Les jours de vacances non pris des employés: un décompte au mois de décembre ?

Par  DEPONDT Wim - Legal advisor sr., le 8 Décembre 2021

En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que tous vos travailleurs puissent prendre leurs jours de vacances légales avant la fin de l'année. Il est possible qu’un employé soit dans l’impossibilité d’épuiser tous ses jours de congés légaux avant la fin de l’année (par exemple une maladie, un accident ou une maternité qui se prolonge jusque la fin du mois de décembre), ou s’il a réduit son temps de travail pendant l’année de vacances. Dans ces situations vous êtes légalement tenu de lui payer pour la fin de l’année le pécule simple afférent aux jours de vacances qu’il n’a pas pris. Il a également droit au double pécule si celui-ci ne lui a pas déjà été payé en même temps qu’aux autres employés (le plus souvent en mai ou en juin).

1. La réduction du régime de travail

Lorsqu’un employé diminue chez l’ employeur le nombre moyen d’heures hebdomadaires prestées au cours de l’année, cet employeur doit procéder au mois de décembre de l’année où prend cours cette diminution à un décompte.

Les cas suivants sont visés:

• occupation à temps partiel volontaire,
• crédit-temps à temps partiel,
• congé thématique à temps partiel,
• reprise partielle après une incapacité de travail totale.

Au cours du mois de décembre de l’année de vacances dans laquelle a eu lieu la diminution de la durée hebdomadaire moyenne de travail, un décompte des droits afférents aux jours de vacances non pris doit être effectué sur la base de l’exercice de vacances précédent.
L’employé prendra des vacances au cours de l’année de vacances suivante et recevra le pécule de vacances dans le régime diminué dans lequel il travaille à ce moment-là. Le pécule de vacances non reçu sera à nouveau calculé à la fin de l’année de vacances.

Concrètement, le calcul pendant les deux années successives se fait comme suit :

• simple pécule de vacances égal à 7,67 % des rémunérations brutes gagnées auprès de l’employeur pendant l’année précédente, éventuellement augmentées de la rémunération fictive afférente aux jours d’interruption assimilés à des jours de travail normaux, diminué du simple pécule de vacances déjà payé pendant l’année de vacances en cours et qui a été calculé sur base du régime de travail de l'employé au moment où il a pris ses vacances,
• double pécule de vacances égal à 7,67 % des rémunérations brutes gagnées auprès de l’employeur pendant l’année précédente, éventuellement augmentées de la rémunération fictive afférente aux jours d’interruption assimilés à des jours de travail normaux, diminué du double pécule de vacances  déjà payé pendant l’année de vacances en cours.et qui a été calculé sur base du régime de travail de l'employé au moment où il a pris ses vacances

Contrairement au calcul du pécule de départ en cas de cessation du contrat de travail, il n’est pas tenu compte des primes de fin d’année qui ont un caractère fixe.

Dans le cas de ce décompte, aucune attestation de vacances ne sera établie.

2. Impossibilité de prendre ses vacances annuelles pour cause de force majeure

Lorsque l’employé se trouve dans l’impossibilité de prendre ses vacances annuelles en tout ou en partie avant la fin de l’année pour un cas de force majeure (par exemple, pour une maladie de longue durée) ou encore dans l’hypothèse d’une suspension totale du contrat autre que le crédit-temps, l’interruption de carrière ou l’appel sous les armes (par exemple, en cas de congé sans solde, maternité, …), l’employeur est tenu de payer à l’employé au plus tard au 31 décembre de l’année de vacances, les pécules suivants :

• le simple pécule de vacances afférent aux jours non encore pris, en fonction de la rémunération du mois de décembre,
• le double pécule de vacances s’il n’a pas encore été payé, en fonction de la rémunération du mois de décembre.

Par exemple, un employé, dont la rémunération mensuelle brute est de 2.500 euros, est en incapacité de longue durée depuis le 1er juillet 2021. En 2021 il a déjà pris 5 jours de vacances sur les 20 jours qu’il a promérité en raison de ses prestations de l’année 2020 (régime de travail de 5 jours par semaine).

En décembre 2021 son employeur devra lui verser :

- le simple pécule de vacances afférent aux 15 jours de vacances non pris : 2.500 euros x 3/13 x 1/5 x 15 = 1.730,77 euros,

- le cas échéant : le double pécule de vacances non encore payé : 2.500 euros x 92 % = 2.300 euros.

 

Dans le cas de ce décompte, aucune attestation de vacances ne sera établie.

 

Attention:

• lorsque l’employé prend un crédit-temps à temps plein ou une interuption de carrière à temps plein, y compris un congé-thématique à temps plein, ou lorsque l’employé est appelé sous les armes, l’employeur doit lui verser le pécule de départ à cet moment-là,
• la réglementation sur les vacances annuelles prévoit que tous les jours de vacances annuelles doivent être pris avant le 31 décembre de l’année de vacances. Il est ainsi conseillé aux employeurs qui constatent que certains de leurs travailleurs disposent encore d’un nombre important de jours de vacances de les informer par écrit qu’ils doivent prendre ces jours avant la fin de l’année et de les inviter à le faire,

• renseignements pris auprès du service vacances annuelles du SPF Sécurité Sociale, le chômage temporaire suite aux mesures corona (force majeure ou raisons économiques) n’est pas une situation qui empêche le travailleur à prendre ses jours de vacances avant la fin de l’année.

3. Et si l'employé choisit de ne prendre tous ses vacances annuelles  ?

La législation ne règlemente pas cette situation. Selon la jurisprudence limitée, aucun paiement n'est dû.

4. Qu’advient-il de l’allocation de la mutuelle pour les travailleurs qui n’ont pas épuisé les jours de vacances annuelles?

Tant pour les ouvriers que pour les employés, les jours de vacances non pris sont imputés sur leur indemnité d’incapacité de travail à charge de l’assurance maladie-invalidité.

Cette interdiction de cumul n’est pas applicable aux indemnités versées pour une incapacité de travail résultant d’un accident de travail ou une maladie professionnelle.

5. Qu'en est-il des jours de congés extra-légaux, des jours de repos compensatoire et des jours de remplacement de jours fériés ?

Jours de congés extra-légaux

Il est nécessaire de consulter les textes à la source du droit à ces jours de congés extra-légaux (c’est-à-dire la convention collective de travail sectorielle, la convention collective de travail d’entreprise, le règlement de travail ou l’usage d’entreprise) afin de vérifier si des modalités sont prévues sur la question.

Jours de repos compensatoire (jours de RTT)

Si dans l’entreprise la durée de travail hebdomadaire est réalisée en moyenne sur une base annuelle par l'octroi de jours de repos compensatoire, ces jours doivent absolument être pris par les travailleurs avant la fin de l'année. Dans le cas contraire, la durée de travail hebdomadaire en moyenne sera dépassée et l’employeur s’expose à des sanctions.

Jours de remplacement de jours fériés?

Afin de garantir le droit aux 10 jours fériés légaux, les jours de remplacement prévus pour cette année doivent être pris avant la fin de l’année.