Betaald educatief verlof in Vlaanderen wordt ‘Vlaams opleidingsverlof’

Werkgevers die werknemers tewerkstellen in het Vlaamse Gewest, zullen vanaf 1 september rekening moeten houden met nieuwe Vlaamse regelgeving inzake betaald educatief verlof.

Betaald educatief verlof (afgekort: BEV) is het recht dat werknemers in de privésector hebben om afwezig te zijn van het werk met behoud van hun normal loon om bepaalde opleidingen te volgen. De werkgever is verplicht gevolg te geven aan een aanvraag om toekenning van BEV wanneer de aanvraag voldoet aan de gestelde regels. De kosten van dit BEV worden grotendeels gedragen door de overheid: na afloop van de opleiding kan de werkgever een (gedeeltelijke) terugbetaling bekomen van de loonkost voor de toegekende uren BEV.

Tot nu toe diende de werkgever voor wat betreft de toekenning van BEV en de aanvraag tot terugbetaling van de BEV-loonkost enkel de federale regels na te kijken (regels met slechts hier en daar wat lichte regionale variaties, voornamelijk op administratief vlak, sinds de inwerkingtreding van zesde staatshervorming). Nu heeft de Vlaamse overheid gebruik gemaakt van haar bevoegdheid om - voor wat betreft de meeste aspecten van het BEV - haar eigen regels vast te stellen, en heeft zij het BEV onder de nieuwe Vlaamse regeling dan meteen ook omgedoopt tot ‘Vlaams opleidingsverlof’, afgekort: ‘VOV’. De werkgever zal nu voortaan ook rekening moeten houden met een volledig nieuwe set van Vlaamse regels.

De nieuw uitgewerkte regeling van het Vlaams opleidingsverlof zal voor werkgevers en werknemers van start gaan op 1 september 2019. De opleidingsverstrekkers die hun opleiding willen laten erkennen voor VOV, en de instanties die deze aangemelde opleidingen moeten screenen en registreren, kregen een vroegere start, nl. 1 mei 2019, zodat de nodige registraties achter de rug zijn wanneer het nieuwe schooljaar begint.

Het nieuwe stappenplan dat zal moeten worden gevolgd door de werkgever (inclusief de nog steeds toepasselijke federale regels), wanneer hij een aanvraag tot BEV ontvangt, vindt u hieronder kort samengevat.

Stap 1. Controleer de verlofaanvraag

Bij ontvangst van een VOV-aanvraag gaat de werkgever eerst na of de aanvraag op de correcte wijze is ingediend (zie A.: vormvoorwaarden). Vervolgens doet de werkgever ook een inhoudelijke check: hij gaat na of de aanvraag binnen het toepassingsgebied van het VOV valt, en of m.a.w. aan alle voorwaarden voor de opening van het recht op VOV, is voldaan (zie B., C. en D.: toepassingsvoorwaarden).

A.  Vormvoorwaarden

1. Tijdigheid (federale regels, ongewijzigd)

Heeft de aanvraag van VOV betrekking op een normaal schooljaar, dan moet deze aanvraag ingediend worden ten laatste op 31 oktober van elk schooljaar. Dit om het goede verloop van de collectieve planning (zie verder) te verzekeren. In geval van laattijdige inschrijving na 31 oktober of in geval van verandering van werkgever tijdens eenzelfde schooljaar, dient de aanvraag van VOV te gebeuren ten laatste binnen de vijftien dagen vanaf de inschrijving of van de verandering van werkgever. Over de sanctie bij laattijdigheid werd om verduidelijking gevraagd bij het Departement Werk en Sociale Economie van de Vlaamse overheid (voortaan: DWSE).

1. Vorm (federale regels, ongewijzigd + Vlaamse regels, gewijzigd)

De aanvraag van VOV gebeurt middels het overmaken van een getuigschrift, het ‘inschrijvingsattest’, waarin bevestigd wordt dat de werknemer regelmatig is ingeschreven om één of verschillende opleidingen te volgen. In het nog niet gepubliceerde MB van 8 juli 2019 is bepaald binnen welke termijn de opleidingsverstrekker dit attest moet afleveren aan de werknemer – m.n. binnen de 8 dagen vanaf de inschrijving – en welke de verplichte vermeldingen zijn op het attest.

B.  Toepassingsvoorwaarden in de tijd (nieuwe Vlaamse regels)

Het nieuwe VOV-stelsel is van toepassing op verlofaanvragen voor opleidingen of opleidingsmodules die starten op of na 1 september 2019 (de startdatum van de opleiding of de opleidingsmodule waarvoor is ingeschreven, vindt de werkgever terug op het inschrijvingsattest). Dit betekent dat ook nieuwe verlofaanvragen voor vervolgmodules van meerjarige opleidingen die reeds gestart waren vóór 1 september, in principe voortaan enkel nog onder de nieuwe VOV-regels vallen – en dus mogelijks niet meer worden toegekend, wanneer zij niet voldoen aan de nieuwe VOV-voorwaarden. Maar dankzij een overgangsregeling kunnen werknemers ervoor kiezen om deze opleidingen toch nog verder te volgen met toepassing van de oude regels van het BEV, tot en met het derde jaar van de opleiding, en dit ten laatste tot 31 december 2021. Desgevallend – indien aan de toepassingsvoorwaarden van zowel het oude BEV als het nieuwe VOV is voldaan – zal de werknemer hier dus een keuze hebben tussen twee stelsels (BEV/VOV), en zal hij zijn keuze moeten meedelen aan de werkgever.

C.  Toepassingvoorwaarden m.b.t. de persoon van de werknemer (Vlaamse regels, gewijzigd)

1. Werknemer of met werknemer gelijkgesteld

Enkel werknemers komen in aanmerking voor VOV. Worden gelijkgesteld met werknemers: de personen die, anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst, arbeid verrichten onder het gezag van één of meer personen. Deze voorwaarde is dezelfde gebleven.

1. Tewerkgesteld in de privésector

De werknemer moet tewerkgesteld zijn in de privésector, en op deze voorwaarde bestaan voortaan geen uitzonderingen meer. De vroegere uitzondering voor contractueel personeel van autonome overheidsbedrijven wordt opgeheven.

1. Tewerkgesteld in het Vlaams Gewest

De werknemer moet tewerkgesteld zijn in een in het Vlaamse Gewest gelegen vestigingseenheid. De vestigingseenheid zoals ingegeven in de DmfA zal hierbij bepalend zijn.

1. Minstens 50% tewerkgesteld

De werknemer moet aan minstens 50 % tewerkgesteld zijn. Deze voorwaarde geldt voortaan voor iedereen, dus zowel voor de werknemer met een variabel uurrooster als voor de werknemer met een vast uurrooster. Als referentie neemt men het tewerkstellingspercentage in de maand september van het betrokken opleidingsjaar. In tweede orde, indien het tewerkstellingspercentage in september minder dan 50% bedraagt, kijkt men naar het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de eerste opleiding (van de betrokken werknemer in het betrokken schooljaar) start.

1. Bijkomende voorwaarde i.g.v. tewerkstelling met een halftijds vast uurrooster

Indien de werknemer een tewerkstellingspercentage heeft van exact 50%, geldt nog een bijkomende voorwaarde. In dat geval moet de werknemer tewerkgesteld zijn met een uurrooster dat minstens gedeeltelijk samenvalt met de lesuren/examens, opdat hij recht zou hebben op VOV. (En voor wat betreft de opname van het VOV, geldt hier de beperking tot de samenvallende uren, zie stap 2.B.4. Wettelijke beperkingen inz. opnamemodaliteiten).

D.  Toepassingsvoorwaarden m.b.t. de opleiding (Vlaamse regels, gewijzigd)

De werkgever controleert of het gaat om een opleiding die recht geeft op VOV.

1. Algemene voorwaarden (te checken in alle gevallen)

Afhankelijk van hun aard en van de voorwaarden waaraan ze moeten voldoen ten aanzien van de gebruikers van het VOV (de werknemers)(1), kunnen de rechtgevende opleidingen worden opgedeeld in vijf verschillende types. Het moet gaan om (vijf opties):

1. een arbeidsmarktgerichte opleiding die:

• geregistreerd is in de 'opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives';
• minstens 32 contacturen of lestijden, of minstens 3 studiepunten omvat;
• gevolgd wordt via diplomacontract of creditcontract (examencontracten zijn uitgesloten voor recht op VOV);
• voldoet aan de eventuele bijkomend gestelde, specifieke voorwaarden voor de betrokken opleiding.

1. een loopbaangerichte opleiding (d.i. een opleiding die aangeraden wordt in het persoonlijk ontwikkelingsplan tijdens het volgen van loopbaanbegeleiding) die:

• verstrekt wordt door een dienstverlener die geregistreerd is voor de KMO-portefeuille of de Opleidingscheques, 
• en die minstens 32 contacturen of lestijden, of minstens 3 studiepunten omvat;

1. een mentoropleiding die geregistreerd is in de opleidingsdatabank;

2. examens bij de Vlaamse examencommissie die geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank;

3. examens die georganiseerd zijn door de Vlaamse Gemeenschap om eerder verworven competenties te erkennen (ervaringsbewijs), en die geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank.

De werkgever zal de naleving van deze voorwaarden moeten kunnen controleren aan de hand van enerzijds de gegevens op het inschrijvingsattest dat hij ontvangt van de werknemer (of, in het geval van de loopbaangerichte opleiding, de schriftelijke bevestiging van de DWSE dat de nodige attesten zijn ontvangen), en anderzijds de online opleidingsdatabank. Hier en daar verwachten wij nog praktische verduidelijking van de DWSE.

1. Bijzondere voorwaarden (te checken in bijzondere gevallen)

Bijzonder geval A. Opleiding met werkplekleren

Gaat het om een opleiding met werkplekleren bij een andere werkgever, dan geldt als bijkomende voorwaarde dat noch de werknemer, noch de eigen werkgever worden vergoed voor de gepresteerde arbeid.

Bijzonder geval B. Opleiding waarbij de opleidingsverstrekker de eigen werkgever is

Gaat het om een opleiding waarbij de eigen werkgever ook de opleidingsverstrekker is, dan geldt als bijkomende voorwaarde dat de werknemer dankzij de opleiding in staat moet zijn om een andere dan de huidige functie of een onder invloed van een grondig wijzigende omgeving sterk veranderende functie, uit te oefenen.

Bijzonder geval C. Opleiding die reeds is gevolgd door de betrokken werknemer

1. Opleiding waarvan de werknemer reeds een certificaat heeft behaald

Wanneer een werknemer reeds geslaagd is voor een opleiding (opleiding die hij al dan niet met  gebruik van VOV heeft gevolgd), kan hij later, ter opfrissing, niet nogmaals dezelfde opleiding volgen met gebruik van VOV.

2. Opleiding waarvan de werknemer nog geen certificaat heeft behaald

• Eerste bisjaar: Wanneer een werknemer niet slaagt voor een opleiding (al dan niet met gebruik van VOV), kan hij nog een tweede poging wagen met gebruik van VOV. Hij hoeft zijn mislukking niet te rechtvaardigen op grond van overmacht, om voor zijn nieuwe poging aanspraak te kunnen maken op VOV.
• Tweede bisjaar: Wanneer een werknemer reeds tweemaal niet is geslaagd voor een opleiding (al dan niet met gebruik van VOV), zal hij echter voor elk van beide voorgaande mislukkingen moeten kunnen aantonen dat deze te wijten waren aan overmacht.

Stap 2. Bepaal de grenzen van het recht op VOV

A.  Wettelijke beperkingen inz. aantal uren -> bereken VOV-urenquotum (Vlaamse regels, gewijzigd)

      Zelf te berekenen

De berekening van het recht op VOV in schooljaar X gebeurt in drie stappen:

1. Individueel jaarplafond = 125u x tewerkstellingsbreuk (refertemaand: zie stap 1.C.4.) in schooljaar X
2. Som van de quota van uren VOV voor opleidingen in schooljaar X =
   
   1. quotum van uren VOV voor opleiding 1 +
   2. quotum van uren VOV voor opleiding 2 +
   3. ….
3. Quotum van uren VOV voor schooljaar X = kleinste van de onder 1. en 2 bekomen resultaten (Zowel het individueel jaarplafond als het bijzonder quotum voor de betrokken opleiding, desgevallend de optelsom van de bijzondere quota voor de betrokken opleidingen, vormen een absolute limiet.)

De wijze waarop het quotum van VOV-uren waarop een welbepaalde opleiding recht geeft, wordt berekend (cfr. rekenstappen 2a., 2.b, …), is verschillend naargelang het type van de betrokken opleiding.

Voor opleidingen die regelmatige aanwezigheid vereisen, wordt een relatief quotum berekend, bestaande in het aantal uren van werkelijke aanwezigheid tijdens de contacturen.

Voor opleidingen die geen regelmatige aanwezigheid vereisen, wordt een vast quotum berekend op basis van een forfaitaire formule, die verschilt naargelang het type van traject of opleiding:

1. examens voor de examencommissie secundair onderwijs en examens voor de examencommissie basisonderwijs: 8u per examen
2. examens die de Vlaamse Gemeenschap organiseert in het kader van een systeem van erkenning en certificering van verworven competenties (ervaringsbewijs): 16u per traject
3. graduaatsopleidingen van het hoger beroepsonderwijs t.e.m. het opleidingsjaar 2021-2022: 6 u per studiepunt
4. opleidingen waarbij gebruik gemaakt wordt van studiepunten – andere dan graduaatsopleiding van het hoger beroepsonderwijs t.e.m. het opleidingsjaar 2021-2022: 4 u per studiepunt
5. opleidingen in het volwassenenonderwijs: recht op aantal VOV-uren gelijk aan aantal voorziene lestijden (! bemerk het verschil met het recht op aantal VOV-uren gelijk aan het aantal werkelijk aanwezige contacturen, voor opleidingen die regelmatige aanwezigheid vereisen).

Tot slot kan ook de hieronder besproken beperking voor werknemers met een halftijds vast uurrooster een verdere inkrimping van het VOV-urenquotum tot gevolg hebben (zie onder, B. Wettelijke beperkingen inz. opnamemodaliteiten).

       Online te berekenen

De werkgever kan het aantal uren VOV waarop de werknemer recht heeft, berekenen aan de hand van de online simulator die de Vlaamse overheid ter beschikking stelt op https://www.vlaanderen.be/vlaamse-opleidingsincentives/berekenen-en-plannen-aantal-uren-vlaams-opleidingsverlof.

Opgelet: de online simulator (consultatie 14 augustus 2019) houdt geen rekening met de volgende hypotheses:

• ‘Opleiding loopt over verschillende schooljaren en is reeds gestart vóór 1 september 2019.’

Dit tenzij u in stap 3 van het onderdeel ‘Hoeveel uren kan ik maximaal opnemen in een bepaald schooljaar’ in de simulator het woord ‘opleiding’ leest als ‘opleidingsmodule’. Zie de hierboven besproken overgangsregeling (stap 1.B.);

• ‘Opleiding is een loopbaangerichte opleiding.’

Zie stap 2 van het onderdeel ‘Hoeveel uren kan ik maximaal opnemen voor een bepaalde opleiding’ in de simulator. Loopbaangerichte opleidingen hoeven niet in de opleidingsdatabank te staan om in aanmerking te komen voor VOV (zie boven, stap 1.D.i.);

• ‘Opleiding is een mentoropleiding.’

Zie stap 3 van het onderdeel ‘Hoeveel uren kan ik maximaal opnemen voor een bepaalde opleiding’ in de simulator. De voorwaarde 'minstens 32 contacturen of lestijden, of minstens 3 studiepunten omvatten’ geldt niet wanneer het gaat om een mentoropleiding (zie boven, stap 1.D.i.);

• ‘Werknemer is tewerkgesteld met een vast halftijds uurrooster’

Zie onderdeel ‘Hoeveel uren kan ik maximaal opnemen voor een bepaalde opleiding’ in de simulator. Gaat het om een werknemer die is tewerkgesteld met een vast halftijds uurrooster, dan wordt het bijzonder quotum voor de betrokken opleiding beperkt tot de voorziene contacturen die samenvallen met het uurrooster (zie verder, stap 2.B.4.).

• ‘Werknemer is tewerkgesteld met verschillende deeltijdse arbeidsovereenkomsten bij verschillende werkgevers.’

De simulator laat in deze hypothese niet toe :

- om de totale tewerkstellingsbreuk van de werknemer te berekenen met het oog op het aftoetsen van de toepassingsvoorwaarde ‘minstens 50% tewerkgesteld’ (zie stap 1.C.4.);

 - om het individuele plafond (‘Hoeveel uren kan ik maximaal opnemen in een bepaald schooljaar’) per werkgever te berekenen (i.e. pro rata de tewerkstellingsbreuk).

• ‘Opleiding 1 met VOV + opleiding 2 met VOV in schooljaar X’

Met de mogelijkheid dat een werknemer binnen eenzelfde schooljaar verschillende opleidingen wenst te volgen met gebruik van VOV (cfr. rekenstap 2 hierboven), houdt de simulator geen rekening.

• ‘Opleiding 1 met BEV + opleiding 2 met VOV in schooljaar X’

In de gevallen waar, als gevolg van de overgangsregeling, binnen één zelfde schooljaar zowel toepassing wordt gemaakt van de oude regeling van het BEV (bijv. voor opleiding 1) als van de nieuwe regeling van het VOV (bijv. voor opleiding 2), wordt de volgende rekenregel voorzien: ‘Het aantal terugbetaalde uren  betaald educatief verlof wordt in mindering gebracht van het aantal uren recht op Vlaams opleidingsverlof, zoals bepaald in artikel 22, voor hetzelfde opleidingsjaar om het aantal uren te bepalen waarop de werknemer recht heeft om afwezig te zijn op het werk, zoals bepaald in artikel 23.’ (art. 45, lid 2 BVR 21/12/2018). De simulator laat niet toe om deze berekening te maken en maakt ook geen melding van deze hypothese.

U kijkt en rekent dus best ook zelf nog eens na.

B.  Wettelijke beperkingen inz. opnamemodaliteiten -> houd hiermee rekening bij de planning (Vlaamse regels, gewijzigd) (onder voorbehoud van bevestiging door DWSE)

1. Opnamevorm

Het VOV wordt opgenomen (en geregistreerd) per uur. Volledig opgenomen dagen zullen worden omgerekend naar opgenomen uren.

2. Opnameperiode

VOV-uren opnemen kan ten vroegste daags voor de start van de opleiding en ten laatste 2 dagen na de laatste les of het examen.

3. Spreiding van de verlofopname

Het VOV kan worden ingepland:

• uitsluitend op het einde van de opleiding, met het oog op de examens;
• verspreid over de volledige duur van de opleiding (al dan niet met de examens inbegrepen).

Opgelet: de werknemer kan kiezen wanneer hij zijn VOV inzet (in overleg met de werkgever), maar hoe dan ook moet hij ervoor zorgen dat hij zijn aanwezigheidsplicht en nauwgezetheidsplicht naleeft (zie verder onder stap 5.D.).

De vrije keuze inzake spreiding van het VOV geldt niet voor werknemers die tewerkgesteld zijn met een vast halftijds uurrooster. Zij kunnen VOV enkel opnemen voor het bijwonen van lesuren of examens die samenvallen met het uurrooster (zie verder, doel van verlofopname).

4. Doel van de verlofopname

VOV kan ingezet worden voor:

1. het bijwonen van lessen en/of examens

• die samenvallen met het uurrooster
• die niet samenvallen met het uurrooster (behalve indien het gaat om een vast halftijds uurrooster)

1.  de verplaatsing naar de lessen en/of de examens (behalve indien de werknemer tewerkgesteld is met een vast halftijds uurrooster)
2. studie (behalve indien de werknemer tewerkgesteld is met een vast halftijds uurrooster)

Stap 3. Volg de planningsprocedure en plan het VOV in

De regels omtrent de individuele en collectieve planning die behoren tot de federale bevoegdheden inzake betaald educatief verlof, zijn dezelfde gebleven. Voor meer info, zie onze Q&A betaald educatief verlof.

Stap 4. Dien de aanvraag tot terugbetaling TIJDIG in

Het forfait voor de (gedeeltelijke) terugbetaling van de loonkost voor de toegestane VOV-uren is hetzelfde gebleven (21,30 EUR per uur) maar de wijze waarop de aanvraag moet worden ingediend en de deadline voor de aanvraag zijn gewijzigd.

A.  Indieningswijze

De aanvraag zal dienen te gebeuren via het WSE-loket. Meer informatie hieromtrent vindt u op https://www.vlaanderen.be/als-werkgever-een-terugbetaling-aanvragen-0/indienen-terugbetalingsaanvraag.

B.  Indieningsdeadline

Op het inschrijvingsattest dat de werkgever ontvangt van de werknemer, staat de startdatum van de betrokken opleiding (of opleidingsmodule) vermeld. Wanneer de werkgever hier drie maanden bij optelt, bekomt hij de deadline voor de terugbetalingsaanvraag voor het VOV dat hij (eventueel) aan de betrokken werknemer zal toekennen. Voorbeeld: de deadline is 2 december 2019 voor opleidingen die starten op maandag 2 september 2019.  De werkgever (of het sociaal secretariaat dat instaat voor de terugbetalingsaanvragen) noteert deze deadline reeds in de agenda op het moment dat hij het inschrijvingsattest ontvangt.

Er is geen informatie beschikbaar omtrent een eventueel gehanteerde tolerantiedrempel bij de behandeling van laattijdige terugbetalingsaanvragen door de Vlaamse overheid. Wettelijk gezien zullen laattijdige aanvragen in elk geval geen recht geven op terugbetaling. De werkgever doet er dus goed aan om zéér zorgvuldig om te springen met de nieuwe indieningstermijn, die voortaan voor elke opleiding kan verschillen.

Vergeet trouwens ook niet de aanvraag tot terugbetaling BEV Vlaanderen schooljaar 2018-2019. Deze kan ten vroegste op 1 september 2019 en moet ten laatste op 31 december 2019 ingediend worden. Deze aanvraag dient te gebeuren via de procedure BEV (= oude procedure).

C.  Verjaringstermijn

Vorderingen tot terugbetaling (die niet betaalbaar zijn gesteld door de Vlaamse overheid) verjaren na een termijn van vijf jaar ter rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin ze zijn ingediend.

Stap 5. Leef alle verplichtingen na die gelden tijdens de opleiding

A.  Ontslagverbod (federale regels, ongewijzigd)

De regels omtrent de ontslagbescherming behoren tot de federale bevoegdheid; deze regels zijn ongewijzigd gebleven. Voor meer info, zie onze Q&A betaald educatief verlof.

B.  Recht op loon (federale regels, ongewijzigd)

De werknemer die BEV of VOV opneemt, heeft recht op de betaling van zijn normaal loon, op het gewone tijdstip. Het normale loon dat wordt in aanmerking genomen, wordt echter beperkt tot een bedrag dat is bepaald bij koninklijk besluit. De loongrens voor het schooljaar 2019-2020 is nog niet gekend; voorlopig hanteren we het bedrag van de loongrens voor het schooljaar 2018-2019: 2.928 EUR.

De regels omtrent de verloning en de berekening ervan, behoren tot de federale bevoegdheden. Deze regels zijn ongewijzigd gebleven.

C.  Registratieplicht (Vlaamse regels, gewijzigd)

De registratie van de uren BEV (nu: uren VOV) in de DmfA maakt voortaan een verplicht onderdeel uit van de terugbetalingsprocedure. De Vlaamse Overheid bepaalt voortaan mee hoe deze registratie dient te gebeuren (registratie per uur, onder code 5), en zal zich voortaan op deze registratie baseren voor de toekenning van terugbetalingsaanvragen.

D.  Verplichtingen van de werknemer

Tegenover de verplichtingen van de werkgever staan ook enkele verplichtingen van de werknemer.

Wij vatten ze hieronder samen:

1. Verwittigingsplicht (federale regels, ongewijzigd)

De werknemer die een opleiding onderbreekt of opgeeft, moet zijn werkgever hiervan verwittigen ten laatste binnen de vijf dagen die op de onderbreking of de opgave volgen. Het voordeel van BEV wordt niet meer toegekend vanaf de datum van deze verwittiging. Verwittigt de werknemer de werkgever niet, dan wordt de opleiding verondersteld niet te zijn onderbroken/opgegeven maar dan zullen alle verdere afwezigheden die zich voordoen na het onderbreken/opgeven van de opleiding beschouwd worden als afwezigheden in het kader van de aanwezigheidsplicht en de nauwgezetheidsplicht.

1. Aanwezigheidsplicht (Vlaamse regels, gewijzigd)

              Feitelijke plicht

Afwezigheden die zich voordoen binnen de limieten van wat de nauwgezetheidsplicht toelaat (zie verder onder punt 3.), worden in principe niet gesanctioneerd. Er is in elk geval geen formele sanctie voorzien. Voor opleidingen die regelmatige aanwezigheid vereisen, geldt echter als regel dat het aantal uren VOV waarop de werknemer recht heeft, gelijk staat met het aantal contacturen waarop de werknemer werkelijk aanwezig is. Dit brengt mee dat elk uur afwezigheid, gerechtvaardigd of niet, voor dit soort opleidingen aanleiding geeft tot een feitelijke sanctie, namelijk een pro rata vermindering van het quotum van VOV-uren voor de betrokken opleiding.

             Nieuwe termijnen voor de attestering

De termijn waarbinnen de attestering van de gewettigde en ongewettigde afwezigheden (als deel van de nauwgezetheidsattestering, zie onder, punt 3) moet gebeuren, verschilt naargelang het type van opleiding (zie art. 6, 7 en 8 van het MB van 8 juli 2019, nog niet gepubliceerd, te consulteren op https://dam.vlaanderen.be/m/4dfe1cf7eb66d568/original/20190708-MB-Vlaams-Opleidingsverlof.pdf), maar vast staat dat de attestering in elk geval ten vroegste na afloop van de opleiding zal gebeuren, dit in tegenstelling tot de vroegere trimesteriële attestering.

1. Nauwgezetheidsplicht (Vlaamse regels, gewijzigd)

              Nieuwe definitie van ‘nauwgezetheid’:

1. Igv opleiding die regelmatige aanwezigheid vereist:

De werknemer volgt de opleiding nauwgezet als hij

• per jaar niet meer dan 10 % van de contacturen ongewettigd afwezig is en
• deelneemt aan de eindbeoordeling, als de eindbeoordeling deel uitmaakt van de opleiding. In geval van gewettigde afwezigheid bij de eindbeoordeling, dient de werknemer aan de eerstvolgende eindbeoordeling deel te nemen.

De nauwgezetheid wordt bepaald op basis van de ongewettigde afwezigheden die de opleidingsverstrekker attesteert, het totale aantal te volgen contacturen en de deelname aan de eindbeoordeling.

1. Igv opleiding die geen regelmatige aanwezigheid vereist:

De werknemer volgt de opleiding nauwgezet als hij deelneemt aan de eindbeoordeling. In geval van gewettigde afwezigheid bij de eindbeoordeling, dient de werknemer aan de eerstvolgende eindbeoordeling deel te nemen.

De nauwgezetheid wordt bepaald aan de hand van de attestering van de opleidingsverstrekker van de deelname aan de eindbeoordeling.

               Nieuwe definitie van ‘gewettigde afwezigheid’:

Als reden voor gewettigde afwezigheid worden alle redenen die aanleiding geven tot schorsing van de arbeidsovereenkomst in hoofde van de werknemer alsook de afwezigheid om beroepsredenen die geattesteerd wordt door de werkgever aanvaard.

              Nieuwe termijnen voor de attestering:

De termijn waarbinn en de attestering van de nauwgezetheid moet gebeuren, verschilt naargelang het type van opleiding (zie art. 6, 7 en 8 van het MB van 8 juli 2019, nog niet gepubliceerd, te consulteren op https://dam.vlaanderen.be/m/4dfe1cf7eb66d568/original/20190708-MB-Vlaams-Opleidingsverlof.pdf), maar vast staat dat de attestering in elk geval ten vroegste na afloop van de opleiding zal gebeuren. Dit in tegenstelling tot de vroegere trimesteriële attestering van de nauwgezetheid.

              Nieuwe sancties:

1. De werknemer volgt de opleiding niet nauwgezet

Het voordeel van het VOV wordt alleen toegekend aan de werknemer die de opleiding nauwgezet volgt (art. 116, §1 Herstelwet 22 januari 1985). De werkgever krijgt slechts terugbetaling wanneer de werknemer de opleiding nauwgezet heeft gevolgd (art. 32, lid 1, 4° BVR 21 december 2018). Met andere woorden: de werknemer verliest (retroactief) zijn recht op VOV voor de betrokken opleiding, wanneer hij de opleiding niet nauwgezet volgt. Op de website van de Vlaamse overheid wordt echter geen melding gemaakt van deze sanctie. Hieromtrent is om verduidelijking gevraagd.

1. De werknemer volgt de opleiding niet nauwgezet en heeft meer uren Vlaams opleidingsverlof opgenomen dan de uren waarop hij recht had

Niet alleen heeft de werknemer de opleiding niet nauwgezet gevolgd; hij heeft ook meer uren VOV opgenomen dan het aantal uren waarop hij recht op had (dit zal altijd het geval zal zijn indien ook sanctie a. geldt). In dat geval zal bovendien

• het departement WSE van de Vlaamse overheid van rechtswege het eerstvolgende recht op het maximum aantal uren VOV van de werknemer verminderen met 25 %. Het departement brengt de werknemer daarvan schriftelijk op de hoogte.
• de werknemer mogelijks een administratieve geldboete opgelegd krijgen van 50 euro tot 500 euro (dit minimum- en maximumbedrag werd reeds met de opdeciemen vermenigvuldigd, dus x 8)

Stap 6. Ontvang de terugbetaling

A.  Terugbetalingsvoorwaarden (Vlaamse regels, gewijzigd)

De werkgever krijgt een terugbetaling van de lonen en de sociale bijdragen in kader van het Vlaams opleidingsverlof als:

     1° het gaat om een geregistreerde opleiding, zie stap 1.D.1.;

     2° hij de uren VOV in de DmfA correct heeft geregistreerd, zie stap 5.C.;

     3° de werknemer zijn maximum aantal uren niet heeft overschreden, zie stap 2.A. en zie stap 5.D.2;

     4° de werknemer de opleiding nauwgezet heeft gevolgd, zie stap 5.D.3.

Na ontvangst van de terugbetalingsaanvraag en na afloop van de betrokken opleiding zal het departement WSE van de Vlaamse overheid:

1. de naleving van bovenstaande terugbetalingsvoorwaarden evalueren;
2. het daartoe de input van de werkgever (terugbetalingsaanvraag via WSE-loket + DmfA) vergelijken met de input van de opleidingsverstrekker (nauwgezetheidsattest via WSE-loket of ander kanaal);
3. op basis daarvan beslissen om, naargelang geval, geheel/gedeeltelijk/niet terug te betalen.

B.  Terugbetalingsforfait (Vlaamse regels, ongewijzigd)

Het terugbetalingsforfait is hetzelfde gebleven: per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.

C.  Terugbetalingstermijn (Vlaamse regels, gewijzigd)

De Vlaamse overheid heeft geen betaaltermijn. Maar in elk geval staat vast dat de terugbetaling ten vroegste pas na afloop van opleiding zal kunnen plaatsvinden. Het is immers pas ten vroegste na afloop van de opleiding dat de nodige nauwgezetheidsattesten door de opleidingsverstrekkers zullen worden doorgestuurd aan de DWSE (via het WSE-loket of een ander voorzien kanaal) (zie stap 5.D.2 en 5.D.3.).

Stap 7. Vorder terug van de werknemer

Een werkgever kan een terugvordering instellen tegen de werknemer wanneer betaald loon achteraf gezien onverschuldigd blijkt te zijn. Dit geldt evengoed in geval van onverschuldigde (begrensde) verloning van VOV-uren. De rechtsbasis voor deze terugvordering is gewoonlijk art. art. 1376 BW (onverschuldigde betaling). Voor terugvorderingen die de werkgever instelt tegen zijn werknemer wanneer blijkt dat de werknemer bedrog heeft gepleegd in het kader van BEV/VOV, heeft de (federale) wetgever echter een aparte rechtsbasis voorzien: art. 119 Herstelwet 22 januari 1985. Deze regel is ongewijzigd gebleven.

Het valt te verwachten dat het aantal terugvorderingen zal stijgen onder de nieuwe VOV-regeling. Er bestaat immers een discrepantie tussen:

• enerzijds de terugbetalingsvoorwaarden die betrekking hebben op de naleving van bepaalde werknemersverplichtingen tijdens het volgen van de opleiding, met name de aanwezigheidsplicht en de nauwgezetheidsplicht (zie de terugbetalingsvoorwaarden vermeld onder stap 6.A., 3° en 4° en zie de werknemersverplichtingen vermeld onder stap 5.D.2 en 5.D.3.);
• en anderzijds de voorziene attestering omtrent de naleving van deze werknemersverplichtingen, en met name de attestering omtrent afwezigheden en nauwgezetheid (zie stap 5.D.2 en 5.D.3.).

Voor wat betreft de attestering is namelijk geen communicatielijn meer voorzien tussen de opleidingsverstrekker en de werkgever. Er is geen sprake meer van een attestering op trimesterbasis naar de werkgever toe, enkel nog van een attestering naar de Vlaamse overheid toe, na afloop van de opleiding (voor de attesteringstermijnen, zie stap 5.D.2 en 5.D.3.).

Wegens gebrek aan informatie zal de werkgever systematisch een teveel aan VOV-uren registreren:

• wanneer de werknemer niet aanwezig is op alle contacturen van een opleiding die regelmatige aanwezigheid vereist;
• wanneer de werknemer de opleiding niet nauwgezet volgt.

Uit de huidige stand van de wetgeving en de berichtgeving van de Vlaamse overheid besluiten wij dat de werkgever van dit teveel pas ten vroegste op de hoogte zal worden gesteld op het moment dat hij bericht krijgt van de Vlaamse overheid omtrent zijn terugbetalingsdossier.

Bijkomende toelichting werd gevraagd aan de Vlaamse overheid. Wij houden u op de hoogte.

Tot zover het nieuwe stappenplan voor de werkgever.

Tot slot is zeker ook nog vermeldenswaard de fikse uitbreiding van het arsenaal van mogelijke administratieve sancties en strafsancties die kunnen worden opgelegd. Zo werden nieuwe strafbaarstellingen geïntroduceerd voor diverse vormen van fraude. Omtrent de mogelijke sancties op het onbewust doorgeven van foutieve informatie aan de overheid, hebben wij bijkomende toelichting gevraagd aan de DWSE. Indien wij hieromtrent belangrijke bijkomende info zouden verkrijgen die relevant is voor de dagdagelijkse praktijk, houden wij u zeker op de hoogte.

Bronnen:

• Herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen, BS 24 januari 1985, 699
• Art. 14, §1, art. 15 en 16 van het koninklijk besluit tot uitvoering van afdeling 6 - toekenning van betaald educatief verlof in het kader van de voortdurende vorming van de werknemers - van hoofdstuk IV van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen, BS 10 augustus 1985, 11.577 (de andere artikelen van dit KB werden opgeheven voor wat betreft het Vlaams opleidingsverlof)
• Decreet van 30 april 2004 tot uniformisering van de toezichts-, sanctie- en strafbepalingen die zijn opgenomen in de regelgeving van de sociaalrechtelijke aangelegenheden, waarvoor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest bevoegd zijn, BS 5 augustus 2004, 58.969
• Decreet van 12 oktober 2018 houdende het Vlaams opleidingsverlof en houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Werk en Sociale Economie, BS 13 november 2018, 86.952
• Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2018 tot uitvoering van afdeling 6 - toekenning van betaald educatief verlof in het kader van voortdurende vorming van de werknemers - van hoofdstuk IV van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen en tot wijziging van artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2013 betreffende de loopbaanbegeleiding, BS 4 maart 2019, 21.519
• Ministerieel besluit van 13 februari 2019 tot specificatie van competenties en vaststelling van een beoordelingssysteem, vermeld in artikel 2, § 1, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2018 tot uitvoering van afdeling 6 - toekenning van betaald educatief verlof in het kader van voortdurende vorming van de werknemers - van hoofdstuk IV van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen en tot wijziging van artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2013 betreffende de loopbaanbegeleiding, BS 4 maart 2019, 21.552
• Ministerieel besluit van 8 juli 2019 tot uitvoering van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2018 tot uitvoering van afdeling 6 - toekenning van betaald educatief verlof in het kader van voortdurende vorming van de werknemers - van hoofdstuk IV van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen en tot wijziging van artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2013 betreffende de loopbaanbegeleiding (nog niet gepubliceerd, te consulteren op https://dam.vlaanderen.be/m/4dfe1cf7eb66d568/original/20190708-MB-Vlaams-Opleidingsverlof.pdf)