Onkostenvergoeding voor korte buitenlandse dienstreizen: nieuwe bedragen vanaf 15 februari 2023

Van 

De vergoedingen die een werkgever aan een werknemer toekent voor een dienstreis in het buitenland, kunnen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen aangezien worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De nieuwe bedragen die vanaf 15 februari 2023 van toepassing zijn, werden gepubliceerd.


Werknemers die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken naar het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever. Wanneer een onderneming aan haar werknemers in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt.

1. Wat zijn de grensbedragen?

De fiscus en RSZ aanvaarden dat de werkgever zich baseert op de per land opgesplitste forfaitaire dagvergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan zijn eigen ambtenaren. De lijst van de landen en de overeenstemmende bedragen worden elk jaar, in principe, met een ministerieel besluit bekend gemaakt. Het laatste dateerde echter van juli 2018. Sindsdien zijn de bedragen niet gewijzigd.

Onlangs werd er evenwel een nieuw ministerieel besluit gepubliceerd met nieuwe bedragen geldig vanaf 15 februari 2023.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen dienstreizen naar het buitenland van meer dan 30 kalenderdagen en die van 30 kalenderdagen en minder.

1.1. Dienstreizen naar het buitenland (maximum 30 kalenderdagen)

De bedragen die moeten in aanmerking genomen worden zijn die van categorie 1 van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen (Personeel Hoofdbestuur).

1.2. Dienstreizen naar het buitenland (meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen)

Dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend als een terugbetaling van kosten veroorzaakt door een verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende dagen, kunnen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mag niet meer bedragen dan het bedrag vastgesteld per land voor de ambtenaren "op post" in het buitenland van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 2);
  • de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
  • de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

1.3. Bedragen

2. Welke kosten ?

De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de volgende kosten:

  • de lunch- en dinerkosten;
  • de drank- en snackkosten;
  • de plaatselijk vervoerkosten;
  • de telefonische communicatiekosten;
  • de kosten in verband met andere contante uitgaven (bijvoorbeeld: fooien).

Nieuw: de ontbijtkosten worden niet meer gedekt door de dagelijkse forfaitaire vergoeding. Ze zijn nu inbegrepen in de huisvestingskosten.

Zijn uitgesloten van de dagelijkse forfaitaire vergoeding:

  • de huisvestingskosten;
  • de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken, en terug.

Huisvestingskosten en verplaatsingskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn dus niet inbegrepen. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden er geen forfaits.

3. Moeten deze bedragen in bepaalde omstandigheden worden verminderd?

Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden omvatten, moeten de forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:

  • met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
  • met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.

Voorheen moesten er ook kortingen worden toegepast op ontbijt (15%) en kleine uitgaven (5%) als deze kosten ten laste van de werkgever werden genomen. We wachten nog op verduidelijking van de fiscus en de RSZ wat dit punt betreft.

4. Hoe het totale bedrag van de vergoeding bepalen?

Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op buitenlandse opdracht. De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt ten belope van de helft in aanmerking genomen.

Voor het bepalen van de toepasselijke dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding ingeval het een buitenlandse opdracht betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.

5. Zijn er verboden cumulaties?

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten tijdens deze buitenlandse verblijven te vergoeden, dan dient de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque in mindering te worden gebracht van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.

Verder wordt opgemerkt dat de toekenning van de voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen niet tezelfdertijd kan worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.

Bron: MB van 10 januari 2023 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, BS 15 februari 2023.