Règlement de travail - FAQ
Par le 4 Octobre 2022Le règlement de travail constitue une importante source de droits, d’obligations et d’informations dans l’entreprise. L’employeur y précise les droits et obligations résultant des contrats de travail, il y fixe les conditions de travail et y prévoit la manière de régler les situations susceptibles d’influencer le cours du travail dans l’entreprise. Intéressons-nous de plus près à ce document en quelques questions pratiques !
Contenu
1. Le règlement de travail est-il obligatoire ?
2. Mon entreprise peut-elle disposer de plusieurs règlements de travail ?
3. Que doit contenir le règlement de travail ?
4. Qui est chargé d’établir le règlement de travail ?
6. A qui dois-je communiquer le règlement de travail et par quel canal ?
7. Le contenu du règlement de travail est-il contraignant ?
8. Quelles sont les sanctions applicables en l’absence de règlement de travail ?
1. Le règlement de travail est-il obligatoire ?
- Oui -
Le règlement de travail est un document social obligatoire.
Doivent disposer d’un règlement de travail, les employeurs occupant des travailleurs salariés ainsi que les personnes qui, autrement qu’en vertu d’un contrat de louage de travail, effectuent des prestations de travail sous l’autorité d’une autre personne (par exemple, les apprentis).
- Sauf pour -
Néanmoins, certains employeurs demeurent exclus de l’obligation de disposer d’un règlement de travail.
Il s’agit des employeurs qui occupent les catégories suivantes de travailleurs : le personnel de la Défense nationale, de la police fédérale et locale; les travailleurs liés par un contrat de travail domestique; les personnes occupées dans une entreprise familiale où ne travaillent habituellement que des parents, des alliés ou des pupilles sous l’autorité du père, de la mère ou du tuteur; le personnel navigant des entreprises de pêche et le personnel navigant occupé à des travaux de transport par air; les docteurs en médecine, les dentistes, les pharmaciens et les étudiants stagiaires se préparant à l’exercice de ces professions; les travailleurs engagés dans le cadre d’un contrat A.L.E.
Par ailleurs, les employeurs étrangers qui occupent des travailleurs détachés en Belgique sont dispensés d'établir et de tenir le règlement de travail pendant une période maximale de 12 mois, à condition d’avoir effectué la déclaration préalable Limosa ou d’en être dispensés.
2. Mon entreprise peut-elle disposer de plusieurs règlements de travail ?
- Oui -
En fonction de la taille, de la nature ou encore de la structure de l’entreprise, des règlements de travail distincts peuvent tout à fait être établis pour tenir compte des spécificités de différentes catégories de travailleurs et/ou de différentes sections de l'entreprise.
3. Que doit contenir le règlement de travail ?
- Des mentions obligatoires -
Le règlement de travail doit impérativement contenir une série de mentions précises prévues par la législation.
Pour consulter la liste de ces mentions obligatoires, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous :
- Et des mentions propres à l’entreprise -
Outre les mentions obligatoires, le règlement de travail peut également contenir d’autres dispositions particulières au sujet desquelles l’employeur et les travailleurs ont conclu un accord.
Exemples : mesures en matière de sécurité et de prévention des vols, procédure à suivre en cas d’incapacité de travail, utilisation de l’internet et du GSM, modalités concernant l’interdiction de fumer dans l’entreprise, …
Si vous êtes affilié chez Group S, un modèle de règlement de travail contenant l’ensemble des mentions obligatoires peut être obtenu auprès de votre Payroll Advisor. Nos services demeurent également à votre disposition, pour vous aider à compléter ce document conformément aux spécificités de votre entreprise.
4.Qui est chargé d’établir le règlement de travail et comment ?
Lorsqu’un Conseil d’entreprise (C.E.) est institué, c’est à ce dernier que revient la prérogative d’établir et de modifier le règlement de travail. A défaut de Conseil d’entreprise, le règlement de travail sera établi et modifié par l’employeur. Dans chacun de ces cas de figure, une procédure spécifique devra être respectée.
- Le Conseil d’entreprise -
- Tout membre du C.E. peut élaborer un projet de règlement de travail.
- Le projet de règlement de travail est communiqué par l'employeur à chaque membre du conseil d'entreprise et porté en même temps à la connaissance des travailleurs par voie d’affichage.
- Le projet de règlement est inscrit à l'ordre du jour du conseil d'entreprise, qui se réunit au plus tôt 15 jours et au plus tard 30 jours après le jour de l'affichage.
- Si, au cours d’une ou plusieurs réunions, le conseil d’entreprise parvient à un accord concernant le règlement de travail, le règlement entre en vigueur dans les 15 jours de l’accord, sauf stipulation contraire.
- À défaut d'accord au sein du conseil d'entreprise sur des dispositions du règlement, le différend est communiqué au Contrôle des lois sociales, au plus tard 15 jours après le jour de la réunion du conseil d'entreprise au cours de laquelle un désaccord définitif a été constaté. Ceci peut également se faire en ligne via l’application www.reglementdetravail.belgique.be.
- Si l’inspection sociale ne parvient pas à concilier les points de vue, le président du conseil d'entreprise porte le différend devant la commission paritaire compétente dans les 15 jours du procès-verbal de non-conciliation. La commission paritaire fait une dernière tentative de conciliation. A défaut d’accord, elle tranche le différend.
- Entrée en vigueur du règlement de travail : sauf stipulation contraire, le règlement de travail entre en vigueur le 15ème jour suivant un accord constaté au sein du C.E. ou suivant la date de la décision de la commission paritaire.
- L’employeur -
- Le projet de règlement de travail élaboré par l’employeur est affiché dans les locaux de l’entreprise (éventuellement à plusieurs endroits si l’entreprise compte plusieurs sièges d’exploitation). Chaque travailleur peut en demander une copie.
- Durant une période de 15 jours à partir de l'affichage, un registre (« registre des observations ») est tenu à la disposition des travailleurs. Ils peuvent y consigner leurs observations, soit individuellement, soit via une délégation du personnel ou la délégation syndicale.
- À l’expiration du délai de 15 jours, le registre accompagné du règlement de travail doit être envoyé au Contrôle des lois sociales du ressort de l’entreprise. Ceci peut également se faire en ligne via l’application www.reglementdetravail.belgique.be.
- Si aucune observation n’a été formulée, le règlement de travail entre en vigueur le 15ème jour suivant celui de l'affichage, sauf stipulation contraire.
- Si des observations ont été formulées, l'inspecteur social tentera de concilier les points de vue.
- S’il parvient à concilier les points de vue, le règlement de travail entre en vigueur le 8ème jour suivant celui de la conciliation, sauf stipulation contraire.
- S’il ne parvient pas à concilier les points de vue, il envoie une copie du procès-verbal de non-conciliation au président de la commission paritaire compétente. La commission paritaire fait une dernière tentative de conciliation.
- Si un accord intervient, le règlement de travail entre en vigueur le 15ème jour suivant l'accord, sauf stipulation contraire.
- À défaut d’accord, la commission paritaire tranche le différend. Le règlement de travail entre en vigueur le quinzième jour après la date de la décision, sauf stipulation contraire.
5. La procédure d’établissement du règlement de travail doit-elle également être respectée lors d’une modification ?
- Oui -
En principe, la procédure décrite ci-avant doit être respectée, non seulement lors de l’établissement du règlement de travail mais également à chaque modification du texte.
Il est conseillé de garder cela à l’esprit lorsqu’on envisage d’insérer dans le règlement de travail des mentions non obligatoires qui sont susceptibles de requérir des adaptations fréquentes.
- Sauf pour -
La modification de certaines mentions ne requiert toutefois pas le respect de la procédure exposée ci avant.
Pour consulter la liste de ces mentions, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous:
6. A qui dois-je communiquer le règlement de travail et par quel canal ?
- Aux travailleurs -
Tout travailleur doit avoir la possibilité de consulter, à tout moment, et sans intervention d’une personne intermédiaire, le règlement de travail définitif.
Pour cela, l’employeur est tenu de respecter deux obligations.
Tout d’abord, il doit conserver une copie du règlement de travail à chaque endroit où il occupe des travailleurs. Un avis indiquant l’endroit où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché dans un endroit apparent et accessible dans l’entreprise.
Ensuite, une copie du règlement de travail doit être remise à chaque travailleur au moment de l’entrée en service. Une copie de chaque modification du règlement de travail doit également être remise à chaque travailleur.
A l’ère de la digitalisation, la question se pose régulièrement de savoir si la mise en ligne du règlement de travail sur l’intranet de l’entreprise est suffisante pour satisfaire à cette seconde l’obligation. Force est de constater qu’actuellement, seules certaines directions du contrôle des lois sociales acceptent cette pratique, et cela, moyennant le respect de certaines conditions, comme le fait que tous les travailleurs doivent avoir accès à l’intranet ainsi que la possibilité, s’ils le souhaitent, d’imprimer le document sur une imprimante de l’entreprise.
En tout état de cause, il est utile de se ménager une preuve de la remise du règlement de travail aux travailleurs, par exemple, moyennant la signature d’un accusé de réception.
- Et au contrôle des lois sociales -
Dans les huit jours suivant l’entrée en vigueur du règlement de travail et de ses modifications, l’employeur transmet une copie du règlement ou de ses modifications au bureau régional du Contrôle des lois sociales de la zone où se situe le siège social de l’entreprise ou l’établissement au sein duquel les travailleurs concernés sont occupés.
Il peut le faire en ligne via l’application suivante :
- www.reglementdetravail.belgique.be (FR),
- www.arbeidsreglement.belgie.be (NL),
- www.arbeitsordnung.belgien.be (DE).
Ce site internet permet de mettre en ligne le règlement de travail (ou sa modification) ainsi que les annexes sous format pdf. L'accès à l'application est possible via la carte d'identité électronique (eID).
Dans la foulée, les employeurs reçoivent un accusé de réception attestant qu’ils ont bien rempli leur obligation de communiquer une copie du règlement de travail ou de sa modification.
7. Le contenu du règlement de travail est-il contraignant ?
- Oui -
Pour autant que la procédure d’établissement du règlement de travail ait été correctement suivie par l’employeur et qu’une copie du document ait été remise au travailleur, les dispositions qu’il contient sont contraignantes et cela dans le chef des deux parties.
Des pénalités peuvent d’ailleurs être prévues dans le règlement de travail lui-même en cas d’infraction à son contenu.
- Sauf pour -
Néanmoins, un accord individuel peut être conclu entre l’employeur et le travailleur afin de déroger à l’une ou l’autre des dispositions du règlement de travail, à condition que cela se fasse dans le respect des normes légales et réglementaires.
8. Quelles sont les sanctions applicables en l’absence de règlement de travail ?
Le Code pénal social prévoit des sanctions pour différents manquements relatifs aux règlements de travail.
En voici un aperçu :
- ne pas avoir valablement établi de règlement de travail : sanction de niveau 2 ;
- absence des mentions obligatoires : sanction de niveau 1 ou de niveau 2 selon la nature de la mention manquante ;
- non-respect des règles en matière de publicité du règlement de travail : sanction de niveau 2.
La sanction de niveau 1 consiste en une amende administrative de 10 à 100 euros (x8 pour tenir compte des décimes additionnels).
La sanction de niveau 2 consiste soit en une amende pénale de 50 à 500 euros (X 8), soit en une amende administrative de 25 à 250 euros (x 8).