Kosten eigen aan de werkgever : RSZ past de kledijkosten aan

De RSZ heeft zijn tussentijdse instructies aan de werkgevers voor het 1ste kwartaal 2023 gewijzigd. Tussen de nieuwigheden, in de tabel van de forfaitaire kosten eigen aan de werkgever, werd het bedrag van de kledijkosten aangepast.

De bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen, zijn uit het loonbegrip uitgesloten. Het gaat hier uitsluitend om kosten die ten laste van de werkgever vallen, die m.a.w. veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. verplaatsingskosten, telefoon,...). De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen.

1. Terugbetaling van forfaitaire kosten

De RSZ staat de terugbetaling op forfaitaire basis enkel toe indien de werkgever kan aantonen dat het in feite onmogelijk is om het bedrag van de werkelijke kosten te bepalen, of wanneer zijn raming of zijn terugbetaling praktische problemen geeft, te wijten aan problemen van bewijs of het houden van een administratie of boekhouding die buiten proportie is in verhouding tot de terug te betalen bedragen. Men moet dan ook aantonen dat de forfaitaire vergoeding overeenstemt met de werkelijke uitgaven.

2. Instructies RSZ

De RSZ heeft in zijn instructies een lijst van de verschillende posten gepubliceerd waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast.

De RSZ herinnert eraan dat het moet gaan om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men immers niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de onderstaande forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

3. Bewijslast

In geval van betwisting zal het, sinds 1 januari 2010, voortaan de werkgever zijn die de echtheid van deze kosten moet aantonen aan de hand van bewijsstukken of elk ander bewijsmiddel (met uitzondering van de eed).

4. Tabel

Aangepaste onkostenvergoedingen voor 2023:

• Werkkledij (aankoop): 2,04 euro per dag (voorafgaand: 1,84 euro);
• Werkkledij (onderhoud): 2,04 euro per dag (voorafgaand: 1,84 euro);
• Kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage): 1,02 euro per dag (voorafgaand: 0,92 euro).

Bron: Administratieve instructies RSZ, 1ste kwartaal 2023.