AVG: Ontslaat u een werknemer? Let op met uw interne communicatie!

Van 

Wanneer de werkgever een einde stelt aan het contract van een medewerker, mag hij de rest van het personeel inlichten over dit vertrek. Deze mededeling moet echter beperkt blijven tot de informatie die strikt noodzakelijk is voor het nagestreefde doeleinde, namelijk voor het voeren van een passend personeelsbeleid. Indien hij deze grenzen niet respecteert, schendt hij de bepalingen van de AVG.


In een recente uitspraak moest de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna: de GBA) bepalen of de AVG gerespecteerd werd door een werkgever die op het intranet van het bedrijf het vertrek van een werknemer aankondigde. In deze mededeling verduidelijkte de werkgever dat hij de arbeidsovereenkomst had verbroken en dat deze beëindiging onmiddellijk inging.

Alvorens te bekijken hoe de GBA deze zaak heeft behandeld, is het de moeite waard de beginselen van de AVG in kaart te brengen.

1. Herhaling van de beginselen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens

De werkgever wordt er gedurende de volledige loop van een arbeidsrelatie (inclusief de aanwervingsfase) toe gebracht persoonsgegevens te verwerken. De AVG bevat een aantal beginselen die van toepassing zijn op die verwerking van persoonsgegevens:

  • Beginsel van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: de verwerkingsverantwoordelijke moet de geldende regelgeving (AVG of andere) respecteren. Hij moet de betrokkene informeren over de manier waarop en in welke mate de persoonsgegevens verwerkt worden. De communicatie over de verwerking moet toegankelijk, duidelijk en begrijpelijk zijn.
  • Doelbindingsbeginsel: het doel van de verwerking moet duidelijk worden bepaald, zodat de gegevens alleen voor dat doel kunnen worden verzameld. Het hergebruik van persoonsgegevens voor andere dan de oorspronkelijke doeleinden is niet toegestaan.
  • Beginsel van minimale gegevensverwerking: alleen persoonsgegevens die toereikend zijn, ter zake dienend en noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden, mogen worden verwerkt.
  • Juistheidsbeginsel: de verwerkte persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
  • Beginsel van opslagbeperking: persoonsgegevens kunnen niet onbeperkt worden bewaard. Hoe lang de gegevens worden bewaard, hangt af van de doeleinden waarvoor ze worden bewaard of van wettelijke of reglementaire bepalingen.   
  • Beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid: de verwerkingsverantwoordelijke moet maatregelen nemen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, vernietiging of beschadiging.
  • Beginsel van verantwoordelijkheid: de verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van bovengenoemde beginselen en moet kunnen aantonen dat hij ze naleeft.

2. Beslissing

De GBA hanteert de beginselen van rechtmatigheid en minimale gegevensverwerking om haar beslissing te nemen.

Ze is van mening dat de verwerking die zich beperkt tot de publicatie van de personeelsbewegingen op het intranet, deel uitmaakt van de beëindiging van de arbeidsrelatie. Daarom moet deze verwerking worden beschouwd als onderdeel van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Aangezien de uitvoering van de arbeidsovereenkomst door de AVG wordt erkend als gerechtvaardigde grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens, wordt het beginsel van de rechtmatigheid van de verwerking gerespecteerd.

Met betrekking tot het beginsel van minimale gegevensverwerking is de GBA echter van mening dat het om de andere werknemers te informeren over wijzigingen in het personeelsbestand, helemaal niet noodzakelijk is te vermelden op wiens initiatief de overeenkomst een einde nam en dat het met onmiddellijke ingang was. Zij is van mening dat dit doel redelijkerwijs kan worden verwezenlijkt zonder deze informatie te communiceren. De GBA maakt van de gelegenheid gebruik om eraan te herinneren dat zij al eerder had erkend dat het passend is om, in het kader van het personeelsbeleid, de medewerkers over dergelijke wijzigingen te informeren.

3. Wat onthouden we in de praktijk?

De GBA bevestigt dat een werkgever het vertrek van een werknemer aan zijn collega's mag meedelen zolang hij niet meer informatie meedeelt dan strikt noodzakelijk is om het beoogde doel te bereiken, namelijk het voeren van een passend personeelsbeleid. De loutere mededeling dat de samenwerking met een werknemer is beëindigd en dat hij niet langer op de werkplek aanwezig zal zijn, volstaat dus. 

De werkgever moet in zijn interne communicatie dus vermijden informatie te geven over de omstandigheden van het vertrek van de werknemer (bijvoorbeeld: de verantwoordelijke voor de contractbreuk (al dan niet met onmiddellijke ingang), het aantal waarschuwingen aan de werknemer, de organisatie van functioneringsgesprekken, enz.).

Bronnen:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Beslissing 14/2023, 17.02.2023

Gegevensbeschermingsautoriteit, Beslissing 63/2021, 01.06.2021