De individuele rekening: welke gegevens, door wie in te vullen en wanneer?

De individuele rekening geeft aan de werknemer een jaarlijks overzicht van al zijn arbeids- en loongegevens. Dit sociaal document maakt het de werkgever ook mogelijk om na te gaan of hij niets over het hoofd heeft gezien op dat vlak.

1. Wat moet in de individuele rekening staan ?

1. de identificatie van de werkgever : naam, adres, het RSZ-nummer, het RJV-nummer, naam van het vakantiefonds voor de arbeiders/de arbeidsongevallenverzekeraar/het erkend sociaal secretariaat voor werkgevers en respectievelijke aansluitingsnummers, het bevoegd paritair (sub)comité;
2. de identificatie van de werknemer: naam, adres, geboortedatum, geslacht, zijn fiscale situatie, soort arbeidsovereenkomst, functie, beroepskwalificatie, arbeidsplaats of vermelding dat de werknemer op verschillende arbeidsplaatsen wordt tewerkgesteld, begin en einde van de tewerkstelling, het inschrijvingsnummer bij de werkgever, het aanvangsloon, de overige bestanddelen en de periodiciteit van betaling ervan;
3. de bestanddelen van het loon:
   
   • per uitbetalingsperiode (per dag, per week, per twee weken, per maand):
     • het aantal arbeidsdagen en -uren: zowel gewone als bijkomende en overuren;
     • de dagen van arbeidsonderbreking en de reden van de onderbreking: ziektedagen, al dan niet collectief genomen vakantiedagen, feestdagen en de vervangingsdagen ervan als ze op een zon- of gewoonlijke inactiviteitsdag vallen; inhaalrustdagen wegens arbeidsduurvermindering, …;
     • de loonbedragen: vast loon per maand of per uur, variabel loon, premies, maaltijdcheques, ecocheques, (vertrek)vakantiegeld, opzeg- en andere vertrekvergoedingen, eindejaarspremie waarop de werknemer recht heeft ingevolge een sectorale of andere cao, de voordelen in natura en het bedrag waarop ze geraamd worden;
     • het brutobedrag van de verschillende loonbestanddelen;
     • de bedragen die in aanmerking worden genomen voor de sociale en fiscale inhoudingen: het werkelijk, forfaitair of minimumloon, andere onderworpen voordelen;
     • de verschillende sociale en fiscale inhoudingen: persoonlijke RSZ-bijdrage, bedrijfsvoorheffing, bijzondere sociale zekerheidsbijdrage;
     • het bedrag in speciën dat moet worden betaald aan de werknemer;
     • de redenen en de bedragen van iedere andere uitbetaling door de werkgever aan de werknemer: vergoedingen voor vervoerkosten, verplaatsingsvergoedingen woon-werkverkeer, andere onkostenvergoedingen, vrijgevigheden, …
   • per kwartaal:
     
     • het aantal dagen waarop werkelijk arbeid verricht werd;
     • de dagen van arbeidsonderbreking, ingedeeld volgens de redenen van die onderbreking;
     • het totaal van al de lonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten worden ingehouden;
     • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid.
   • per jaar:
     
     • het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid berekend moeten worden;
     • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid;
     • het belastbare bedrag van het loon en van de andere sommen;
     • het bedrag van de bedrijfsvoorheffing.

2. Wie zorgt voor het bijhouden en bewaren van de individuele rekening ?

Werkgevers aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat voor werkgevers mogen erop rekenen dat hun erkend sociaal secretariaat voor werkgevers deze gegevens zal bijhouden. Na afsluiten van de individuele rekening (bij vertrek van de werknemer) zullen zij dit gedurende 5 jaar bewaren. De werkgevers moeten dan wel ervoor zorgen dat zij al deze gegevens meedelen aan hun erkend sociaal secretariaat voor werkgevers.

In dat kader is het belangrijk om volgende verplichtingen niet te vergeten:

• Betaal de eindejaarspremie als die verplicht is in de sector waarin men zich bevindt;
• Zorg ervoor dat alle feestdagen en wettelijke vakantiedagen werden opgenomen door de werknemers voor het einde van het jaar;
• De werknemers moeten ook alle inhaalrustdagen waarop ze recht hebben ingevolge arbeidsduurvermindering opnemen in het betrokken jaar;
• Plan tijdig uw collectieve vakantiedagen alsmede de vervangingsdagen van feestdagen die vallen op een zondag of gewoonlijke dag van inactiviteit;
• Betaal het (vertrek)vakantiegeld wanneer dit moet betaald worden;
• Ken de in uw sector voorziene ecocheques aan uw werknemers toe;
• vergeet niet om de verplaatsingsvergoedingen woonwerkverkeer te betalen aan uw werknemers als u daartoe verplicht bent.

Het naleven ervan zal ervoor zorgen dat deze gegevens terecht komen in de individuele rekening.

3. Wanneer de individuele rekening bezorgen aan de werknemers?

Vergeet niet om aan elke werknemer een kopie te bezorgen van zijn individuele rekening:

• zolang hij in dienst is: vóór 1 maart van het volgend jaar;
• bij uitdiensttreding: binnen de twee maanden na het einde van het kwartaal van uitdiensttreding;
• bij betaling van een loon na uitdiensttreding: een afschrift van de individuele rekening betreffende die betaling binnen de twee maanden na de betaling.

Group S bezorgt aan zijn klanten deze documenten.