Na de fiscus heeft nu ook de RSZ zijn standpunt in geval van split billing (gedeelde facturatie) meegedeeld.
Als een werkgever IT-tools zoals een pc, laptop, smartphone, internetverbinding of tablet ter beschikking van een werknemer stelt en hij het privégebruik ervan toestaat , moet er een voordeel in natura worden verrekend in hoofde van de werknemer. Met andere woorden: er moeten (patronale en persoonlijke) socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing worden berekend op een bedrag dat geacht wordt dit privégebruik te vertegenwoordigen.
1. Nieuwe forfaits
Vanaf 1 januari 2018 werden nieuwe forfaits bepaald en werden de toepasbare regels geharmoniseerd en verduidelijkt. Voor alle bijzonderheden verwijzen we u naar ons artikel van 3 januari 2018.
2. Smartphone en split billing
2.1. Vertreksituatie
Voormelde forfaits zijn van toepassing als het privégebruik door de werkgever ten last wordt genomen. Elk element moet dan ook afzonderlijk worden geanalyseerd om na te gaan of er al dan niet tenlasteneming door de werkgever is.
In bepaalde situaties (zoals die van de split billing) neemt de werknemer zelf bepaalde kosten ten laste die verbonden zijn met het privégebruik van de smartphone die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld.
Voorbeelden:
- systeem van afzonderlijke facturen: de privégesprekken moeten voorafgegaan worden door een code die de opstelling van een afzonderlijke, door de werknemer te betalen factuur tot gevolg heeft;
- systeem met realistisch bedrag: de werkgever heeft een bedrag of een aantal gigabytes (voor de data) bepaald dat overeenstemt met het professioneel gebruik. Als dit bedrag en/of het aantal gigabytes wordt overschreden, worden de kosten die met deze overschrijding verbonden zijn rechtstreeks aan de werknemer gefactureerd.
In deze gevallen moet geen voordeel in natura worden aangegeven voor het telefoonabonnement en/of het mobiele internet aangezien het privégebruik ten laste wordt genomen door de werknemer.
Wat dan met het voordeel dat met de terbeschikkingstelling van het toestel zelf is verbonden?
2.2. Fiscale tolerantie
Wanneer een werkgever een gedeelde facturatie (split billing) toepast voor een telefoonabonnement EN mobiel internet moet er geen voordeel van alle aard worden belast voor het privégebruik van het toestel zelf.
Deze administratieve tolerantie is alleen van toepassing als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- het betreft enkel mobiele telefoontoestellen;
- als een telefoon- en internetabonnement ter beschikking wordt gesteld, dan moet een afzonderlijke facturatie worden toegepast voor beide abonnementen;
- de facturatie voor het privégebruik moet afzonderlijk gebeuren en rechtstreeks door de internetprovider naar de werknemer worden gestuurd;
- als in het kader van een afzonderlijke facturatie een grensbedrag wordt bepaald, dan moet dit volgens ernstige criteria worden vastgesteld en met de werkelijkheid overeenstemmen. Dit bewijs berust bij de werkgever.
Voor alle bijzonderheden verwijzen we u naar ons artikel van 4 juni 2018.
2.3. Standpunt van de RSZ
Onlangs heeft de RSZ op zijn website meegedeeld hoe split billing moet worden behandeld.
Wanneer de werkgever een systeem instelt waarbij de werknemer op een correcte manier zijn volledige privételefoongebruik betaalt, dan moet geen voordeel voor het toestel worden aangegeven. Het speelt daarbij geen rol welk systeem wordt gebruikt (2 simkaarten, een systeem waarbij de werknemer met een toets aangeeft dat het een privégesprek betreft, een verantwoord forfait voor beroepsgebruik waarbij de werknemer het verbruik boven dat forfait betaalt, ...) en ook niet of de werknemer zijn privéaandeel rechtstreeks betaalt aan de provider of aan zijn werkgever.
De zienswijze van de RSZ is dus ruimer dan deze van de fiscus, vermits het niet nodig is dat de werknemer zijn bijdrage rechtstreeks betaalt aan de provider.
Bron: Tussentijdse instructies, 2de kwartaal 2018, www.socialsecurity.be.