Om van hun woning naar het werk te gaan, maken de meeste werknemers kosten waarin de werkgever heel vaak moet tussenkomen. Om te weten of hij echt verplicht is om in deze kosten tussen te komen, moet de werkgever over de volgende twee elementen beschikken:
- welk vervoermiddel de werknemer gebruikt
- het aantal kilometers die de werknemer aflegt.
Deze informatie moet up-to-date gehouden worden, zelfs al lijkt ze onschuldig; hiermee wordt vermeden dat de werkgever soms ingewikkelde regularisaties moet aanbrengen.
Indien de werknemer het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) of de fiets gebruikt, is de werkgever verplicht om tussen te komen in de vervoerkosten. De verplichting valt weg als de werknemer zijn eigen wagen gebruikt en als er niets voorzien is in een CAO op het sectorale niveau.
Om goed op de hoogte te zijn van de bepalingen van toepassing in uw sector, gelieve onze sectorale documentatie te raadplegen, meer bepaald hoofdstuk 12.
Op basis van de verschillende vervoermiddelen die de werknemers kunnen gebruiken, hebben we de werkgeversbijdrage in de vervoerkosten opgesomd.
1. Wat is de minimale werkgeversbijdrage in de vervoerkosten?
1.1. Treinverkeer
De werknemers die met de trein van hun woning naar het werk gaan krijgen automatisch een tegemoetkoming van de werkgever in de kosten die zij maken zonder dat er een minimumafstand dient te worden afgelegd.
De tussenkomst van de werkgever in de prijs van het gebruikte vervoerbewijs wordt berekend op basis van de tabel met forfaitaire bedragen, opgenomen in de CAO nr. 19/9 gesloten in de Nationale Arbeidsraad. Tweejaarlijks wordt er over de aanpassing van de tabel met forfaitaire bedragen onderhandeld. Tot op heden werden de bedragen geldig sinds 1 juli 2019 niet gewijzigd.
De bovenvermelde schaal vindt u terug in onze sectorale documentatie, PC nr. 300 (Nationale Arbeidsraad), onder de rubriek: Cijfergegevens/ Barema's vervoerkosten. Die schaal wordt toegepast als er geen sectorale CAO bestaat die minstens een gelijkwaardig voordeel voorziet.
Raadpleeg onze sectorale documentatie op onze website, meer bepaald hoofdstuk 12, om zeker te zijn dat er in uw sector geen hogere bedragen dan de bovenvermelde gelden.
Nieuwigheden in zicht?
Voor werknemers die zich gemiddeld 2 tot 3 keer per week naar hun werk verplaatsen, biedt de NMBS een nieuw soort abonnement aan: het Flex-Abonnement. Het is echter niet duidelijk hoe de werkgever zal moeten tussenkomen in de kosten van dit nieuwe abonnement. Er zijn discussies gaande binnen de Nationale Arbeidsraad.
De tarieven voor de treinkaarten verhogen vanaf 1 februari 2024 met bijna 6%. Een recent akkoord binnen de regering voorziet om de impact van deze prijsstijging voor werknemers te beperken door een bijdrage van de staat en werkgevers. De sociale partners wordt gevraagd een cao af te sluiten op het niveau van de Nationale Arbeidsraad om de werkgeversbijdrage in de kosten van het woon-werkverkeer te verhogen door een federale bijdrage toe te voegen aan de inspanning die werkgevers zouden leveren.
1.2. Andere openbare vervoermiddelen (bus, metro, tram)
De werknemers die met andere openbare vervoermiddelen van hun woning naar het werk gaan krijgen automatisch een tegemoetkoming van de werkgever in de kosten die zij maken zonder dat er een minimumafstand dient te worden afgelegd.
Het bedrag van die tegemoetkoming zal evenwel verschillen naargelang de vervoerprijs evenredig is met de afstand of vast ongeacht de afstand:
- Indien de vervoerprijs evenredig is met de afstand, dan is de tegemoetkoming van de werkgever gelijk aan de tegemoetkoming in de prijs van de treinkaart (sociaal abonnement) voor een zelfde afstand zonder hoger te zijn dan 75 % van de werkelijke vervoerprijs.
- Indien de prijs vast is, dan is de tegemoetkoming van de werkgever een forfaitair bedrag dat begrensd is op 71,8% van de prijs die daadwerkelijk door de werknemer wordt betaald zonder hoger te kunnen zijn dan de tegemoetkoming in het gebruik van een treinkaart voor een afstand van 7 km.
Denk er echter aan om onze sectorale documentatie, meer bepaald hoofdstuk 12, te raadplegen op onze website om zeker te zijn dat uw sector geen voordeligere tussenkomst voorziet voor de werknemer.
1.3. Een combinatie van openbare vervoermiddelen
Het is ook mogelijk dat de werknemer verschillende openbare vervoermiddelen gebruikt. In dat geval moet men kijken naar het vervoerbewijs dat werd afgeleverd.
één vervoerbewijs
Indien de werknemer gebruik maakt van de trein in samenhang met één of meer andere openbare vervoermiddelen en als er slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd om de totale afstand af te leggen zonder dat er een onderverdeling is per gebruikt vervoermiddel, dan zal de tegemoetkoming van de werkgever gelijk zijn aan de schaal van tegemoetkomingen in de prijs van een treinkaart.
meerdere vervoerbewijzen
In alle andere gevallen worden de tegemoetkomingen van de werkgever voor elk vervoermiddel samengeteld om zijn totale tegemoetkoming te bekomen.
1.4. Privé-vervoer
De nationale arbeidsraad voorziet geen verplichte tussenkomst in de vervoerkosten voor privé-vervoer. Maar een aantal werkgevers moeten toch in de vervoerkosten voor privé-vervoer tussenkomen omdat een sectorale CAO de terugbetaling van deze kosten voorziet.
We raden u aan onze sectorale documentatie, meer bepaald hoofdstuk 12, te raadplegen.
1.5. Fiets
Sinds 1 mei 2023 is een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer verplicht voor alle werknemers via de collectieve arbeidsovereenkomst nr 164 die de toekenning van een fietsvergoeding in de private sector veralgemeent (zie ons artikel erover).
De nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst is aanvullend. Ze is dus enkel van toepassing indien er nog geen collectieve arbeidsovereenkomst in verband met een fietsvergoeding bestaat.
In de sectoren en ondernemingen die een collectieve arbeidsovereenkomst hebben gesloten waarin wordt voorzien in de toekenning van een specifieke vergoeding voor het woon-werkverkeer met de fiets, blijft deze collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing wat betreft de toekenningsvoorwaarden en het bedrag (zelfs indien dit lager is).
Raadpleeg hoofdstuk 12 van de sectorale documentatie van uw sector om uw verplichtingen te kennen.
2. Tijdstip en modaliteiten van terugbetaling
De tegemoetkoming van de werkgever wordt maandelijks betaald aan de werknemers die een maandabonnement hebben of volgens de betaalperiode die gebruikelijk is bij de wekgever voor wat betreft de vervoerbewijzen die geldig zijn voor een andere periode.
De terugbetaling zal gebeuren na voorlegging van de vervoerbewijzen die worden afgeleverd door de vervoermaatschappijen.
3. Moet men ook de vervoerskosten in het buitenland terugbetalen?
Wanneer de werknemer gebruik maakt van één of meer openbare vervoermiddelen op het grondgebied van een andere lidstaat, is de bijdrage van de werkgever in de prijs van dit vervoermiddel of die vervoermiddelen voor het vervoer van de woonplaats tot de Belgische grens gelijkwaardig aan de bijdrage die het resultaat zou zijn van de toepassing van de berekeningswijze voor eenzelfde afstand binnen de Belgische landgrenzen.
4. Prioriteiten voor de kosteloosheid van het vervoer woonplaats-plaats van tewerkstelling in de particuliere sector
Sinds 1 januari 2005 hebben de ondernemingen van de particuliere sector de mogelijkheid om aan hun personeel de kosteloosheid van het gemeenschappelijk vervoer aan te bieden (Spoorwegen in tweede klasse, vervoer met aansluiting dat door STIB wordt georganiseerd).
Er zijn twee voorwaarden te vervullen:
- een overeenkomst "derdebetaler" sluiten met de NMBS (en dit uiterlijk op 30 oktober van het jaar N-1);
- en ten minste 80% van de prijs van de treinkaart op 1 januari van het jaar N ten laste nemen.
Neem contact op met de NMBS indien u meer informatie wenst.
5. Wat zijn de risico’s indien u uw verplichtingen niet nakomt ?
De regelingen die u verplichten om de woon-werkvervoerkosten van uw werknemers terug te betalen, zijn voorzien in CAO’s die kracht van wet hebben omdat ze verbindend verklaard werden door een koninklijk besluit. Daardoor kan het niet-respecteren van deze bepalingen leiden tot vervolging (nadat een proces-verbaal opgemaakt werd door de Inspectie van Sociale Wetten) of tot het betalen van zware administratieve boetes. In ieder geval kan de benadeelde werknemer u een regularisatie vragen voor de vervoerkosten die sinds zijn indiensttreding niet terugbetaald werden.
6. Wat moet u doen om in orde te zijn ?
Vraag bij elke indiensttreding hoe uw nieuwe werknemer naar het werk komt. Vraag hem ook om bewijzen van de veroorzaakte kosten te verschaffen. Geef deze informatie door aan uw payroll advisor zodat hij de regels die in uw sector op het gebied van de vervoerkosten bestaan, correct kan toepassen.