IT-tools: split billing verduidelijkt door de fiscus

Split billing (gedeelde facturatie) wordt administratief gedoogd onder bepaalde specifieke voorwaarden. In een recente bevestiging hiervan, heeft de fiscus ook bepaalde punten in de berekening van deze voordelen verduidelijkt.

Als een werkgever IT-tools zoals pc, laptop, smartphone, internetverbinding of tablet ter beschikking van een werknemer stelt en hij privégebruik ervan toestaat, moet in hoofde van de werknemer een voordeel in natura worden verrekend.

Met andere woorden: er moeten (patronale en persoonlijke) socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing worden berekend op een bedrag dat geacht wordt dit privégebruik te vertegenwoordigen.

1. Nieuwe forfaits vanaf 1 januari 2018

Het voordeel van het privégebruik van een gratis ter beschikking gestelde IT-tool wordt forfaitair vastgesteld op :

Voor alle bijzonderheden verwijzen we u naar ons artikel van 3 januari 2018.

2. Smartphone en split billing

2.1. Vertreksituatie

Voormelde forfaits zijn van toepassing als het privégebruik door de werkgever ten last wordt genomen. Elk element moet dan ook afzonderlijk worden geanalyseerd om na te gaan of er al dan niet tenlasteneming door de werkgever is.

In bepaalde situaties (zoals die van de split billing) neemt de werknemer zelf bepaalde kosten ten laste die verbonden zijn met het privégebruik van de  smartphone die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld.

Voorbeelden:

• systeem van afzonderlijke facturen: de privégesprekken moeten voorafgegaan worden door een code die de opstelling van een afzonderlijke, door de werknemer te betalen factuur tot gevolg heeft;
• systeem met realistisch bedrag: de werkgever heeft een bedrag of een aantal gigabytes (voor de data) bepaald dat overeenstemt met het professioneel gebruik. Als dit bedrag en/of het aantal gigabytes wordt overschreden, worden de kosten die met deze overschrijding verbonden zijn  rechtstreeks aan de werknemer gefactureerd.

In deze gevallen moet geen voordeel in natura worden aangegeven voor het telefoonabonnement en/of  het mobiele internet aangezien het privégebruik ten laste wordt genomen door de werknemer.

Wat dan met het voordeel dat met de terbeschikkingstelling van het toestel zelf is verbonden? Volgens de logica die voor de nieuwe forfaits wordt gevolgd, moet voor dit toestel een voordeel worden aangegeven  (36 EUR per jaar).

2.2. Standpunt van de Minister van Financiën

Ter gelegenheid van een parlementaire vraag heeft de Minister van Financiën geantwoord dat, wanneer het privégebruik van het telefoonabonnement en het mobiele internet volledig ten laste werden genomen door de werknemer, er geen reden is om nog een voordeel te berekenen voor de terbeschikkingstelling van het toestel zelf, op voorwaarde dat het bedrag en/of het aantal gigabytes die geacht worden het professioneel gebruik te vertegenwoordigen, vastgesteld zijn volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

2.3. Officiële administratieve tolerantie

In een recente circulaire heeft de fiscus voornoemd standpunt bevestigd en de na te leven voorwaarden verduidelijkt.

2.3.1. Principe

Wanneer een werkgever een gedeelde facturatie (split billing) toepast voor een telefoonabonnement EN mobiel internet moet er geen voordeel van alle aard worden belast voor het privégebruik van het toestel zelf.

2.3.2. Voorwaarden

Deze administratieve tolerantie is alleen van toepassing als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• het betreft enkel mobiele telefoontoestellen;
• als een telefoon- en internetabonnement ter beschikking wordt gesteld, dan moet een afzonderlijke facturatie worden toegepast voor beide abonnementen;
• de facturatie voor het privégebruik moet afzonderlijk gebeuren en rechtstreeks door de internetprovider naar de werknemer worden gestuurd;
• als in het kader van een afzonderlijke facturatie een grensbedrag wordt bepaald, dan moet dit volgens ernstige criteria worden vastgesteld en met de werkelijkheid overeenstemmen. Dit bewijs berust bij de werkgever.

2.3.3. Voorbeelden

De fiscale circulaire herneemt een reeks voorbeelden waarin voornoemde voorwaarden duidelijk worden aangegeven.

1. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met telefoon- en internetabonnement. Voor beide abonnementen heeft de werkgever een ernstig grensbedrag vastgesteld waarboven elk gebruik wordt geacht privégebruik te zijn. Dit privégebruik wordt door de provider rechtstreeks aan de werknemer gefactureerd.

=> er moet geen voordeel van alle aard worden aangegeven: noch voor het toestel, noch voor beide abonnementen.

2. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met alleen een telefoonabonnement. Voor een privégesprek moet de werknemer een specifieke code invoeren die een afzonderlijke factuur tot gevolg heeft die hem rechtstreeks wordt toegezonden.

=> er moet geen voordeel van alle aard worden aangegeven: noch voor het toestel, noch voor het telefoonabonnement.

3. Zelfde situatie als in voorbeeld 2 en de werkgever stelt bovendien een internetabonnement ter beschikking met toegestaan privégebruik zonder afzonderlijke facturatie.

=> er moet een voordeel van alle aard worden aangegeven voor het toestel en het internetabonnement. De voorwaarde van afzonderlijke facturatie van de twee ter beschikking gestelde abonnementen is immers niet vervuld.

4. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met dual sim. Er wordt een simkaart ter beschikking gesteld voor het louter professioneel gebruik van het telefoon- en internetabonnement. De werknemer kan een persoonlijke simkaart in het toestel plaatsen waaraan een telefoon- en internetabonnement verbonden zijn voor zijn privégebruik.

=> er moet geen voordeel van alle aard worden aangegeven: noch voor het toestel, noch voor beide abonnementen.

5. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met telefoon- en internetabonnement. Voor beide abonnementen stelt de werkgever een ernstig grensbedrag in waarboven elk gebruik wordt geacht privégebruik te zijn. Het totale gebruik wordt door de provider rechtstreeks aan de werkgever  gefactureerd die de kosten met betrekking tot het privégebruik inhoudt op het nettoloon van de werknemer.

=> er moet een voordeel van alle aard worden aangegeven voor het toestel, het telefoonabonnement en internet. De voorwaarde van rechtstreekse facturatie aan de werknemer is immers niet vervuld. Het bedrag dat op het nettoloon wordt ingehouden, kan daarentegen worden beschouwd als een persoonlijke bijdrage die in mindering mag worden gebracht van het voordeel van alle aard.

6. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met telefoon- en internetabonnement. Voor beide  abonnementen stelt de werkgever een ernstig grensbedrag in waarboven elk gebruik wordt geacht privégebruik te zijn. Dit grensbedrag is echter niet volgens ernstige normen vastgesteld. Het is zo hoog dat er nooit facturatie is.

=> er moet een voordeel van alle aard worden aangegeven voor het toestel, het telefoonabonnement en internet.  

3. Occasioneel privégebruik

Het occasioneel privégebruik van computer- en telefooninstallaties in de beroepslokalen van de werkgever moet niet worden verrekend als een voordeel van alle aard.

Om rekening te houden met de gewijzigde werkomstandigheden en in het bijzonder telewerk, wordt nu verduidelijkt dat het occasioneel gebruik uitsluitend tijdens de arbeidstijd niet wordt bedoeld.

4. Persoonlijke bijdrage

Het bedrag van het voordeel van alle aard wordt verminderd met de eventuele persoonlijke bijdrage van de werknemer. Als de werknemer een bedrag betaalt dat precies gelijk is aan het forfaitair geraamde voordeel, dan moet er geen voordeel worden aangegeven.

Er wordt duidelijk gesteld dat de persoonlijke bijdrage uitsluitend in mindering kan worden gebracht van het specifieke voordeel waarmee deze bijdrage overeenstemt. Als de persoonlijke bijdrage het forfaitaire bedrag overschrijdt, dan kan ze niet worden overgedragen ter vermindering van andere forfaits of naar een ander jaar (rekening houdend met de eenjarigheid van de belastingen).

Voorbeelden

1. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met telefoon- en internetabonnement. De werknemer betaalt een maandelijkse bijdrage van 14 EUR voor het telefoon- en internetabonnement (niet voor het toestel). Op jaarbasis vertegenwoordigen beide abonnementen een voordeel van alle aard van 108 EUR (48 + 60). De persoonlijke bijdrage bedraagt 168 EUR (14 x 12). Er is dus een 'saldo' van 60 EUR. Dit saldo kan niet worden overgedragen ter vermindering van het voordeel voor de terbeschikkingstelling van de mobiele telefoon (toestel).

=> er moet een voordeel van alle aard worden aangegeven voor het toestel.

2. Terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon met telefoon- en internetabonnement. De werknemer wenst een duurdere telefoon (800 EUR) dan het toestel dat door de werkgever wordt voorgesteld  (budget 300 EUR) en betaalt zelf het verschil (500 EUR) in de vorm van een eenmalige bijdrage. Deze bijdrage kan in mindering worden gebracht van het voordeel voor de telefoon (36 EUR per jaar). Het saldo mag niet worden overgedragen naar andere abonnementen of naar het volgende jaar.

=> er moet een voordeel van alle aard worden aangegeven voor het telefoon- en internetabonnement. Bovendien moet het volgende jaar een voordeel van alle aard worden aangegeven voor de mobiele telefoon (toestel).

5. En nu?

De nieuwe fiscale circulaire is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 januari 2018.
De RSZ heeft hieromtrent nog geen standpunt ingenomen. Zij moet de kwestie nog bespreken en we wachten bijgevolg nog op het antwoord van deze instantie.

We raden u dan ook aan te wachten op het antwoord van de RSZ alvorens stappen (eventuele correcties) te ondernemen. We houden u op de hoogte van de verdere ontwikkelingen in dit verband.

Bron: Circulaire 2017/C/63 betreffende de voordelen van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde PC, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement, 24 mei 2018.