Congés extra-légaux : de quoi faut-il tenir compte ?

En plus de leurs jours de congé légaux, les travailleurs peuvent bénéficier de jours de congé extra-légaux. Si le secteur du travailleur prévoit cette possibilité, les règles pour octroyer ces jours seront définies au niveau du secteur. En l’absence de règles sectorielles, l’employeur peut agir de sa propre initiative et déterminer lui-même les règles.

La législation prévoit quatre semaines de vacances pour les travailleurs qui ont fourni des prestations durant toute l’année calendrier précédente (exercice de vacances). Si ces quatre semaines sont un minimum, l’employeur peut toujours en accorder plus, en guise de récompense ou de motivation. Ces congés supplémentaires ou extra-légaux peuvent être accordés de différentes manières : aucune disposition légale spécifique ne doit être suivie car la réglementation relative aux vacances annuelles ne s’applique pas.

1. Congés extra-légaux sectoriels

Des congés extra-légaux peuvent être accordés au niveau sectoriel ou au niveau de l’entreprise.

Lorsque des congés extra-légaux sont accordés au niveau sectoriel, les règles définies par la convention collective sectorielle doivent être respectées. Vous pouvez retrouver ces informations secteur par secteur, sur www.groups.be, documentation sectorielle, commissions paritaires, chapitre 10.

2. Congés extra-légaux au niveau de l’entreprise

Si rien n’est prévu au niveau sectoriel, l’employeur peut décider lui-même d’octroyer des congés supplémentaires à ses travailleurs. Il doit alors en fixer les modalités :

• soit dans une convention collective de travail ;
• soit dans le règlement de travail ;
• soit dans le contrat de travail individuel.

2.1 Pas de discrimination

Les congés supplémentaires ne peuvent pas être distribués au hasard. En effet, aucune discrimination ne peut être faite entre les travailleurs en fonction des critères suivants, définis par la loi : le sexe, l’âge, l’orientation sexuelle, l’état civil, la naissance, la fortune, les convictions religieuses ou philosophiques, les opinions politiques, les convictions syndicales, la langue, l’état de santé, un handicap, une caractéristique physique ou génétique et l’origine sociale. Les congés supplémentaires doivent donc toujours être attribués à une « catégorie de travailleurs objectivement définie ».

Il n’est ainsi pas permis d’accorder des congés supplémentaires uniquement à tous les hommes de l’entreprise ou à tous les travailleurs de nationalité belge, car cette décision créerait une discrimination vis-à-vis des femmes ou des travailleurs étrangers. En revanche, il est possible d’accorder des congés selon, par exemple, l’ancienneté, le niveau ou la nature de la fonction ou encore le degré de présence du travailleur.

2.2 Déterminer les modalités

Il est préférable de déterminer à l’avance les modalités d’octroi des congés extra-légaux, car ces congés, comme leur nom l’indique, sortent du cadre de la loi. Cette clarification évitera ainsi toute discussion ultérieure. L’employeur est libre de déterminer ces modalités.

Prenons l’exemple de congés supplémentaires que le travailleur peut prendre en fonction de son ancienneté dans l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur a tout intérêt à déterminer à l’avance quand ces congés supplémentaires seront accordés : au moment où l’ancienneté requise est atteinte, le 1er janvier de l’année au cours de laquelle l’ancienneté est atteinte, l’année qui suit celle où l’ancienneté a été atteinte…

L’employeur peut également suivre les règles prévues pour les jours de congé légaux : il peut ainsi prévoir une répartition au pro rata pour les travailleurs à temps partiel et pour ceux qui ne comptabilisent pas une année de travail entière parce qu’ils ont rejoint ou quitté l’entreprise en cours d’année ou présentent des jours d’absence qui ne sont pas considérés comme des jours effectivement prestés par la législation sur les vacances légales.

L’employeur peut aussi déterminer le moment où ces congés supplémentaires peuvent ou doivent être pris (par exemple : au choix du travailleur, un jour par mois, jamais au mois de janvier, à une date fixe comme le 2 novembre ou le lendemain de Noël, le jour de l’anniversaire du patron ou de l’entreprise…) et quels jours doivent être pris en premier (par exemple, d’abord les jours de congés légaux).

Il n’est également pas superflu de déterminer si les congés extra-légaux peuvent être reportés à l’année suivante. L’employeur pourra ainsi préciser si c’est possible, le nombre de jours qui peut être reporté, et le délai dans lequel ces jours reportés doivent être pris (par exemple, dans les 3 premiers mois de l’année suivante, au cours de l’année suivante…). Il peut aussi décider d’interdire tout report de congé et obliger ainsi le travailleur à prendre ses congés supplémentaires avant la fin de l’année de vacances, sous peine de les perdre.

Il est également possible de prévoir une disposition supplémentaire selon laquelle les congés extra-légaux ne peuvent être pris que lorsque le travailleur est employé dans l’entreprise. Dans ce cas, le travailleur les perdra s’il quitte l’entreprise.

2.3 Rémunération et indemnités extra-légales

Les jours de congé extra-légaux sont généralement rémunérés. Le travailleur recevra donc sa rémunération habituelle pour ces jours, sur laquelle on déduira les cotisations de sécurité sociale et les retenues fiscales.

Contrairement aux jours fériés légaux, l’employeur n’est pas obligé de verser au travailleur un double pécule de vacances pour les jours extra-légaux. S’il souhaite toutefois le faire, il doit aussi en fixer clairement les règles. Ce double pécule sera aussi soumis aux cotisations de sécurité sociale et aux retenues fiscales.

L’employeur peut décider librement de payer ou de ne pas payer les jours extra-légaux non pris à la fin de l’année de vacances (par exemple, si le travailleur est tombé malade). Il convient également de déterminer si une compensation financière est prévue pour les congés non pris à la suite d’une résiliation du contrat de travail. L’employeur peut parfaitement décider que, dans ce cas de figure, tant les jours de congé que la rémunération qui y est liée seront perdus.

2.4 Formes possibles de congés extra-légaux

a. Les congés d’ancienneté

Lorsqu’un travailleur compte plusieurs années de service dans l’entreprise, l’employeur peut le récompenser en lui accordant des congés supplémentaires, plus connus sous le nom de congés d’ancienneté. Si une convention collective de travail à ce sujet a été conclue au niveau sectoriel, l’employeur peut toujours décider d’offrir plus de jours au travailleur. Il ne pourra par contre pas dévier de la règle sectorielle au détriment du travailleur.

Lorsqu’il est question de congé d’ancienneté, la notion d’ancienneté continue a son importance. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans le cas d’un travailleur qui démissionne d’un employeur A pour rejoindre un employeur B et qui revient ensuite chez l’employeur A ou dans le cas d’un travailleur qui a d’abord été occupé comme intérimaire pour ensuite se voir proposer un contrat fixe.

Exemple : un jour de vacances supplémentaire peut être accordé par tranche de cinq, sept, dix… années d’ancienneté et cette ancienneté doit être atteinte au 1er janvier de l’année de vacances concernée.

b. Les congés de fin de carrière

Pour retenir et motiver les travailleurs âgés, des congés supplémentaires peuvent être accordés en fonction de l’âge. Ce type de congé peut s’inscrire dans le cadre du plan visant à augmenter le taux d’emploi des travailleurs âgés de 45 ans et plus. Il est également possible de prévoir une condition d’ancienneté supplémentaire.

Exemple : un jour supplémentaire par an peut être accordé à partir de l’année où le travailleur atteint 55 ans et un deuxième jour à partir de l’année où il atteint 58 ans.

c. Le plan cafétéria (flex plan)

Les employeurs peuvent également utiliser un régime de rémunération flexible - ou plan cafétéria - pour accorder des jours de congé supplémentaires. Dans ce cas, une partie du salaire (comme la prime de fin d’année ou certains bonus) peut être échangée contre des avantages extra-légaux, comme des congés supplémentaires. Le travailleur a ainsi le choix entre plusieurs options, en fonction de ses besoins.

Le flex plan ou cafétéria peut également être lié à un plan bonus. Dans ce cas, un avantage est accordé sur la base de points. Un travailleur peut échanger ces points acquis contre certains avantages extra-légaux. L’employeur peut ainsi proposer au travailleur d’acheter des congés supplémentaires avec ces points. Des points peuvent être attribués en évaluant les prestations.

d. Le congé extra-légal non rémunéré

L’employeur et le travailleur peuvent également convenir d’un commun accord de certains congés extra-légaux non rémunérés. Le travailleur pourra alors s’absenter de manière justifiée et n’encourra aucune sanction. Bien entendu, pour ce type de congé, l’employeur ne devra pas verser de rémunération.

N. B. Si ces congés non rémunérés sont assimilés à des jours de travail, ils peuvent influencer le montant de la prime de fin d’année ou d’autres avantages, car ceux-ci sont accordés en fonction du nombre de jours prestés ou assimilés. En outre, cela peut également avoir une incidence sur le nombre de jours de congés légaux auxquels un travailleur peut bénéficier. Le règlement sur les vacances européennes peut répondre à ce besoin. 

Pour la période où aucune cotisation de sécurité sociale n’est versée, aucun droit n’est acquis non plus. Si le nombre de jours de congés complémentaires non rémunérés est élevé, il peut influencer le droit à pension, aux allocations familiales, à l’assurance maladie ou les allocations de chômage.