Klokkenluiders: interne procedure en meldkanaal verplicht

Van  GOETHALS Augustin - Legal Advisor, op 27 Januari 2023

De nieuwe regeling die ondernemingen met meer dan 50 werknemers verplicht om een procedure, een meldkanaal en een opvolging in te richten waarmee werknemers bepaalde inbreuken op het recht van de Europese Unie in een professionele context kunnen melden, treedt in werking op 15 februari 2023. Werknemers die deze inbreuken melden, genieten een beschermingsregime.

---

De wet van 28 november 2022 over de bescherming van personen die inbreuken melden, zet de Richtlijn (EU) 2019/1937 van de Europese Unie om, waardoor de Belgische regelgeving voldoet aan de verplichtingen die de EU ter zake oplegt. Ze voorziet in gemeenschappelijke minimumnormen die een grotere doeltreffendheid van het EU-recht beogen door de mogelijkheid om inbreuken te melden en tegelijkertijd bescherming te bieden aan degenen die inbreuken melden (klokkenluiders genoemd). In het kader van een arbeidsrelatie is deze bescherming van essentieel belang voor een werknemer, aangezien hij uit angst voor represailles terughoudend zou kunnen zijn om inbreuken te melden.

1. Domeinen en meldkanalen voor inbreuken

De klokkenluider kan via twee kanalen informatie over een inbreuk communiceren.

Wanneer een klokkenluider schriftelijk of mondeling informatie communiceert over een inbreuk binnen de onderneming die hem tewerkstelt, is er sprake van een interne melding. De toegang die deze melding mogelijk maakt en die de onderneming moet inrichten, wordt het ‘(meld-)kanaal’ genoemd. De klokkenluider kan ook kiezen voor een externe melding (aan de bevoegde overheidsinstanties) of voor openbaarmaking indien de klokkenluider besluit de informatie te publiceren via een blog of door tussenkomst van een journalist. 

Krachtens de nieuwe wet zijn de domeinen waarin een melding mogelijk is (onder andere) overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, bescherming van het milieu, volksgezondheid, enz. De klokkenluider wordt slechts beschermd als hij een inbreuk meldt in verband met een of meer van deze domeinen.

Volgende domeinen zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van de wet: de nationale veiligheid, geclassificeerde gegevens, informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim, informatie tussen een advocaat en zijn cliënt, alsook de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen.

2. Welke ondernemingen

2.1 Datum en verplichting tot het oprichten van een meldkanaal

De ondernemingen die verplicht een meldkanaal moeten inrichten, zijn de ondernemingen die behoren tot de privésector en die ten minste 50 werknemers tewerkstellen. Met ‘onderneming’ bedoelt de wet de juridische entiteit.

Deze drempel is echter niet van toepassing op:

• ondernemingen actief in de financiële sector;
• ondernemingen actief in het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Deze ondernemingen zijn verplicht om een intern meldkanaal in te richten ongeacht het aantal werknemers dat ze tewerkstellen. 

Voor ondernemingen met meer dan 250 werknemers, geldt een bijkomende verplichting: deze zullen anonieme meldingen mogelijk moeten maken.

Ten slotte hangt de termijn waarin ondernemingen hun verplichtingen inzake procedure en meldkanaal moeten nakomen, af van het aantal werknemers.

Aantal werknemers	Soort verplicht kanaal	Datum van nakoming
Ondernemingen met minder dan 50 werknemers	Geen (met uitzondering van de financiële sector, de sector van het voorkomen van het witwassen van geld, enz.)	-
Ondernemingen met tussen de 50 en 249 werknemers	Intern meldkanaal	17 december 2023
Ondernemingen met meer dan 250 werknemers	Intern meldkanaal en anonieme behandeling	15 februari 2023

Het aantal werknemers tewerkgesteld in de onderneming is een gemiddelde van de werknemers tewerkgesteld binnen de onderneming als juridische entiteit. De berekening van dat gemiddelde verloopt volgens de berekeningsregels voor de sociale verkiezingen.

Een onderneming wordt geacht minstens 50 werknemers te tellen indien dat aantal gehaald wordt gedurende een periode die aanvangt op 1 oktober 2022 en loopt tot 30 september 2023. Dit aantal kan slechts per periode van sociale verkiezingen worden nagegaan (om de 4 jaar) : krachtens de wetgeving betreffende de sociale verkiezingen, bevindt de start van deze referteperiode zich steeds zes trimesters vóór het trimester waarin de sociale verkiezingen beginnen.

2.2 Begrip 'financiële sector'

Met 'financiële sector' moet worden verstaan de ondernemingen die onder toezicht staan van de autoriteit voor de financiële markten (FSMA), namelijk:

• de vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies
• de beheervennootschappen van instellingen voor collectieve belegging,
• de beheerders van alternatieve instellingen voor collectieve belegging (AICB's)
• de wisselkantoren
• instellingen voor collectieve belegging
• instellingen voor belegging in schuldvorderingen
• de ondernemingen en de verrichtingen bedoeld in het kader van het consumentenkrediet
• de verzekerings-, nevenverzekerings- en herverzekeringstussenpersonen (met uitzondering van verzekeringstussenpersonen bedoeld in de reglementering betreffende de organisatie van  de aanvullende ziekteverzekering)
• tussenpersonen in bank- en beleggingsdiensten.
•  de gereglementeerde vastgoedvennootschappen
• de onafhankelijk financieel planners 
• de kredietgevers en de kredietbemiddelaars 
• crowdfundingdienstverleners
• de benchmarkbeheerders
• de aanbieders van diensten voor het wisselen tussen virtuele valuta en fiduciaire valuta en de aanbieders van bewaarportemonnees 

3. Meldkanaal

3.1 Voorwaarden

Ondernemingen moeten meld- en opvolgingsprocedures inrichten die aan bepaalde vereisten voldoen. Zo zullen ze dus moeten:

• de nodige informatie verstrekken aan de werknemers over het meldkanaal;
• schriftelijke of mondelinge meldingen mogelijk maken (telefonisch of via een onderhoud);
• de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider (en andere derden vernoemd in verband met de melding) beschermen;
• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de relevante wetgeving.
• reageren op een melding door:
  • een ontvangstbevestiging te verstrekken aan de klokkenluider binnen 7 dagen na ontvangst van de melding; evenals door
  • feedback te verschaffen binnen een redelijke termijn (maximaal 3 maanden vanaf de ontvangstbevestiging);

• een register bijhouden van alle afgelopen meldingen. Deze meldingen worden bijgehouden tot het einde van de contractuele relatie.

3.2 Hoe in de praktijk brengen?

Vóór de invoering van het meldkanaal moeten de sociale partners worden geraadpleegd. Naargelang het geval, gaat het om de ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) of, bij ontstentenis daarvan, de vakbondsafvaardiging.

Vervolgens heeft de onderneming twee opties om een meldkanaal te implementeren: dit kan intern verlopen, door een onpartijdige meldingsbeheerder aan te stellen, of door de oprichting en het beheer van het kanaal toe te vertrouwen aan een derde. In beide gevallen blijft de onderneming de eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Ten slotte kan de onderneming zelf beslissen of het andere klokkenluiders dan louter de werknemers toegang wil verlenen tot het interne meldkanaal: dit kunnen zelfstandigen, aannemers of voormalige werknemers zijn.

3.3 Sancties bij niet-naleving

Wanneer de werkgever (of zijn aangestelde of lasthebber) de verplichting om een meldkanaal in te richten niet naleeft, riskeert hij een sanctie van niveau 4, wat betekent:

• een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 euro (inclusief opdeciemen) of een van die straffen alleen; ofwel
• een administratieve geldboete van 2.400 tot 24.000 euro (inclusief opdeciemen).

De werkgever, de leden van zijn personeel en elke natuurlijke persoon of rechtspersoon riskeren eveneens een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 euro (inclusief opdeciemen) wanneer zij:

• de melding belemmeren of trachten te belemmeren;
• onnodige of hinderlijke procedures aanspannen;
• represailles opleggen;
• de geheimhoudingsplicht van de identiteit van de auteurs niet erkennen.

4. Bescherming van klokkenluider

4.1 Wie wordt beschermd?

Zoals hierboven aangegeven, is de bescherming niet beperkt tot personen met de hoedanigheid van loontrekkende werknemers: ze geldt ook voor de aandeelhouders van de onderneming, voor zelfstandigen en personen verbonden aan een bestuursorgaan.

Daarnaast is het niet vereist dat iemand op het moment van de melding al gebonden is door een arbeidsovereenkomst. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn bij een kandidaat die solliciteert en tijdens een gesprek kennis krijgt van mogelijke inbreuken die hij zou willen melden of zelfs bij een (ex-)werknemer die een inbreuk meldt nadat de arbeidsrelatie is beëindigd.

4.2 Onder welke omstandigheden geldt de bescherming?

De bescherming van klokkenluiders is onderworpen aan de voorwaarde dat zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat op het ogenblik van de melding de gemelde informatie waarachtig was en dat zij de procedure voorzien  in de nieuwe wet gevolgd hebben (zie punt 3.1. hierboven).

De klokkenluider moet de informatie waarop de melding is gebaseerd in een professionele context hebben verkregen, met uitzondering van de financiële sector, het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Voor meldingen i.v.m. deze sectoren zullen klokkenluiders worden beschermd zelfs als ze de informatie niet in een professionele context hebben verkregen. Bovendien moet de door klokkenluiders gemelde informatie betrekking hebben op één van de inbreuken waarop de nieuwe wet van toepassing is (zie punt 1. hierboven).

De klokkenluider wordt bovendien beschermd tegen represailles als hij een anonieme melding doet en zijn identiteit daarbij op een later tijdstip wordt onthuld.

4.3 Inhoud van de bescherming en sancties

De wet verbiedt elke vorm van represailles of ongunstige behandeling jegens de klokkenluider zolang zijn melding voldoet aan de bovengenoemde voorwaarden. Ook bedreigingen en pogingen tot represailles (ontslag, schorsing, slechte evaluatie, terechtwijzing, enz.) vallen onder de bescherming.

Als de werkgever het verbod op represaille of nadelige behandeling miskent en hij het bewijs van het tegendeel niet kan leveren:

• kan de werknemer die een inbreuk meldt een vergoeding verkrijgen van 18 tot 26 weken loon.
• kan het niet-loontrekkende slachtoffer van represailles een schadevergoeding eisen die gelijk is aan de werkelijk geleden schade en moet het de omvang van de geleden schade bewijzen.

Indien de werkgever de werknemer ontslaat, wordt deze vergoeding toegevoegd aan de opzegtermijn of de te respecteren verbrekingsvergoeding.

Voor het melden van inbreuken die betrekking hebben op de financiële sector, het voorkomen van witwassen van geld en het financieren van terrorisme geldt een bijzonder schadevergoedingsregime.

Klokkenluiders moeten ook toegang hebben tot de nodige ondersteuningsmaatregelen, rechtsmiddelen en een vergoeding indien ze het slachtoffer worden van represailles.

5. Inwerkingtreding

Deze wet werd op 15 december 2022 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en treedt in werking op 15 februari 2023 voor bepaalde ondernemingen.

De wet treedt op 15 februari 2023 in werking voor ondernemingen met meer dan 250 werknemers. Ze moeten tegen die datum een meldkanaal inrichten.

Ondernemingen met 50 tot 249 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun verplichtingen i.v.m. de procedures, het meldkanaal en hun opvolging na te komen.

Opgelet: ondernemingen die actief zijn in volgende sectoren moeten, ongeacht het aantal werknemers, het meldkanaal tegen 15 februari 2023 hebben opgezet:

• financiële diensten, producten en markten
• voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme

 

Bron: Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, B.S. 15 december 2022.