La fin de l’année approche à grands pas. Celle-ci s’accompagne d’une série d’obligations pour l’employeur qui doit notamment veiller à la prise obligatoire du solde des jours fériés légaux, des jours de vacances légales et de repos compensatoire. Ces obligations, si elles ne sont pas remplies, peuvent avoir des conséquences financières pour l’employeur. Voici un petit rappel afin d’éviter les mauvaises surprises.
1. Les travailleurs ont-ils pu prendre tous leurs jours fériés légaux, tous leurs jours de vacances et tous leurs jours de repos compensatoires ?
En principe, le travailleur doit prendre ces jours avant la fin de l’année. Il est dès lors opportun que l’employeur informe par un écrit recommandé ses travailleurs ayant encore un solde de jours de congé qu’ils doivent les prendre avant la fin de l’année et qu’ils ne peuvent les reporter à l’année suivante.
Dans le cas où, malgré le rappel de l’employeur, certains travailleurs refuseraient d’épuiser leurs congés, il est conseillé à l’employeur de se ménager la preuve qu’il les a mis en demeure de prendre leurs congés. Cela permet à l’employeur de se mettre à l’abri d’éventuelles sanctions et de se décharger de l’obligation de payer aux employés le pécule afférent aux jours de congé non pris.
Il peut également être utile pour l’employeur de mettre en place dans l’entreprise un système de planification des vacances afin d’obliger les travailleurs à prendre leurs jours de congé et d’organiser l’octroi des congés.
2. Les jours fériés légaux
Tout travailleur à temps plein a droit à dix jours fériés légaux par an. Pour les travailleurs à temps partiel, il existe des règles particulières.
Dans tous les cas, les travailleurs doivent avoir pris leurs jours fériés légaux, les jours qui les remplacent et leurs jours de récupération avant la fin de l’année. Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à des sanctions pénales ou administratives.
3. Les jours de vacances légales
Les jours de vacances légales ne peuvent pas être reportés à l’année suivante. Si un travailleur n’a pas pris tous ses jours de vacances avant la fin de l’année, ils seront perdus.
En ce qui concerne les jours de vacances complémentaires octroyés au niveau du secteur ou de l'entreprise (par exemple, les jours d’ancienneté), ceux-ci peuvent faire l'objet d'une disposition autorisant ou non leur report. Lorsque rien n’est fixé au niveau sectoriel, il est conseillé de préciser au niveau de l’entreprise que les travailleurs doivent épuiser leurs jours de congé légaux en priorité avant de pouvoir prendre leurs jours de congé supplémentaires. L’employeur dispose alors d’une marge plus importante pour pouvoir accorder le report d’un certain nombre de jours de congé à l’année suivante.
L’employeur, doit donc veiller à ce que tous les travailleurs puissent prendre leurs jours de vacances légales avant la fin de l'année. Il ne peut s’y opposer, sous peine de sanctions pénales ou administratives.
Si un employé ne peut pas prendre tous ses jours de congé légaux avant la fin de l’année suite à des circonstances indépendantes de sa volonté, par exemple en raison d’une maladie (a contrario, une période de travail intense dans l’entreprise ne constitue pas une circonstance indépendante de la volonté du travailleur), l’employeur est alors tenu de lui payer, pour la fin de l’année, le simple pécule afférent aux jours de vacances que l’employé n’a pas pu prendre.
L’employé aura également droit au double pécule si celui-ci ne lui a pas déjà été payé en même temps que les autres employés (le plus souvent en mai ou en juin). Par contre, l’employé qui, de son plein gré, ne prend pas tous ses jours de vacances perd son droit aux pécules afférent aux jours qu’il n’a pas pris.
4. Les jours de repos compensatoire
Si dans l’entreprise la durée de travail hebdomadaire est réalisée en moyenne sur une base annuelle par l'octroi de jours de repos compensatoire, ces jours doivent absolument être pris avant la fin de l'année. Dans le cas contraire, la durée de travail hebdomadaire en moyenne sera dépassée et l’employeur s’expose à des sanctions. Il y aura en tout cas lieu de les payer alors.