Le compte individuel - FAQ

Par  PAGANO Caroline - Legal advisor sr., le 13 Décembre 2022

L'employeur doit tenir, par année et pour chaque travailleur, un compte individuel. Ce document doit être conservé dans l’entreprise durant 5 ans après inscription de la dernière donnée. Nous vous proposons un aperçu des obligations liées à la tenue de ce document social en quelques questions-clefs.

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Le compte individuel offre au travailleur, période de paie après période de paie, un aperçu détaillé de la rémunération qu’il perçoit, des retenues opérées sur sa rémunération (cotisations de sécurité sociale, précompte professionnel, etc.) et des journées de travail qu’il a prestées.  En outre, le compte individuel contient toutes les données administratives utiles concernant la rémunération.

FAQ

1.      Quelles données doivent  figurer sur le compte individuel ?

2.      Qui doit  établir et mettre à jour  le compte individuel ?. 2

3.      Où et durant combien de temps est conservé le compte individuel ?

4.      Quand le travailleur doit-il recevoir une copie de son compte individuel ?

 

1. Quelles données doivent  figurer sur le compte individuel ?

Le compte individuel comporte une série de mentions obligatoires déterminées par arrêté royal.

• L’identification de l’employeur : son nom, son adresse, son numéro ONSS, son numéro ONVA, la commission (ou sous-commission) paritaire compétente et le nom de la caisse de vacances pour les ouvriers, de l’assureur contre les accidents du travail, du secrétariat social agrée, ainsi que les numéros d’affiliations respectifs ;
• l’identification du travailleur : son nom, son adresse, sa date de naissance, son sexe, sa situation fiscale, le type de contrat de travail, sa fonction, sa qualification professionnelle, son lieu de travail (ou la mention du fait qu’il est occupé à différents lieux de travail), la date de début et la date de fin de son occupation, son matricule, sa rémunération de départ, les différents éléments constitutifs de la rémunération et la périodicité du paiement ;
• les éléments constitutifs de la rémunération :
  • par période de paie (par jour, par semaine, par quinzaine, par mois) :
    • le nombre de jours et d’heures de travail (aussi bien les heures normales que les heures complémentaires ou supplémentaires) ;
    • les jours d’interruption de travail et les motifs de l’interruption : les jours de maladie, les vacances (collectives ou non), les jours fériés et les jours de remplacement s’ils tombent un dimanche ou un jour habituel d’inactivité, les jours de repos compensatoire en cas de diminution du temps de travail, etc.
    • la rémunération : la rémunération fixe par mois ou par heure, la rémunération variable, les primes, les chèques repas, les éco-chèques, le pécule de vacances (éventuellement anticipé), les indemnités de préavis ou de départ, la prime de fin d’année prévue par une CCT sectorielle ou par une autre CCT, les avantages en nature et leur montant estimé ;
    • le montant brut des différents éléments constitutifs de la rémunération ;
    • les montants pris en considération pour les retenues sociales et fiscales : la rémunération réelle, forfaitaire ou minimale et les autres avantages soumis ;
    • les différentes retenues sociales et fiscales : les cotisations ONSS personnelles, le précompte professionnel, la cotisation spéciale de sécurité sociale ;
    • le montant en espèces qui doit être payé au travailleur ;
    • les motifs et les montants de tout autre paiement fait par l’employeur au travailleur : par exemple, le remboursement de frais de déplacement entre le lieu de travail et le domicile (ou ailleurs), d’autres types de remboursements, les libéralités, etc.
  • par trimestre :
    • le nombre de jours de travail effectifs ;
    • les jours d’interruption de travail, répartis selon les raisons de l’interruption ;
    • le total de toutes les rémunérations sur lesquelles des cotisations de sécurité sociale doivent être retenues ;
    • le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur.
  • par année :
    • le total des montants sur lesquels les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées ;
    • le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur ;
    • le montant imposable de la rémunération et des autres sommes ;
    • le montant du précompte professionnel.

2. Qui doit  établir et mettre à jour le compte individuel ?

Les employeurs affiliés à un secrétariat social agréé pour employeurs peuvent compter sur ce dernier pour tenir à jour le compte individuel de leurs travailleurs.

Néanmoins, pour permettre au secrétariat social d’exécuter correctement cette mission, les employeurs doivent veiller à lui communiquer l’ensemble des données utiles et à ne pas oublier les obligations suivantes :

• la prime de fin d’année prévue par le secteur doit être payée ;
• à la fin de l’année concernée,  les travailleurs doivent avoir pris tous les jours fériés, les jours de vacances légales ainsi les  jours de repos compensatoires auxquels ils ont droit en raison d’une diminution du temps de travail  ;
• les vacances collectives doivent être planifiées à temps, ainsi que les jours de remplacement de jours fériés qui tombent un dimanche ou un jour habituel d’inactivité ;
• le pécule de vacances (éventuellement anticipé) du travailleur doit être payé;
• les éco-chèques qui sont dus dans le secteur doivent être octroyés ;
• enfin, n'oubliez pas de payer les frais de déplacement domicile - lieu de travail si vous êtes tenus de les payer.

Si ces obligations sont respectées, les données correspondantes seront reprises dans le compte individuel.

3. Où et durant combien de temps est conservé le compte individuel ?

Le compte individuel est un document social qui doit être conservé par l’employeur pendant une période déterminée, après la période de tenue. 

L’employeur a le choix du lieu où sera conservé  le compte individuel :

• soit à l’adresse à laquelle l’employeur est inscrit à l’O.N.S.S. ;
• soit sur un des lieux de travail ;
• soit à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique ; à défaut, au domicile belge d’une personne physique qui conserve ces documents en tant que mandataire ou préposé de l’employeur ;
• soit au siège du secrétariat social agréé d’employeurs auquel l’employeur est éventuellement affilié.

Les modalités de conservation sont variées. Il importe que les copies soient lisibles et que la forme de reproduction permette une surveillance efficace.

Le délai de conservation est de 5  ans à compter de la clôture annuelle du compte.

4. Quand le travailleur doit-il recevoir une copie de son compte individuel ?

Chaque travailleur doit recevoir une copie de son compte individuel :

• pendant la durée du contrat : avant le 1er mars de l’année suivante ;
• à la fin du contrat : dans les deux mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin ;
• si un paiement quelconque est fait après la fin du contrat (exemple : le paiement d’un complément d’indemnité de rupture), une copie du compte individuel relatif à ce paiement doit lui être fournie dans les deux mois qui suivent le paiement.

En outre, l’employeur doit remettre un compte individuel « simplifié » reprenant certaines données relatives à l’employeur et au travailleur et ce dans les deux mois qui suivent la mise au travail.

Par ailleurs toute modification apportée aux données obligatoires concernant la fonction et/ou le lieu de travail du travailleur doit être portée à la connaissance de celui-ci par un écrit (p. ex. nouveau compte individuel simplifié) dans le mois qui suit la date de prise d’effet de la modification concernée.

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