Toekenning van extrawettelijke vakantiedagen aan werknemers: waarmee moet je rekening houden?

Bovenop de wettelijke vakantiedagen kunnen werknemers extrawettelijke vakantiedagen genieten. Als de sector waarin de werknemer zich bevindt dat voorziet, dan bepaalt de sector de spelregels voor de toekenning ervan. Bij afwezigheid van sectorale afspraken, kan de werkgever dit ook op eigen initiatief toekennen en bepaalt hij zelf de spelregels.

De vakantiewetgeving voorziet vier weken vakantie voor werknemers die gedurende het volledige vorige kalenderjaar (= vakantiedienstjaar) gewerkt hebben. Het is niet mogelijk om minder dan vier weken vakantie toe te kennen. Meer vakantiedagen toekennen als beloning of motivator is daarentegen wél mogelijk. Deze bijkomende of extrawettelijke vakantiedagen kunnen op verschillende manieren worden toegekend. Er geldt geen specifieke wettelijke regeling aangezien de reglementering op de jaarlijkse vakantie hierop niet van toepassing is.

1. Sectorale extrawettelijke vakantiedagen

Extrawettelijke vakantiedagen kunnen zowel op sectoraal als op ondernemingsniveau worden toegekend.

Wanneer de extrawettelijke vakantiedagen worden toegekend op sectoraal niveau, moeten de spelregels  van de sectorale collectieve arbeidsovereenkomst gevolgd worden. Je kan deze informatie  per sector terugvinden op www.groups.be – sectorale documentatie – paritaire comités – hoofdstuk 10.

2. Extrawettelijke vakantiedagen op ondernemingsvlak

Wanneer er niets wordt voorzien op sectoraal niveau, kan de werkgever ook zelf overgaan tot het toekennen van bijkomende vakantiedagen. Hij moet dan de voorwaarden vastleggen:

• Ofwel in een collectieve arbeidsovereenkomst;
• Ofwel in het arbeidsreglement;
• Ofwel in de individuele arbeidsovereenkomst.

2.1 Geen discriminatie

Bijkomende vakantiedagen mogen echter niet lukraak worden toegekend. Er mag namelijk geen discriminerend onderscheid worden gemaakt tussen werknemers op basis van volgende verboden criteria uit de antidiscriminatiewetgeving: geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, een fysieke of genetische eigenschap en sociale afkomst. De toekenning moet dus steeds gebeuren aan een “objectief afgebakende categorie van werknemers”.

Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om enkel extra vakantiedagen toe te kennen aan alle mannen of aan alle Belgische werknemers binnen de onderneming. Op deze manier zouden vrouwen of buitenlandse werknemers gediscrimineerd worden. Het is daarentegen wel mogelijk om vakantiedagen toe te kennen op basis van bijvoorbeeld anciënniteit, het niveau van de functie, de aard van de functie, de graad van aanwezigheid…

2.2 Bepalen van de modaliteiten

De modaliteiten omtrent de toekenning van extrawettelijke vakantiedagen worden best op voorhand vastgelegd aangezien dit niet wordt geregeld door de wet. Dit zal ervoor zorgen dat discussies achteraf vermeden worden. De werkgever is vrij om dit zelf te bepalen.

Denk bijvoorbeeld aan bijkomende vakantiedagen die de werknemer mag opnemen in functie van zijn anciënniteit in de onderneming. In dit geval wordt best op voorhand bepaald vanaf wanneer de vakantiedagen worden toegekend (bv. het ogenblik waarop de anciënniteit wordt bereikt, op 1 januari van het jaar waarin de anciënniteit zal worden bereikt, het jaar volgend op het jaar waarin de anciënniteit werd bereikt…).

De werkgever kan ook verwijzen naar de regels volgens dewelke de wettelijke vakantiedagen worden toegekend.  Zo kan in een pro rata toekenning van bijkomende vakantiedagen worden voorzien voor deeltijdse werknemers en voor werknemers die geen volledig kalenderjaar werken omdat ze tijdens het jaar in of uit dienst treden of afwezigheidsdagen hebben die niet gelijkgesteld worden met effectief gepresteerde dagen voor het recht op wettelijke vakantie.

Er kan ook voorzien worden wanneer de bijkomende vakantiedagen mogen of moeten worden opgenomen (bv. vrij te kiezen, verplicht 1 dag per maand, nooit in de maand januari, op een vastgelegde dag zoals Allerzielen of tweede kerstdag, op de verjaardag van de baas of van de onderneming…) en welke dagen eerst moeten worden opgenomen (bv. eerst de wettelijke vakantiedagen).

De werkgever voorziet daarnaast best of de extrawettelijke vakantiedagen al dan niet kunnen worden overdragen naar het volgend jaar. Zo kan eventueel bepaald worden dat dit mogelijk is, hoeveel vakantiedagen er maximum mogen worden overgedragen en binnen welke termijn deze overgedragen dagen moeten worden opgenomen (bv. binnen de eerste 3 maanden van het volgende kalenderjaar, binnen het volledige volgende kalenderjaar…). Het is ook mogelijk om in een verbod op overdraagbaarheid te voorzien waardoor de werknemer verplicht wordt om zijn bijkomende vakantiedagen vóór het einde van het vakantiejaar op te nemen, zo niet is hij ze kwijt.

Er kan bijkomend voorzien worden dat extrawettelijke vakantiedagen enkel kunnen genomen worden als de werknemer in dienst is en bijgevolg verloren gaan in geval van uitdiensttreding van de werknemer.

2.3 Betaling van het loon en extralegale vergoedingen

Extrawettelijke vakantiedagen zijn over het algemeen betaalde vakantiedagen. De werknemer zal dus het gewone loon voor de extrawettelijke vakantiedagen ontvangen. Op dat loon zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen en fiscale inhoudingen verschuldigd.

In tegenstelling tot de wettelijke vakantiedagen, is het niet verplicht om dubbel vakantiegeld te betalen voor extrawettelijke vakantiedagen. Moest de werkgever dit willen doen dan moet hij ook de regels daaromtrent duidelijk bepalen. Op dit dubbel vakantiegeld zijn wel de normale sociale zekerheidsbijdragen en fiscale inhoudingen verschuldigd.

De uitbetaling of een eventueel verbod op uitbetaling van niet-opgenomen extrawettelijke vakantiedagen op het einde van het vakantiejaar (bv. omwille van ziekte) kan vrij worden bepaald. Daarnaast wordt ook best vastgesteld of er een financiële compensatie wordt voorzien voor niet-opgenomen vakantiedagen naar aanleiding van een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De werkgever kan hier zonder probleem vastleggen dat zowel het opnemen van de vakantiedagen als het loon ervoor verloren gaat.

2.4 Mogelijke vormen van extrawettelijke vakantie

a. Anciënniteitsvakantie

Wanneer een werknemer een aantal jaren dienst heeft in de onderneming, is het mogelijk om dit te belonen door extra vakantiedagen toe te kennen, beter gekend als de anciënniteitsvakantie. Wanneer er een cao werd afgesloten op sectoraal niveau, kan de werkgever er steeds voor kiezen om meer dagen te schenken. De werkgever kan echter niet afwijken van de sectorale regeling in het nadeel van de werknemer.

Het is belangrijk om bij de toekenning van de anciënniteitsvakantie te specifiëren wat er precies wordt verstaan onder een “ononderbroken anciënniteit”. Denk bv. aan de situatie waarbij een werknemer ontslag neemt om voor een andere werkgever te gaan werken en hierna terugkeert naar de onderneming of denk aan een werknemer die gedurende een bepaalde periode als uitzendkracht heeft gewerkt vooraleer er een vast contract wordt aangeboden.

Voorbeeld: er kan één bijkomende vakantiedag per vijf, zeven, tien, … jaar anciënniteit worden toegekend en deze anciënniteit moet bereikt worden op 1 januari van het betrokken vakantiejaar.

b. Eindeloopbaandagen en loopbaanvakantie

Om oudere werknemers te behouden en te motiveren kunnen er extra vakantiedagen worden toegekend afhankelijk van de leeftijd. Dit kan kaderen binnen het werkgelegenheidsplan om de arbeidsparticipatiegraad van werknemers van 45 jaar en ouder te verhogen. Het is ook mogelijk om eventueel een bijkomende anciënniteitsvoorwaarde op te leggen.

Voorbeeld: er kan één dag loopbaanvakantie worden toegekend per jaar vanaf het kalenderjaar waarin de werknemer 55 jaar wordt en een tweede dag vanaf het kalenderjaar waarin hij 58 jaar wordt.

c. Flex- of cafetariaplan

Werkgevers kunnen ook gebruik maken van flexibele verloning oftewel het zogenaamde flex- of cafetariaplan om extrawettelijke vakantiedagen toe te kennen. Hierbij kan een deel van het loon (zoals de eindejaarspremie of bepaalde premies/bonussen) worden ingeruild voor extrawettelijke voordelen zoals bijkomende vakantiedagen. Zo heeft een werknemer de vrijheid om opties te kiezen naargelang zijn eigen behoeften.

Het flex- of cafetariaplan kan eventueel ook gekoppeld worden aan een bonusplan. In dit geval wordt een voordeel toegekend op basis van punten. Een werknemer kan deze verworven punten inruilen voor bepaalde extrawettelijke voordelen. Op deze manier kan de werkgever de werknemer aanbieden om extra vakantiedagen te ‘kopen’ met deze punten. De punten kunnen toegekend worden op basis van een beoordeling van prestaties.

d. Onbetaalde extrawettelijke vakantie

Er kan ook onderling afgesproken worden om extrawettelijke onbetaalde vakantie toe te kennen. In dit geval is de werknemer gewettigd afwezig en kunnen er geen sancties opgelegd worden omdat de werknemer niet aan het werk is. De werkgever is vanzelfsprekend geen loon verschuldigd.

Let op, tenzij onbetaalde vakantie wordt gelijkgesteld met werken, kan dit invloed hebben op het bedrag van de eindejaarspremie of andere voordelen aangezien deze worden toegekend op basis van het aantal gewerkte of gelijkgestelde dagen. Daarnaast kan dit ook het aantal dagen wettelijke vakantie beïnvloeden waarop een werknemer recht zal hebben. De regeling omtrent Europese (aanvullende) vakantie kan hieraan wel tegemoetkomen. 

Voor de periode waarin geen sociale zekerheidsbijdragen worden betaald, worden ook geen rechten opgebouwd. Moest het aantal bijkomende onbetaalde vakantiedagen aanzienlijk zijn, zou dit gevolgen kunnen hebben voor zaken zoals pensioenopbouw, kinderbijslag, ziekteverzekering of werkloosheidsuitkeringen.