Le compte individuel : quelles données à mentionner, par qui et quand ?

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L'employeur doit veiller à tenir par un compte individuel l'ensemble des prestations de travail et données salariales de l'année de chaque travailleur. Il devra conserver ce document pendant 5 ans après inscription de la dernière donnée.

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Le compte individuel donne au travailleur un aperçu annuel de l’ensemble de ses prestations de travail et données salariales. Ce document permet aussi à l’employeur de vérifier si tout est correct.

1. Quelles données doivent y figurer ?

  1. L’identification de l’employeur : son nom, son adresse, son numéro ONSS, son numéro ONVA, la commission (ou sous-commission) paritaire compétente et le nom de la caisse de vacances pour les ouvriers, de l’assureur contre les accidents du travail, du secrétariat social agrée, ainsi que les numéros d’affiliations respectifs ;
  2. l’identification du travailleur : son nom, son adresse, sa date de naissance, son sexe, sa situation fiscale, le type de contrat de travail, sa fonction, sa qualification professionnelle, son lieu de travail (ou la mention du fait qu’il est occupé à différents lieux de travail), la date de début et la date de fin de son occupation, son matricule, sa rémunération de départ, les différents éléments constitutifs de la rémunération et la périodicité du paiement ;
  3. les éléments constitutifs de la rémunération :
    • par période de paie (par jour, par semaine, par quinzaine, par mois) :
      • le nombre de jours et d’heures de travail (aussi bien les heures normales que les heures complémentaires ou supplémentaires) ;
      • les jours d’interruption de travail et les motifs de l’interruption : les jours de maladie, les vacances (collectives ou non), les jours fériés et les jours de remplacement s’ils tombent un dimanche ou un jour habituel d’inactivité, les jours de repos compensatoire en cas de diminution du temps de travail, etc.
      • la rémunération : la rémunération fixe par mois ou par heure, la rémunération variable, les primes, les chèques repas, les éco-chèques, le pécule de vacances (éventuellement anticipé), les indemnités de préavis ou de départ, la prime de fin d’année prévue par une CCT sectorielle ou par une autre CCT, les avantages en nature et leur montant estimé ;
      • le montant brut des différents éléments constitutifs de la rémunération ;
      • les montants pris en considération pour les retenues sociales et fiscales : la rémunération réelle, forfaitaire ou minimale et les autres avantages soumis ;
      • les différentes retenues sociales et fiscales : les cotisations ONSS personnelles, le précompte professionnel, la cotisation spéciale de sécurité sociale ;
      • le montant en espèces qui doit être payé au travailleur ;
      • les motifs et les montants de tout autre paiement fait par l’employeur au travailleur : par exemple, le remboursement de frais de déplacement entre le lieu de travail et le domicile (ou ailleurs), d’autres types de remboursements, les libéralités, etc.
    • par trimestre :
      • le nombre de jours de travail effectifs ;
      • les jours d’interruption de travail, répartis selon les raisons de l’interruption ;
      • le total de toutes les rémunérations sur lesquelles des cotisations de sécurité sociale doivent être retenues ;
      • le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur.
    • par année :
      • le total des montants sur lesquels les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées ;
      • le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur ;
      • le montant imposable de la rémunération et des autres sommes ;
      • le montant du précompte professionnel.

2. Qui doit tenir à jour et conserver le compte individuel ?

Les employeurs affiliés à un secrétariat social agréé pour employeurs peuvent compter sur ce dernier pour tenir à jour le compte individuel de leurs travailleurs. Une fois le compte clôturé (après le départ du travailleur), il sera conservé pendant 5 ans. Les employeurs doivent toutefois veiller à communiquer l’ensemble de ces données au secrétariat social.

Dans ce cadre, il importe de ne pas oublier les obligations suivantes :

  • la prime de fin d’année prévue par le secteur doit être payée ;
  • les travailleurs doivent avoir pris tous les jours fériés et les jours de vacances légales à la fin de l’année ;
  • les travailleurs doivent également prendre l’ensemble des jours de repos compensatoires auxquels ils ont droit en raison d’une diminution du temps de travail dans l’année concernée ;
  • les vacances collectives doivent être planifiées à temps, ainsi que les jours de remplacement de jours fériés qui tombent un dimanche ou un jour habituel d’inactivité ;
  • le pécule de vacances (éventuellement anticipé) du travailleur doit être payé;
  • octroyez à vos travailleurs les éco-chèques qui sont dûs dans le secteur dans lequel vous vous trouvez;
  • N'oubliez pas de payer les frais de déplacement domicile - lieu de travail si vous êtes tenus de les payer.

Si ces obligations sont respectées, les données seront reprises dans le compte individuel.

3. Quand le travailleur doit-il recevoir son compte individuel ?

Chaque travailleur doit recevoir une copie de son compte individuel :

  • pendant la durée du contrat : avant le 1er mars de l’année suivante ;
  • à la fin du contrat : dans les deux mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin ;
  • si un paiement quelconque est fait après la fin du contrat (exemple : le paiement d’un complément d’indemnité de rupture), une copie du compte individuel relatif à ce paiement doit lui être fournie dans les deux mois qui suivent le paiement.

Group S délivre ces documents aux clients.