De wettelijke basis betreffende de keuze van elektronische ecocheques en de voorwaarden om als uitgever van ecocheques erkend te worden, zijn gepubliceerd. Vanaf 2016 kunnen ecocheques in papieren of elektronische versie worden toegekend.
In ons artikel van 21 augustus 2015 deelden we mee dat de juridische grondslag voorzien was voor de voorwaarden en procedures die erkende uitgevers in acht moeten nemen voor het uitgeven van elektronische ecocheques.
Een koninklijk besluit moest nog de voorwaarden om als uitgever van elektronische maaltijdcheques te worden erkend nader bepalen. Ook de erkenningsprocedure, de controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden, de voorwaarden voor de intrekking van de erkenning, de procedure voor een waarschuwing en een intrekking van de erkenning en de gevolgen daarvan zullen nog nader worden bepaald.
Dit koninklijk besluit werd op 24 december 2015 gepubliceerd. Het bevat eveneens de voorwaarden die voor de keuze van elektronische maaltijdcheques vervuld moeten zijn.
Let op! Papieren ecocheques blijven mogelijk. Er is nog geen definitieve overgang naar elektronische ecocheques.
1. Sociale en fiscale vrijstellingsvoorwaarden van de elektronische ecocheques
Net zoals de papieren versie zijn de elektronische ecocheques in principe loon waarop sociale bijdragen en belastingen verschuldigd zijn behalve als bepaalde voorwaarden samen vervuld zijn.
Die voorwaarden zijn dezelfde als voor de papieren cheques maar er komen er specifieke bij voor de elektronische ecocheque.
1.1. Gemeenschappelijke voorwaarden
1. De ecocheques moeten worden toegekend bij collectieve of individuele overeenkomst (als er geen vakbondsafvaardiging is of wanneer het een personeelscategorie betreft die gewoonlijk niet wordt beoogd door een collectieve overeenkomst) ;
2. de collectieve arbeidsovereenkomst of individuele overeenkomst bepaalt de hoogste nominale waarde van de echocheque, met een maximum van 10 EUR per ecocheque, evenals de frequentie van toekenning ervan gedurende een kalenderjaar ;
3. de ecocheques zijn op naam;
4. de ecocheques zijn 24 maanden geldig (voor de elektronische ecocheques gaat die duur in op het ogenblik dat de rekening wordt gecrediteerd) ;
5. zij mogen slechts worden gebruikt voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter die zijn opgenomen in de lijst bij collectieve arbeidsovereenkomst nr. 98;
6. het totaalbedrag van de door de werkgever toegekende ecocheques mocht niet meer bedragen dan 250 EUR per werknemer en per jaar 2009.
1.2. Eigen voorwaarden voor de elektronische maaltijdcheques
Elektronische ecocheques moeten daarenboven voldoen aan bijkomende voorwaarden om niet als loon beschouwd te worden:
1. het aantal elektronische ecocheques en het brutobedrag ervan moeten op de loonbrief worden vermeld;
2. alvorens de elektronische ecocheques te kunnen gebruiken moet de werknemer kennis kunnen nemen van het saldo, alsook van de geldigheidsduur van de ecocheques die hem werden geleverd en die nog niet gebruikt zijn;
3. er wordt voor elektronische ecocheques gekozen bij collectieve of individuele overeenkomst;
4. de elektronische ecocheques kunnen slechts door een erkend uitgever worden verstrekt. Als die uitgever zijn erkenning verliest of failliet gaat, blijven de ecocheques geldig tot hun vervaldatum;
5. het gebruik van de elektronische ecocheques mag geen kosten meebrengen voor de werknemer behalve in geval van verlies of diefstal (tegen de voorwaarden die moeten bepaald worden in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement; maar zelfs in dat geval mogen de kosten niet hoger zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque indien in de onderneming zowel elektronische maaltijdcheques als elektronische ecocheques worden toegekend. Indien in de onderneming echter enkel elektronische ecocheques worden toegekend, mag de kost van de vervangende drager niet meer bedragen dan 5 EUR).
2. Werking van het systeem
Voor de werknemer wordt er een ecochequerekening geopend. Dat is een databank waarin een aantal elektronische ecocheques zullen worden opgeslagen en beheerd door een erkend uitgever. Het is dus geen bankrekening, noch een financiële rekening.
De uitgever plaatst op die rekening het aantal ecocheques waarop de werknemer recht heeft (ze worden dus niet meer uitgereikt).
De werknemer van zijn kant zal over een drager of betaalmiddel beschikken waarmee hij zijn aankopen zal kunnen betalen via zijn ecochequerekening. Die chipkaart of wat dan ook, moet gratis zijn voor de werknemer (behalve bij vervanging in geval van verlies of diefstal).
De uitgevers zullen waarschijnlijk voorstellen om een storting te doen op dezelfde drager als de eventuele maaltijdcheques.
Wanneer de werknemer betaalt zal altijd het principe « first-in-first-out » worden toegepast: de ecocheques met de kortste nog resterende geldigheidsduur worden eerst gebruikt.
Met zijn elektronische ecocheques zal de werknemer meteen het verschuldigde bedrag exact kunnen betalen. Hij zal dus geen veelvoud van de waarde van de ecocheque op tafel moeten leggen.
Voorbeeld: een werknemer heeft nog 3 ecocheques van 10 EUR op zijn rekening staan. Hij doet een aankoop ten bedrage van 8 EUR. Zijn ecochequerekening zal worden gedebiteerd voor 8 EUR (zelfs al is dat geen veelvoud van 10 EUR). Er rest hem nog 22 EUR die hij zal kunnen spenderen bij een volgende aankoop.
Wanneer de werknemer zijn drager verliest of indien hij gestolen wordt, moet hij op een eenvoudige, snelle en kosteloze wijze kunnen geblokkeerd en weer vrijgegeven worden via een noodnummer. Binnen de 10 werkdagen moet de werknemer over een nieuwe drager kunnen beschikken om te verhinderen dat de geldigheidsduur van de ecocheques verstrijkt. In zulk geval moet de geldigheidsduur van de cheques met 10 werkdagen worden verlengd.
Ten slotte moet de werknemer op een eenvoudige en kosteloze wijze zijn saldo kunnen nakijken alsook de nog resterende geldigheidsduur van de cheques die hij nog niet gebruikt heeft. Uiterlijk een week voor de vervaldatum van de elektronische ecocheque moet de werknemer op de hoogte gebracht worden van die nakende vervaldatum.
3. Erkenningsprocedure
Zoals hierboven vermeld, moet de uitgever van de elektronische ecocheques erkend zijn.
De voorwaarden en de procedure om als uitgever van elektronische maaltijdcheques erkend te worden, werd uitgebreid naar de elektronische ecocheques.
De enige nieuwigheid betreft de toekennings- of weigeringstermijn van de erkenning. Deze termijn wordt van 3 maanden naar 1 maand teruggebracht voor de uitgevers die al erkend zijn voor de uitgifte van maaltijdcheques of ecocheques.
4. Inwerkingtreding
Deze nieuwe reglementering treedt in werking op 1 januari 2016.
5. In praktijk !
5.1. Aanpassing van de overeenkomsten
De toekenning van uw ecocheques moet verplicht voorzien zijn bij collectieve arbeidsovereenkomst of schriftelijke individuele overeenkomst. We raden u dan ook aan een bijlage bij deze overeenkomsten af te sluiten zodat de overgang naar het elektronische systeem officieel wordt bekrachtigd en de praktische modaliteiten ervan worden voorzien.
5.2. Aanpassing van het arbeidsreglement
De reglementering op de elektronische ecocheques verplicht u ertoe de voorwaarden te voorzien die in geval van verlies of diefstal van de kaart van toepassing zijn. De invoering van deze voorwaarden gebeurt als volgt:
- in uw arbeidsreglement als de toekenning van uw ecocheques voorzien is bij individuele overeenkomst (gewone procedure voor wijziging van het arbeidsreglement) ;
- in de collectieve arbeidsovereenkomst als de toekenning van uw ecocheques voorzien is bij cao.
Group S heeft alle nodige modellen voor deze wijziging tot uw beschikking. U kan hiervoor contact opnemen met uw dossierbeheerder.