlaams opleidingsverlof: de belangrijkste principes op een rijtje

article image Van 

Vlaams opleidingsverlof laat de werknemer toe om met behoud van loon afwezig te zijn op het werk om een opleiding te volgen. De werkgever kan ter compensatie van de loonkost aan de overheid de terugbetaling vragen van een forfaitair bedrag.

Het kan gebeuren dat u dit schooljaar 2022-2023 een aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof krijgt of hebt gekregen van één van uw werknemers. We bespreken hierna wat u moet doen als u een dergelijke aanvraag ontvangt.

1. Wat is Vlaams opleidingsverlof?

Vlaams opleidingsverlof (afgekort: VOV) is het recht dat werknemers in de privésector hebben om afwezig te zijn van het werk met behoud van hun normaal loon om bepaalde opleidingen te volgen. De werkgever is verplicht gevolg te geven aan een aanvraag om toekenning van VOV wanneer de aanvraag voldoet aan de gestelde regels. De kosten van dit VOV worden grotendeels gedragen door de overheid: na afloop van de opleiding kan de werkgever een (gedeeltelijke) terugbetaling bekomen van de loonkost voor de toegekende uren VOV.

Het VOV is de opvolger van het Betaald educatief verlof (afgekort: BEV) en is op 1 september 2019 van start gegaan in Vlaanderen. Dit belet niet dat een aantal regels in het kader van BEV ook van toepassing blijven voor het VOV, zoals de planning van het BEV, het behoud van het recht op loon (beperkt tot een maximaal bedrag) en de ontslagbescherming. Voor meer info over de regeling van het BEV verwijzen wij u naar ons ander artikel terzake.

2. Welke werknemerscategorieën uit de privésector kunnen VOV aanvragen?

1. Enkel werknemers komen in aanmerking voor VOV. Worden gelijkgesteld met werknemers: de personen die, anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst, arbeid verrichten onder het gezag van één of meer personen.

2. De werknemer moet tewerkgesteld zijn in een in het Vlaamse Gewest gelegen vestigingseenheid. De vestigingseenheid zoals ingegeven in de DmfA zal hierbij bepalend zijn.

3. De werknemer moet minstens 50 % tewerkgesteld zijn. Deze voorwaarde geldt voortaan voor iedereen, dus zowel voor de werknemer met een variabel uurrooster als voor de werknemer met een vast uurrooster. Als referentie neemt men het tewerkstellingspercentage in de maand september van het betrokken opleidingsjaar. In tweede orde, indien het tewerkstellingspercentage in september minder dan 50% bedraagt, kijkt men naar het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de eerste opleiding (van de betrokken werknemer in het betrokken schooljaar) start.

4. Bijkomende voorwaarde i.g.v. tewerkstelling met een halftijds vast uurrooster: indien de werknemer een tewerkstellingspercentage heeft van exact 50%, geldt nog een bijkomende voorwaarde. In dat geval moet de werknemer tewerkgesteld zijn met een uurrooster dat minstens gedeeltelijk samenvalt met de lesuren/examens, opdat hij recht zou hebben op VOV.

3. Welke opleidingen geven recht op VOV?

De volgende opleidingen geven recht op VOV:

  1. een arbeidsmarktgerichte opleiding die:
    • geregistreerd is in de 'opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives'. De geregistreerde opleidingen hebben een registratienummer beginnend met ODB-…;
    • waarvoor de werknemer minstens 3 studiepunten of 32 contacturen of lestijden ingeschreven is binnen een periode van 1 jaar (= 365 dagen). Opmerking: de werknemer mag verschillende modules bij een eenzelfde opleidingsverstrekker combineren om te voldoen aan dit minimum. Voor het schooljaar 2021-2022 en 2022-2023 mag de werknemer zelfs modules combineren van verschillende opleidingsverstrekkers om aan dit minimum te komen;
    • gevolgd wordt via diplomacontract of creditcontract (examencontracten zijn uitgesloten voor recht op VOV!);
    • voldoet aan de eventuele bijkomend gestelde, specifieke voorwaarden voor de betrokken opleiding.
  2. een loopbaangerichte opleiding (d.i. een opleiding die aangeraden wordt in het persoonlijk ontwikkelingsplan tijdens het volgen van loopbaanbegeleiding) die:
    • verstrekt wordt door een dienstverlener die geregistreerd is als gekwalificeerd dienstverlener. Vanaf 2 september 2021 geldt enkel de kwaliteitsregistratie WSE;  
    • en die minstens 32 contacturen of lestijden, of minstens 3 studiepunten omvat;
  3. een mentoropleiding die geregistreerd is in de opleidingsdatabank;
  4. examens bij de Vlaamse examencommissie die geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank;
  5. examens die georganiseerd zijn door de Vlaamse Gemeenschap om eerder verworven competenties te erkennen (ervaringsbewijs), en die geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank.

4. Hoeveel uren mag de werknemer afwezig zijn in het kader van VOV?

Om te bepalen hoeveel uren een werknemer mag afwezig zijn in het kader van VOV, moeten er twee stappen worden gevolgd:

STAP 1: bepaal het persoonlijk maximum aantal op te nemen uren per schooljaar

Algemeen

Het persoonlijk maximaal aantal op te nemen uren VOV van een werknemer per schooljaar is afhankelijk van het tewerkstellingspercentage van de werknemer in de maand september en kan nooit hoger liggen dan 125 uren.

Indien de werknemer in september minstens aan 50% werkt, moet het tewerkstellingspercentage van de werknemer vermenigvuldigd worden met 125 om het maximaal aantal op te nemen uren VOV per schooljaar te bepalen.

Bvb. een werknemer werkt aan 80% in september: maximum aantal uren VOV per schooljaar = 0,8 x 125 = 100 uren.

Indien het tewerkstellingspercentage in september minder dan 50% bedraagt, moet er gekeken worden naar het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de eerste opleiding (van de betrokken werknemer in het betrokken schooljaar) start zoals vermeld op het inschrijvingsattest. Alleen wanneer dit tewerkstellingspercentage minstens 50% bedraagt, is er recht op VOV en moet men het tewerkstellingspercentage van de werknemer vermenigvuldigd worden met 125 om het maximaal aantal op te nemen uren VOV per schooljaar te bepalen.

Specifiek voor schooljaar 21-22 en 22-23: bijkomend krediet voor opleidingen met gebruik van gemeenschappelijk initiatiefrecht

Tijdens het schooljaar 21-22 en 22-23 krijgen werkgevers een grotere rol in het aanmoedigen van werknemers tot het volgen van opleidingen. Er wordt namelijk voorzien in een initiatiefrecht voor werkgevers om opleidingen voor te stellen aan hun werknemers. Het betreft hier wel een gemeenschappelijk initiatiefrecht: de werkgever kan de werknemer niet verplichten tot het volgen van de opleiding en het akkoord van de werknemer is bijgevolg steeds vereist.

De opleidingen die de werkgever voorstelt aan de werknemer hoeven niet gerelateerd te zijn aan de huidige job. Opleidingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huidige job zijn en blijven ten laste van de werkgever!

Als de werknemer akkoord gaat met het volgen van een opleiding op voorstel van de werkgever, dan krijgt hij een aanvullend recht op maximaal 125 uur Vlaams opleidingsverlof.

Meer bepaald zal een werknemer recht hebben op een maximum van 125 uur voor een opleiding op eigen initiatief én op maximaal 125 uur voor een opleiding op initiatief van de werkgever. De werknemer zal dan in totaal 250 uur Vlaams opleidingsverlof kunnen genieten.

Het aandeel van elke opleiding (opleiding op initiatief van de werknemer enerzijds en opleiding op initiatief van de werkgever anderzijds) blijft wel beperkt tot elk 125 uur. Dat betekent bvb. dat wanneer een werknemer op eigen initiatief een opleiding wenst te volgen van 150 uur en daarnaast ook een opleiding op initiatief van de werkgever van 100 uur, hij in totaal recht zal hebben op 225 uur Vlaams opleidingsverlof.

Het initiatief moet per opleiding en per terugbetalingsaanvraag aangegeven worden in het WSE-loket.

STAP 2: bepaal het concrete aantal uren VOV dat de werknemer kan opnemen voor de opleiding

Het concrete aantal uren dat de werknemer kan opnemen voor een bepaalde opleiding, hangt af van het type opleiding dat de werknemer volgt en/of de examens die hij aflegt:

  1. Opleidingen gebaseerd op lesuren (= opleidingen van Syntra, VDAB, vakbonden, privéopleidingsverstrekkers en opleidingen van hogescholen die met uren geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank): het aantal uren VOV is gelijk aan het aantal lesuren dat de werknemer aanwezig is in de les totdat zijn persoonlijke maximum per schooljaar is bereikt. Opdat er recht is op VOV is er regelmatige aanwezigheid vereist en is de werknemer verplicht om deel te nemen aan de eindbeoordeling indien deze is voorzien.
  2. Opleidingen gebaseerd op studiepunten bij het Vlaams hoger onderwijs (= postgraduaten en opleidingen met registratienummer ODB-X (bachelors, masters,...) in de opleidingsdatabank): per afgelegd studiepunt is er recht op 4 uren VOV (6 uren voor HBO5-opleidingen en graduaten) tot het persoonlijke maximum per schooljaar is bereikt. Het VOV wordt dus niet berekend op basis van de aanwezige lesuren. De werknemer is verplicht om deel te nemen aan de eindbeoordeling om recht te hebben op VOV.
  3. Opleidingen gebaseerd op lestijden bij centra voor volwassenenonderwijs (CVO) (= opleidingen met registratienummer ODB-Y… in de opleidingsdatabank): per ingeschreven lestijd/lesuur (aantal lestijden zoals vermeld op het inschrijvingsattest) is er recht op 1 uur VOV totdat het persoonlijke maximum per schooljaar is bereikt. Het VOV wordt dus niet berekend op basis van de aanwezige lesuren. De werknemer is verplicht om deel te nemen aan de eindbeoordeling om recht te hebben op VOV.
  4. Het afleggen van examens bij de examencommissie (= opleidingen met registratienummer ODB-1001623 in de opleidingsdatabank): per examen dat afgelegd wordt bij de examencommissie is er recht op 8 uren VOV totdat het  persoonlijke maximum per schooljaar is bereikt.
  5. Het afleggen van examens voor erkenning van verworven competenties (ervaringsbewijzen EVC) (= opleidingen met registratienummer ODB-P00002 in de opleidingsdatabank): per traject is er recht op 16 uren VOV totdat uw persoonlijke maximum per schooljaar is bereikt.

De Vlaamse overheid stelt een simulator ter beschikking waarmee u kan berekenen op hoeveel uren VOV uw werknemer voor een bepaalde opleiding recht heeft.

5. Wanneer en volgens welke regels mag de werknemer afwezig zijn in het kader van VOV?

Periode waarbinnen het VOV kan opgenomen worden

Het VOV mag opgenomen worden vanaf één dag vóór de start van de opleiding tot en met twee dagen na het einde van de opleiding of na het laatste examen. De start- en einddatum die op het inschrijvingsattest vermeld worden zijn bepalend. 

Als er op het inschrijvingsattest verschillende modules vermeld staan, dan kan het VOV opgenomen worden van één dag voor de start van de eerste module tot 2 dagen na het einde van de laatste module of het laatste examen.

Concreet kan het VOV opgenomen worden voor:

  • het bijwonen van lessen en/of examens:
    • die samenvallen met het uurrooster
    • die niet samenvallen met het uurrooster (behalve indien het gaat om een vast halftijds uurrooster)
  • de verplaatsing naar de lessen en/of de examens (behalve indien de werknemer tewerkgesteld is met een vast halftijds uurrooster)
  • studie (behalve indien de werknemer tewerkgesteld is met een vast halftijds uurrooster)

Werkt de werknemer exact 50% met een vast uurrooster, dan kan hij alleen VOV opnemen tijdens de werkuren die samenvallen met lesuren (of examens., stage,..).

Planning van het verlof

Voor de opname van VOV moet er een planning worden opgemaakt (= omkadering waarbinnen de verschillende individuele aanvragen van werknemers behandeld worden).

Het VOV is een recht voor de werknemer: de werkgever kan de opname bijgevolg niet weigeren, maar de planning van het verlof moet in overleg met de werkgever gebeuren.

Het VOV wordt op het vlak van de onderneming gepland door de ondernemingsraad of, bij ontstentenis hiervan, in gemeenschappelijk overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging van de onderneming, of bij ontstentenis hiervan, in gemeenschappelijk overleg tussen de werkgever en de werknemers.

Bij de planning van het VOV moet zowel rekening gehouden worden met de noodzaken van de arbeidsorganisatie binnen de onderneming, als met de belangen en de situatie van elke werknemer afzonderlijk. Er moet zoveel mogelijk op gelet worden dat de cursustijd niet samenvalt met de arbeidstijd. De collectieve planning van de afwezigheden heeft in principe voorrang op de individuele planning van dezelfde afwezigheden, maar ze mag geen afbreuk doen aan het recht van de werknemer om het volledige VOV waarop hij aanspraak heeft op te nemen.

Kan er geen overeenstemming worden bereikt tussen de werkgever en de werknemer, dan wordt het geschil voorgelegd aan het Toezicht op de Sociale Wetten, die een beslissing zal nemen wanneer haar verzoeningsopdracht mislukt.

Om te vermijden dat gelijktijdige afwezigheden tot gevolg hebben dat de goede werking van de onderneming in het gedrang komt, bevat de wet specifieke planningsregels:

  • in de ondernemingen die minder dan 20 werknemers tewerkstellen, kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10 % van het totaal aantal werknemers. Tenminste één werknemer moet de toestemming krijgen om afwezig te zijn;
  • in de ondernemingen die 20 tot 50 werknemers tewerkstellen, kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10 % van de werknemers die dezelfde functie uitoefenen. Tenminste één werknemer per functie moet de toestemming krijgen om afwezig te zijn;
  • in de ondernemingen die meer dan 50 werknemers tewerkstellen, kan de werkgever zich verzetten tegen de gelijktijdige afwezigheid van meer dan 10 % van de werknemers die dezelfde functie uitoefenen, met dien verstande dat ten minste één werknemer per functie de toestemming moet krijgen om wegens die reden afwezig te zijn en op voorwaarde dat de ondernemingsraad vooraf heeft vastgesteld wat onder "dezelfde functie" moet worden verstaan.

6. Welk loon ontvangt de werknemer tijdens zijn afwezigheid?

Een werknemer die VOV geniet, heeft recht op behoud van zijn normale loon, maar begrensd tot een bepaald bedrag.

Voor het schooljaar 2022-2023 voorziet een ontwerp van koninklijk besluit in de begrenzing van het bedrag van het normale loon dat de werknemer ontvangt voor de uren VOV op 3.170 euro bruto per maand. Dat betekent concreet dat wanneer een werknemer meer verdient dat 3.170 euro bruto per maand, de werkgever het loon voor de uren VOV mag beperken tot dit maximumbedrag.

7. Welke voorwaarden moet de werknemer vervullen om VOV te genieten?

Tijdige aanvraag

De werknemer moet het VOV tijdig aanvragen bij zijn werkgever. Hij bezorgt daartoe zijn werkgever het inschrijvingsattest dat hem binnen de 8 dagen na inschrijving wordt bezorgd door de opleidingsverstrekker:

  • uiterlijk op 31/10 voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden;
  • uiterlijk 15 dagen na inschrijving voor alle andere opleidingen;
  • uiterlijk 15 dagen na indiensttreding bij verandering van werkgever. 

Nauwgezet de opleiding volgen

Om recht te hebben op VOV, moet de werknemer de opleiding nauwgezet volgen. Dit betekent concreet:

  1. dat de werknemer tijdens een schooljaar niet meer dan 10% van de lessen ongewettigd afwezig mag zijn. Enkel voor reguliere opleidingen van hogescholen, CVO’s en postgraduaten geldt deze vereiste niet, voor alle andere opleidingen wel;
  2. dat de werknemer moet deelnemen aan de eerste eindbeoordeling in geval van een opleiding die een eindbeoordeling voorziet. Neemt de werknemer niet deel, dan heeft hij geen recht op VOV en zijn alle uren VOV onterecht opgenomen. Er is dan ook geen recht op terugbetaling voor de werkgever.

Een eindbeoordeling is niet alleen een examen maar kan bvb. ook een stage zijn, afhankelijk van wat de opleidingsverstrekker beschouwt als een eindbeoordeling.

De opleidingsverstrekkers leveren in het kader van VOV geen papieren attesten van nauwgezetheid af maar dienen deze gegevens online in bij het DWSE (Departement Werk en Sociale Economie). De werkgever heeft bijgevolg geen zicht op deze gegevens. Vandaar dat de werknemer een aantal bijkomende plichten heeft, zowel ten aanzien van de werkgever als ten aanzien van de opleidingsverstrekker.

Verplichtingen tegenover de werkgever

De werknemer is verplicht om de werkgever op de hoogte te brengen als hij niet aanwezig was in de les (voor opleidingen waarbij verplichte aanwezigheid vereist is). Zijn afwezigheid heeft immers invloed op het op het aantal uren VOV waarop hij recht heeft.

Ook als de werknemer niet deelneemt aan de eindbeoordeling wanneer deze voorzien is of wanneer hij de opleiding stopzet, moet hij zijn werkgever hiervan verwittigen.

Tot slot moet de werknemer er zelf over waken dat hij niet meer uren VOV opneemt dan waar hij recht op heeft. Hij moet daartoe zelf zijn uren aan- en afwezigheid bijhouden voor opleidingen waarbij aanwezigheid vereist is en de afwezigheidsattesten 3 jaar bewaren. Deze attesten kunnen door het departement WSE opgevraagd worden.

Als blijkt dat de werknemer ten onrechte VOV opnam doordat hij bvb. niet deelnam aan de eindbeoordeling, dan kan de werkgever het ten onrechte uitgekeerde loon terugvorderen van zijn werknemer.

Verplichtingen tegenover de opleidingsverstrekker

De werknemer is verplicht om de opleidingsverstrekker op de hoogte te brengen als hij VOV wil opnemen. De opleidingsverstrekker zal dan de aanwezigheden aan het departement WSE doorgeven. Ook als de werknemer niet aanwezig kan zijn in de les (gewettigd of ongewettigd) of de opleiding wil stopzetten, dan moet hij de opleidingsverstrekker hiervan op de hoogte brengen.

Sanctie

Als de werknemer de opleiding niet nauwgezet volgt en méér uren VOV opneemt dan waar hij recht op heeft, dan zal er als sanctie 25% worden afgetrokken van zijn eerstvolgende recht op VOV.

8. Kan de werkgever het recht op VOV weigeren?

VOV is een recht van de werknemer. Dat betekent concreet dat wanneer de werknemer aan alle gestelde voorwaarden voldoet, dat de werkgever het VOV niet kan weigeren.

Enkel wanneer:

  • in de onderneming een collectieve planning werd opgesteld
  • én de werknemer volgt een opleiding die georganiseerd is per schooljaar
  • én de werknemer bezorgt het inschrijvingsattest na 31 oktober

kan het recht op VOV door de werkgever geweigerd worden.

9. Mag de werkgever een werknemer ontslaan die een aanvraag voor VOV heeft ingediend?

De werknemer die VOV aanvraagt, is beschermd tegen ontslag vanaf de indiening van de aanvraag tot het einde van de opleiding. De werkgever mag hem niet ontslaan, tenzij om gegronde redenen die vreemd zijn aan de aanvraag van VOV.

Als de werkgever niet kan bewijzen dat de redenen van ontslag vreemd zijn aan de aanvraag van VOV, dan moet hij een beschermingsvergoeding betalen die overeenstemt met 3 maanden loon bovenop de opzeggingsvergoeding.

10. Wat moet de werkgever doen om gedeeltelijke terugbetaling te bekomen van het loon en de sociale bijdragen die tijdens het VOV werden betaald?

Om de terugbetaling te bekomen van de loonkost voor de opgenomen uren VOV, moet de werkgever een terugbetalingsaanvraag indienen.

Bij wie?

De terugbetalingsaanvraag moet ingediend worden in het WSE-loket en dit ten vroegste 3 maanden vóór de start van de opleiding.

U kan hiervoor contact opnemen met uw Payroll Advisor.

Deadline?

Terugbetalingsaanvragen voor opleidingen tijdens het schooljaar 2022-2023 moeten ingediend worden binnen de normale wettelijke termijn van 3 maanden na startdatum.

Hoeveel?

De werkgever kan een forfaitair bedrag van 21,30 euro per uur VOV terugbetaald krijgen.