Einde maart meldden we u het uitstel van de sociale verkiezingen wegens de COVID-19-crisis. Volgens een advies van de NAR zullen de werknemers uiteindelijk stemmen tussen 16 en 29 november 2020.
Op 4 mei 2020 werd de verkiezingsprocedure bij wet geschorst als gevolg van de COVID-19-pandemie. Alle lopende procedures werden dan ook geschorst vanaf dag X+36, de dag na dag X+35 die de uiterste datum voor indiening van kandidatenlijsten is.
Concreet betekende dit dat elke onderneming de lopende verkiezingsprocedure tot en met dag X+35 moest afwerken. Daarna werd deze procedure voor onbepaalde duur stopgezet. Volgens voornoemde wet moesten de einddatum van de schorsing en de modaliteiten van herneming bij koninklijk besluit, op advies van de Nationale Arbeidsraad, worden bepaald. In dit kader moest eveneens worden voorzien in een nieuwe verkiezingsperiode in afwijking van de periode die oorspronkelijk van 11 tot 24 mei 2020 was vastgelegd.
De sociale partners in de NAR hebben zich de laatste weken over deze herneming gebogen. Op 30 juni 2020 hebben ze advies nr. 2169 uitgebracht. De sociale partners bevestigen dat de uitgestelde sociale verkiezingen uiteindelijk van 16 tot 29 november 2020 zullen plaatshebben. De nieuwe dag Y (dag van de stemming) moet in deze periode gelegen zijn.
De verkiezingsprocedure herneemt op de nieuwe dag X+36, namelijk 54 dagen vóór de nieuwe dag Y, hetzij ten vroegste op 23 september 2020 naargelang de datum van de uitgestelde verkiezingen.
1. Hoe de nieuwe dag Y, de nieuwe uurregeling voor de stemming en de nieuwe kieskalender vaststellen?
1.1. Nieuwe dag Y
Volgens het advies van de NAR kan de nieuwe dag Y in de periode van 16 tot 29 november 2020 in principe niet vrij worden bepaald in de onderneming, maar volgt hij automatisch uit een logische inpassing van de oorspronkelijk bepaalde dag Y in de nieuwe verkiezingsperiode. Als dag Y bijvoorbeeld aanvankelijk was vastgelegd op maandag 11 mei, eerste dag van de oorspronkelijk vastgestelde verkiezingsperiode van 11 tot 24 mei, dan wordt de nieuwe dag Y automatisch vastgelegd op maandag 16 november omdat dit de eerste dag van de nieuwe verkiezingsperiode is.
Bij beslissing van het betreffende overlegorgaan kan echter een andere dag Y worden vastgelegd. Deze beslissing moet worden genomen volgens de nadere regels die in het huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad of het CPBW zijn opgenomen. Bij ontstentenis van overlegorgaan kan de werkgever NIET eenzijdig afwijken van dat automatisme en geen andere datum bepalen.
1.2. Nieuwe kieskalender
In elke onderneming moet een nieuwe kieskalender worden vastgesteld op basis van de nieuwe datum Y. Deze nieuwe kalender zal de nieuwe data bevatten die voortvloeien uit de herneming van de procedure vanaf de nieuwe dag X+36. De nieuwe kalender moet door het betreffende overlegorgaan worden opgesteld of, bij ontstentenis hiervan, door de werkgever.
1.3. Nieuwe uurregeling voor de stemming
De uurregeling voor de stemming wordt in principe eveneens automatisch bepaald: de stemming vindt plaats volgens de oorspronkelijk bepaalde uurregeling die in het bericht X werd meegedeeld. In zijn advies benadrukt de NAR evenwel dat de uurregeling voor de stemming
rekening moeten houden met de gezondheidsmaatregelen in verband met de preventie van het coronavirus op de arbeidsplaatsen teneinde een volstrekt veilige stemming te verzekeren. Dit kan betekenen dat het verloop van de stemming meer tijd vraagt, onder meer het bewaren van de fysieke afstand tussen de kiezers, de circulatieregels, het ontsmetten …
Om rekening te houden met de gezondheidsmaatregelen of om enige andere reden kan een nieuwe uurregeling worden opgesteld bij beslissing van het betreffende overlegorgaan en volgens de nadere regels die in het huishoudelijk reglement van het orgaan bepaald zijn.
Voor ondernemingen zonder overlegorgaan kan de uurregeling eenzijdig door de werkgever worden aangepast.
De nieuwe uurregeling mag nooit het oorspronkelijke voorziene aantal uren voor de stemming verminderen. De stemming moet tijdens de normale werkuren plaatsvinden.
2. Hoe de nieuwe dag Y bepalen voor ondernemingen die vertraging opliepen in de procedure?
In bepaalde ondernemingen had de verkiezingsprocedure vóór de schorsing van de sociale verkiezingen vertraging opgelopen. Voor deze ondernemingen werd de datum van de sociale verkiezingen dus vastgelegd buiten de oorspronkelijk periode van 11 tot 24 mei 2020. De wet van 4 mei 2020 bepaalde dat deze ondernemingen de procedure moesten blijven volgen tot dag X+35 en de procedure dan vanaf X+36 moesten schorsen.
Voor zover de dag van de schorsing van de procedure (X+36) voor deze ondernemingen uiterlijk op 22 september 2020 (dag vóór de herneming) valt, had de in de verkiezingsprocedure opgelopen vertraging normaal dus ingehaald moeten zijn. Bijgevolg moeten de sociale verkiezingen voor deze ondernemingen tussen 16 en 29 november 2020 plaatshebben. Bovendien wordt de nieuwe dag Y voor deze ondernemingen in principe automatisch vastgesteld in de loop van de eerste week van de verkiezingen (week van 16 tot 22 november), op de weekdag die overeenstemt met de oorspronkelijk voorziene weekdag. Als dag Y in een dergelijke onderneming bijvoorbeeld was vastgelegd op een dinsdag, dan wordt de nieuwe dag Y automatisch vastgelegd op dinsdag 17 november (dinsdag van de eerste week).
Bij beslissing van het al bestaande overlegorgaan kan evenwel een andere dag Y worden bepaald. We verwijzen hiervoor naar punt 1.1. hierboven.
Op basis van de nieuwe datum Y moet een nieuwe kieskalender worden vastgesteld. Deze nieuwe kalender zal de nieuwe data bevatten die voortvloeien uit de herneming van de procedure vanaf de nieuwe dag X+36. De nieuwe kalender moet door het betreffende overlegorgaan worden opgesteld of, bij ontstentenis hiervan, door de werkgever.
De uurregeling voor de stemming wordt in principe automatisch bepaald: de stemming vindt plaats volgens de oorspronkelijke uurregeling die in het bericht X werd meegedeeld. Bij beslissing van de ondernemingsraad, het CPBW of, bij ontstentenis hiervan, bij eenzijdige beslissing van de werkgever, kan echter een andere uurregeling worden vastgelegd. We verwijzen hiervoor naar punt 1.3. hierboven.
Voor ondernemingen die hun verkiezingsprocedure laattijdig hebben opgestart en waarvoor dag X+36 na 23 september 2020 valt, werd deze procedure niet geschorst. In die gevallen moet
geen nieuwe datum Y noch een nieuwe uurregeling noch een nieuwe kieskalender worden bepaald. De laattijdig opgestarte verkiezingsprocedure loopt gewoon verder.
3. Mededeling van de nieuwe dag Y, de nieuwe kieskalender en de nieuwe uurregeling van de procedure
In elke onderneming moet de ondernemingsraad, het CPBW of, bij ontstentenis hiervan, de werkgever, de nodige acties ondernemen om datum Y, eventueel de uurregeling voor de stemming en de kieskalender aan te passen. Deze aanpassingen moeten zowel intern als extern worden meegedeeld.
Wat de interne mededeling aan de werknemers betreft, moet het betreffende overlegorgaan of, bij ontstentenis hiervan, de werkgever, de nieuwe dag(en) Y, de eventuele nieuwe uurregeling en de aangepaste kieskalender meedelen via een nieuwe aanplakking op dezelfde plaatsen als het bericht X. Deze mededeling moet uiterlijk 7 dagen voor de datum van de herneming van de socialeverkiezingsprocedure plaatshebben, namelijk ten vroegste op 16 september, naargelang de nieuw vastgelegde dag Y in de onderneming. Daardoor kunnen immers de nadere regels voor de herneming van de procedure kenbaar worden gemaakt alvorens de herneming daadwerkelijk ingaat en dus voldoende op tijd.
Om makkelijker aan deze verplichting tot aanplakking te kunnen voldoen, zal de FOD WASO een model van verplicht formulier opstellen dat bij het koninklijk besluit wordt gevoegd. Dit model zal beschikbaar zijn op de website en de webapplicatie van de FOD WASO. Het zal enkel de rubrieken bevatten in verband met de dag(en) Y, de kieskalender, de uurregeling voor de stemming en de nieuwe data die voortvloeien uit de verkiezingsprocedure vanaf de datum van herneming ervan. De aanplakking moet dus gebeuren door middel van een document dat overeenstemt met dit verplichte model.
Wat de externe mededeling aan de representatieve werknemersorganisaties en eventueel de kaderleden betreft, moet gelijktijdig dezelfde informatie als de informatie die door middel van aanplakking aan de werknemers werd meegedeeld, hetzij elektronisch via de speciaal daarvoor voorziene webapplicatie op de website van de FOD WASO, hetzij via verzending per post van een brief aan de hoofdzetel van die organisaties en de FOD WASO worden bezorgd.
4. Nadere regels inzake de stemming
4.1. Elektronische stemming: akkoord mogelijk tot dag X+56
In de context van de gezondheidscrisis door het coronavirus willen vele ondernemingen die geen elektronische stemming op de aanvankelijke dag X hadden voorzien, nu toch die elektronische stemming organiseren om tegemoet te komen aan de huidige gezondheidsbekommernissen in verband met de COVID-19-crisis waarop ze in februari 2020 niet konden anticiperen.
In zijn advies heeft de NAR dan ook aan de wetgever gevraagd om de wet van 4 mei 2020 betreffende de opschorting van de verkiezingen te wijzigen zodat in de ondernemingen tot uiterlijk X+56 nog geldig akkoorden voor de organisatie van een elektronische stemming kunnen worden gesloten met alle representatieve werknemersorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken werknemerscategorie.
De elektronische stemming moet voldoen aan de bestaande wettelijke conformiteitsvereisten.
4.2. Stemming per brief: akkoord mogelijk tot dag X+56
De wet betreffende de sociale verkiezingen staat stemming per brief toe in beperkend opgesomde gevallen. Een van deze gevallen is bij aanzienlijke spreiding van het personeel. De FOD WASO heeft ons bevestigd dat dit geval in het bijzonder betrekking heeft op telewerk door een deel van het personeel in het kader van de gezondheidsmaatregelen om de verspreiding van het coronavirus op de werkplek tegen te gaan.
Om stemmen per brief mogelijk te maken, is het schriftelijk akkoord vereist van alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties en representatieve organisaties van kaderleden die kandidaten voorgedragen hebben voor de betrokken werknemerscategorie.
Dat akkoord moet uiterlijk op dag X+56 worden gesloten.
Een model van akkoord over de stemming per brief is beschikbaar in XY-TOOL.
5. Herstart van de occulte beschermingsperiode
Als gevolg van de schorsing van de verkiezingsprocedure werd de occulte bescherming tegen ontslag voor vervangers van kandidaten eveneens geschorst. Met de herneming van de verkiezingen begint deze occulte beschermingsperiode opnieuw te lopen vanaf de nieuwe fictieve nieuwe dag X, namelijk 36 dagen vóór de nieuwe dag X+36, of 90 dagen vóór de nieuwe dag Y. Men spreekt van fictieve nieuwe dag X omdat het bericht X niet opnieuw moet worden opgesteld bij de herneming van de procedure: de procedure wordt pas hernomen vanaf de nieuwe dag X+36. Verrichtingen uitgevoerd vóór deze etappe van de procedure (waaronder het bericht X) zijn definitief verworven en moeten niet worden overgedaan.
De periode van occulte bescherming tegen ontslag voor vervangingskandidaten begint dus ten vroegste vanaf 18 augustus 2020 opnieuw te lopen, al naargelang de datum die voor de nieuwe dag Y werd vastgelegd.
Als de onderneming na die dag een werknemer ontslaat, dan kan hij zijn re-integratie in de onderneming vragen als hij uiterlijk op dag X+76 als vervangingskandidaat op een kandidatenlijst werd voorgedragen. De werkgever moet hem het loon betalen dat hij vanaf het einde van zijn arbeidsovereenkomst tot de datum van zijn re-integratie heeft verloren. Als de onderneming hem niet binnen 30 dagen na zijn aanvraag re-integreert, moet ze de werknemer een aanzienlijke beschermingsvergoeding betalen.
De nieuwe verkiezingsdata en de nadere regels inzake de herneming van de procedure zoals bepaald in het advies van de Nationale Arbeidsraad moeten nog worden omgezet in een koninklijk besluit. Dit besluit wordt momenteel met spoed uitgewerkt. We houden u uiteraard op de hoogte.
6. Volgende seminaries over de herneming van de verkiezingen en de voortzetting van de verkiezingsprocedure
Group S gaat opleidingen organiseren over de herneming van de verkiezingen en de voortzetting van de verkiezingsprocedure vanaf eind augustus/begin september … Om de veiligheid en gezondheid van alle deelnemers te waarborgen, worden deze opleidingen in de vorm van webinar georganiseerd. Alle ondernemingen die intekenden op ons pakket sociale verkiezingen zullen binnenkort een uitnodiging ontvangen.