Telewerk en tussenkomsten van de werkgever: nieuwe regels!

Van 

In een recente circulaire geeft de fiscus een uitvoerige beschrijving van de tussenkomsten van de werkgever in geval van telewerk. De nieuwe regels zijn op 1 maart 2021 in werking getreden en worden ook toegepast door de RSZ.


De fiscus heeft nieuwe regels uitgewerkt voor wat betreft telewerk. Deze regels hebben betrekking op de terugbetaling door de werkgever van bepaalde kosten die door de werknemer worden gedragen en de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door de werkgever.

De fiscus bevestigt dat deze regels algemeen zijn en dus de problematiek van telewerk in het kader van de huidige pandemie overstijgen.

1. Toepassingsgebied

Onder telewerk wordt verstaan: elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

Het gaat hier dus om telewerk dat in de private lokalen van de werknemer wordt verricht. Werk dat in een satellietkantoor van de werkgever wordt verricht, is geen telewerk. Het kantoor wordt namelijk beschouwd als behorend tot de werkvloer van de werkgever.

 Bovendien zijn deze regels niet van toepassing op:

  • werknemers die buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend) thuis werken. De regels gelden enkel voor telewerk dat in het kader van normale werkdagen wordt georganiseerd;
  • bedrijfsleiders;
  • werknemers die onder bijzondere regelingen vallen zoals buitenlandse kaderleden en salary split.

2. Forfaitaire kantoorvergoeding

2.1. Kantoorkosten

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
  • printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt, enz…)
  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, enz...)
  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
  • onderhoudskosten;
  • verzekeringskosten;
  • onroerende voorheffing;
  • koffie, water, versnaperingen.

2.2. Bedrag

Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 EUR per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd (zie hierna 2.3.) telewerk verrichten op voorwaarde dat hij niet op een andere manier tussenkomt in deze kantoorkosten.

Voor de maanden april, mei en juni 2021 wordt dit maximumbedrag op 144,31 EUR per maand gebracht  (zie ons artikel daaromtrent). 

De fiscus verduidelijkt bovendien het volgende:

  • In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet in verhouding tot de arbeidstijd  worden verminderd (dit moet niet maar mag op voorwaarde dat alle deeltijdse werknemers gelijk worden behandeld);
  • Dit bedrag mag ook worden uitbetaald tijdens het normale jaarlijkse verlof;
  • De werkgever kan verschillende bedragen toekennen op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het telewerk wordt georganiseerd (objectieve categorie).

2.3. Structureel en regelmatig telewerk

Onder structureel en regelmatig telewerk verstaat men het equivalent van één werkdag per week telewerk (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd).

De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.   

Vóór deze circulaire vereiste de fiscus minstens 5 dagen telewerk per maand. De regel wordt dus versoepeld.  

In de circulaire worden voorbeelden gegeven.

Bijgevolg is niet-structureel telewerk elke vorm van telewerk waarbij niet wordt voldaan aan de voorwaarde dat minstens voor het equivalent van één werkdag per week aan telewerk moet worden gedaan.

Hier worden bijvoorbeeld werknemers beoogd die:

  • van hun normale werkuren slechts een paar uur per maand telewerken;
  • hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten (bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend) thuis administratie in orde brengen;
  • een volledige kalendermaand afwezig zijn (bijvoorbeeld bij ziekte gedurende de volledige maand, zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking, langere periodes van tijdelijke werkloosheid).  

Wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden voor structureel telewerk, dan is de forfaitaire kantoorvergoeding niet van toepassing (dus ook geen percentage ervan).

De klassieke regels moeten dan worden toegepast: dubbel bewijs (de vergoeding is bestemd tot het dekken van eigen kosten van de werkgever en werd daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed) en aanbevolen fiscale ruling.

2.4. Cumulatie met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

2.4.1. Bedoeld materiaal

Meer bepaald gaat het dan om de terugbetaling van volgende elementen (beperkende opsomming):

  • bureaustoel
  • bureautafel
  • bureaukast
  • functionele bureaulamp
  • tweede computerscherm
  • printer en/of scanner
  • toetsenbord
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball
  • hoofdtelefoon
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met een pc.      

Een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball kunnen in aanmerking komen wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair en/of informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

2.4.2. Toegelaten cumulatie

De fiscus aanvaardt dat de terugbetalingen van voormeld kantoormeubilair en/of informaticamateriaal worden beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en met de vergoeding voor kantoorkosten worden gecumuleerd, mits twee voorwaarden worden gerespecteerd:

  • ze zijn gebaseerd op werkelijke bewijsstukken en
  • ze hebben betrekking op investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

De terugbetaling kan in één keer worden verricht, maar er kan ook met de werknemer worden overeengekomen om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren (bijvoorbeeld de normale gebruiksduur). De fiscus gaat uit van de volgende normale gebruiksduur:

  • bureaustoel: 10 jaar;
  • bureautafel: 10 jaar;
  • bureaukast: 10 jaar;
  • bureaulamp: 5 jaar;
  • tweede computerscherm: 3 jaar;
  • printer en/of scanner: 3 jaar;
  • andere randapparatuur: 3 jaar.

De fiscus benadrukt dat eenmalige terugbetalingen redelijk moeten blijven:

  • de terugbetaling mag geen betrekking hebben op investeringen die een privéuitgave zijn (bijvoorbeeld plaatsing van deuren, wanden, luxueuze inrichting, enz…);
  • de terugbetaling mag de aard van eigen kosten van de werkgever niet overstijgen (bijvoorbeeld  extra grote computerschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen, enz…). Dit wordt geval per geval beoordeeld.

Opmerking: als de werkgever enkel voorziet in de terugbetaling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal gelden dezelfde principes.

2.5. Cumulatie met terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

Dezelfde principes als hierboven opgesomd gelden als de werkgever meubilair en/of materiaal ter beschikking stelt in plaats van ze terug te betalen (in cumulatie met de vergoeding of zonder).

3. Forfaitaire vergoeding voor professioneel gebruik van eigen pc en/of eigen internetaansluiting

De nieuwe fiscale circulaire herneemt de regels die al eerder van toepassing waren. Om deze vergoeding te genieten volstaat het dan ook regelmatig te telewerken. De voorwaarden voor structureel en regelmatig telewerk zoals voor kantoorkosten moeten niet vervuld zijn.

Bedrijfsleiders zijn nu uitgesloten (zie hoger punt 1).

3.1. Internet

Onder 'internetaansluiting' verstaat men alle apparatuur met betrekking tot de aansluiting van de pc op het internet, ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, VDSL, enz…). Onder 'internetabonnement' verstaat men de verstrekking door een provider of verstrekker van toegang tot het internet.

Wanneer het internet werkelijk door de werknemer wordt gebruikt in het kader van telewerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot een maximumbedrag van 20 EUR per maand.

In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet in verhouding tot de arbeidstijd worden verminderd.

3.2. Computer

Hier worden alle soorten van computerinstallaties bedoeld, namelijk zowel desktops als laptops en  tablets, evenals de randapparatuur en software die voor de verrichting van het telewerk nodig zijn.

Wanneer de privécomputer werkelijk door de werknemer wordt gebruikt in het kader van telewerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot een maximumbedrag van 20 EUR per maand.

In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet in verhouding tot de arbeidstijd worden verminderd.

3.3. Eigen tweede computerscherm, printer en/of scanner, zonder privécomputer

Wanneer enkel een tweede computerscherm en/of printer/scanner van de werknemer (beperkende opsomming) wordt gebruikt voor de beroepsactiviteit (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever), dan geldt het forfait van 20 EUR voor het gebruik van een privécomputer niet.

In dat geval kan worden aanvaard dat een vergoeding van 5 EUR per maand per item gedurende maximaal 3 jaar wordt toegekend met een absolute begrenzing van maximaal 10 EUR per maand.

In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet in verhouding tot de arbeidstijd worden verminderd.

4. Inwerkingtreding

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021, met dien verstande dat de administratie rekening zal houden met de erin opgenomen principes voor situaties van telewerk die zich hebben voorgedaan vanaf 1 januari 2020.

Bovendien doet de circulaire geen afbreuk aan rulings die op het ogenblik van inwerkingtreding al van kracht zijn.

5. En op sociaal vlak?

De RSZ heeft beslist deze circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van ter beschikking stelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.

6. Samenvattende tabellen

6.1. Kosten

Type kosten

Voorwaarden voor vrijstelling

Kantoorkosten

129,48 EUR per maand (144,31 EUR voor de maanden april, mei en juni 2021)

Professioneel gebruik van eigen pc/laptop

20 EUR per maand

Professioneel gebruik van eigen internetverbinding

20 EUR per maand

Professioneel gebruik van eigen tweede scherm, printer en/of scanner zonder privécomputer

5 EUR per maand per item maar maximum 10 EUR per maand

Andere kosten (gebruik van eigen telefoon, kantoormeubilair en of informaticamateriaal)

Op werkelijke basis te bewijzen en terug te betalen

6.2. Kantoorkosten

Voorwaarden

Regels

Bedrag

129,48 EUR per maand (144,31 EUR voor de maanden april, mei en juni 2021)

Structureel en regelmatig telewerk

Equivalent van één werkdag per week (evaluatie op maandbasis)

Pro rata bij deeltijdse tewerkstelling

Niet verplicht

Onderscheid tussen werknemers

Toegestaan indien objectieve en verantwoorde categorie

Cumulatie met kosten voor internet (20 EUR/maand)

Ja

Cumulatie met kosten voor pc (20 EUR/maand) OF voor ander item (tweede scherm, printer, scanner zonder priévcomputer: maximum 10 EUR/maand) Ja

Cumulatie met terugbetaling van de aankoopprijs of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

Ja (onder voorwaarden)

Bronnen: Circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk. Administratieve instructies RSZ - 2021/1 Tussentijdse instructies.