Coronavirus: let erop dat uw werknemers hun vakantiedagen vóór het einde van het jaar uitputten! (UPDATE)

article image Van 
101905

 

Het jaareinde komt stilaan in zicht. Door de gezondheidscrisis zijn er in tal van ondernemingen  werknemers die nog een groot aantal vakantiedagen moeten opnemen. Er moet op worden toegezien dat zeker de wettelijke vakantiedagen vóór 31 december worden opgenomen.

I. Alle wettelijke vakantiedagen moeten worden opgenomen

De regelgeving inzake jaarlijkse vakantie bepaalt dat alle vakantiedagen vóór 31 december van het vakantiejaar moeten worden opgenomen.

De werknemer is dus verplicht de jaarlijkse vakantiedagen waarop hij recht heeft, op te nemen. De wet betreffende de jaarlijkse vakantie bepaalt uitdrukkelijk dat het recht op vakantie aan de werknemers verworven is niettegenstaande elke strijdige overeenkomst. Het is dus de werknemer verboden van de vakantie waarop hij recht heeft, af te zien.

Bovendien is de werkgever verplicht erop toe te zien dat zijn werknemers hun vakantie effectief opnemen vóór het einde van het jaar. Ten einde discussies te vermijden moet een werkgever idealiter aantonen dat hij de nodige maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat zijn werknemers hun vakantie effectief (hadden) kunnen opnemen.

Aan werkgevers die vaststellen dat sommige werknemers nog een groot aantal resterende vakantiedagen hebben, wordt aangeraden hen schriftelijk te laten weten dat ze deze dagen vóór het einde van het jaar moeten opnemen en  hen te vragen dit te doen.

Ingeval sommige werknemers ondanks de herinneringsbrief van hun werkgever weigeren hun vakantie uit te putten, is het belangrijk dat de werkgever kan bewijzen dat hij hen heeft aangemaand om hun vakantie op te nemen. Zo vermijdt de werkgever eventuele sancties en ontsnapt hij aan de verplichting om aan de bedienden vakantiegeld voor niet-opgenomen dagen te moeten betalen.

De werkgever die zijn werknemers niet toelaat hun vakantie vóór het einde van het jaar op te nemen, riskeert administratieve of strafrechtelijke geldboetes wegens niet-naleving van zijn  verplichtingen. De administratieve of strafrechtelijke geldboetes zijn van niveau 2 en worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers:

 

Administratieve

geldboete

Strafrechtelijke

geldboete

Gevangenisstraf

Andere mogelijke strafmaatregelen

Sanctie van niveau 2

200 tot 2000 EUR

400 tot 4000 EUR

/

/

De werkgever die zijn werknemers niet toelaat hun vakantie op te nemen, moet bovendien aan de bedienden vakantiegeld voor niet-opgenomen vakantiedagen betalen. Arbeiders ontvangen daarentegen reeds hun vakantiecheque in de loop van het vakantiejaar. Het vakantiegeld werd dus al betaald door het vakantiefonds en blijft verworven.

Opmerking: strikt juridisch is het verboden om niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen over te dragen naar het volgende jaar.

Een afwijking van dit principe is alleen voorzien in de gezondheidszorgsector.
De minister van Economie en Werk, Pierre-Yves Dermagne, heeft aangekondigd dat een vrijstelling van het verbod op uitstel van jaarlijkse vakantiedagen in de gezondheidszorgsector in 2020 in onderling overleg tussen de werkgever en de werknemer kan worden verleend.
Er zijn geen details over welke ondernemingen specifiek onder deze afwijking vallen, noch over de grenzen waarbinnen dit uitstel wordt toegestaan.
Er wordt enkel vermeld dat dit uitstel alleen mogelijk is op voorwaarde dat de werknemer niet al zijn jaarlijkse vakantiedagen vóór 31 december heeft kunnen opnemen wegens de Coronaviruscrisis en de werklast dat deze crisis heeft veroorzaakt.

Welke regels moeten worden nageleefd?

De regelgeving inzake jaarlijkse vakantie bepaalt dat bij het vastleggen van vakantie de volgende principes in acht moeten worden genomen:

  • Wanneer het werknemers met schoolgaande kinderen betreft, wordt de vakantie bij voorkeur toegekend tijdens de schoolvakanties;
  • Werknemers moeten tussen 1 mei en 31 oktober 2 opeenvolgende weken vakantie krijgen, tenzij andersluidend verzoek van de betrokkene. Voor werknemers die op 31 december van het vakantiedienstjaar jonger zijn dan 18 jaar wordt deze periode op 3 weken gebracht;
  • In alle gevallen moet in de loop van het jaar verplicht een ononderbroken week vakantie worden toegekend. Van deze regel kan niet worden afgeweken;
  • In principe mogen geen halve vakantiedagen worden genomen behalve wanneer ze worden aangevuld met een gewone halve rustdag of een halve dag Europese vakantie. Werknemers mogen ook vragen om de laatste 3 dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen op te splitsen maar de werkgever kan zich hiertegen verzetten als dit het werk in de onderneming ontregelt.

Ten slotte moet vakantie in onderlinge overeenstemming worden vastgelegd. Werkgever noch werknemer kunnen eenzijdig vastgelegde vakantiedagen opleggen aan de andere partij.

Wanneer tussen werkgever en werknemer een akkoord over het vastleggen van de vakantiedagen is bereikt, dan kan een van de partijen onmogelijk eenzijdig terugkomen op dit akkoord. Er is dan een nieuw akkoord over de schrapping of wijziging van de vastgelegde vakantiedagen vereist.

Opmerking: Als men niet tot een akkoord komt, kan de arbeidsrechtbank in kort geding beslissen.

Deze regels blijven van toepassing ondanks de COVID-19-crisis en het feit dat tal van ondernemingen gebruik moesten maken van tijdelijke werkloosheid of daarentegen het hoofd moesten bieden aan werkoverlast. Dit werd ons recentelijk bevestigd door de bevoegde overheidsdienst.

Wat als de werknemer onmogelijk zijn vakantie kan opnemen vóór 31 december?

De onmogelijkheid is te wijten aan ziekte, ongeval of moederschap of tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht die tot eind december voortduurt

Voor deze onmogelijkheid voorziet de wetgeving inzake de jaarlijkse vakantie dat de werkgever de bediende uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar het volgende vakantiegeld moet betalen:

  • Enkel vakantiegeld voor nog niet opgenomen vakantiedagen;
  • Dubbel vakantiegeld als dit nog niet werd betaald.

Op het enkel vakantiegeld moeten geen sociale zekerheidsbijdragen betaald worden.

LET: De mutualiteit kent sowieso geen uitkeringen toe voor de dagen vakantie die nog openstaan; de mutualiteit doet hiervoor reeds op voorhand navraag bij de werknemers naar hun openstaande verlofsaldo. Ook bij tijdelijke werkloosheid is voorzien dat de werknemer geen werkloosheidsuitkeringen kan genieten voor de nog openstaande vakantiedagen. De RVA heeft aan de werkgevers medegeeld dat zij dit ook zullen controleren, zij het meestal a posteriori. Deze controle door de RVA gebeurt evenwel enkel op de maand december, niet de andere maanden van 2020 tijdens dewelke de werknemer tijdelijk werkloos zou geweest zijn.

Meer informatie hierover vindt u in ons artikel over de betaling van de afrekening in december.

De onmogelijkheid is te wijten aan de tijdelijke werkloosheid ingevolge de coronavirusmaatregelen die tot eind december voortduurt

Volgens informatie ingewonnen bij de dienst jaarlijkse vakantie van de FOD Sociale Zekerheid is de tijdelijke werkloosheid ingevolge de coronavirusmaatregelen (overmacht of economische redenen) geen situatie die de werknemer het onmogelijk maakt om zijn vakantie op te nemen voor het einde van het jaar. Dit betekent dus dat de werkgever het openstaande verlof van de bediende niet kan afrekenen zoals hierboven omschreven.

De werknemer kan dus volgens de dienst jaarlijkse vakantie in de maand december het saldo van de vakantiedagen waarop hij recht heeft, nog vóór 31 december opnemen, en dit ongeacht of de werknemer een ganse maand dan wel een gedeelte van de maand op tijdelijke werkloosheid geplaatst wordt.

LET: Ook in deze situatie zullen door de RVA controles uitgevoerd worden bij de werknemer die gedurende de maand december tijdelijk werkloos is wegens de coronavirusmaatregelen: immers kan de werknemer geen werkloosheidsuitkeringen genieten voor de wettelijke vakantiedagen die de werknemer nog niet opgenomen heeft.

We raden de werkgevers bijgevolg aan om de vakantiedagen die vóór 31 december nog moeten worden opgenomen vast te leggen in onderling akkoord met de betrokken werknemers zodat de betrokken afwezigheidsdagen als vakantie en niet als werkloosheidsdagen worden aangegeven. Dit vermijdt dat er een aanvraag tot uitbetaling van werkloosheidsuitkering wordt getriggerd voor werkloosheidsdagen waarvoor de werknemer eigenlijk vakantie had kunnen nemen. Dit advies geldt ongeacht of de werknemer een ganse maand dan wel een gedeelte van de maand op tijdelijke werkloosheid geplaatst wordt.

De  werknemers die, ondanks uitdrukkelijk verzoek van de werkgever, hier niet willen op ingaan en bijgevolg hun vakantiedagen niet willen opnemen, worden er best uitdrukkelijk door hun werkgever op gewezen dat er bij controle door de RVA een terugbetaling van de werkloosheidsuitkeringen zal gevorderd worden, als zij de RVA via hun uitbetalingsinstelling niet spontaan op de hoogte hebben gebracht van hun saldo aan vakantiedagen.

II. Wat met extralegale vakantiedagen?

Voor bijkomende vakantiedagen, toegekend op niveau van de sector of de onderneming (bijvoorbeeld anciënniteitsdagen), kan in andere regels worden voorzien. Zo kan worden bepaald dat extralegale vakantie, in tegenstelling tot wettelijke vakantie, al dan niet mag worden overgedragen.

Men moet bijgevolg altijd de rechtsbron voor de betrokken extralegale vakantie raadplegen (namelijk de sector-cao, de ondernemings-cao of het arbeidsreglement) om na te gaan of er regels ter zake werden bepaald.

Er zijn dan verschillende mogelijkheden:

  • Er zijn ter zake uitdrukkelijk regels bepaald: deze regels moeten dan worden nageleefd;
  • Er is bepaald dat de regels inzake wettelijke jaarlijkse vakantie van toepassing zijn: de regels vermeld in punt I. moeten dan worden nageleefd;
  • Er is niets bepaald over de toekenningsregels van bovenwettelijke vakantie: men moet zich dan beroepen op de gebruikelijke praktijk in de onderneming waarbij, rekening houdend met de uitzonderlijke situatie in 2020, eventueel meer soepelheid aan de dag kan worden gelegd.

Bij gebrek aan uitdrukkelijke andersluidende bepaling zal veelal het principe van toepassing zijn dat vakantiedagen in onderling overleg moeten worden vastgelegd.

III.   En inhaalrustdagen (adv-dagen)?

Als de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur in de onderneming op jaarbasis wordt bereikt via de toekenning van inhaalrustdagen, moeten de werknemers deze dagen absoluut voor het einde van het jaar opnemen. Gebeurt dit niet, dan wordt de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur overschreden en riskeert de werkgever sancties.

Bij gebrek aan uitdrukkelijke andersluidende bepaling  geldt ook hier veelal het principe van toepassing dat inhaalrustdagen in onderling overleg moeten worden vastgelegd.

Opmerking: Aangezien een werkloosheidsuitkering voor dezelfde dag niet mag worden gecumuleerd met loon, moet het saldo adv-dagen vóór 31 december worden vastgelegd en aangegeven.

IV.  En vervangingsdagen voor feestdagen in 2020?

Teneinde het recht op 10 wettelijke feestdagen te garanderen, dienen de vervangingsdagen van 2020 nog voor het einde van dit jaar te worden opgenomen.

In geval van samenloop met een periode van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht of wegens economische redenen voor bedienden, zal de betaling van de vervangingsdag ten laste vallen van de werkgever indien deze valt binnen de eerste 14 kalenderdagen van de tijdelijke werkloosheid. Na deze periode valt de betaling van de vervangingsdag ten laste van de RVA. Het gaat hier om een ononderbroken periode.

In geval van samenloop met een periode van tijdelijke werkloosheid ingevolge slecht weer, technische stoornis of wegens economische redenen voor arbeiders, is de werkgever verplicht elke vervangingsdag te betalen die samenvalt met een dag van tijdelijke werkloosheid. De beperking tot de eerste 14 kalenderdagen geldt hier dus niet.

Meer hieromtrent vindt u in ons vorig artikel.