Frais propres à l’employeur et fiche fiscale : du changement pour cette année et l’année prochaine

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En raison d’un changement de législation, et comme nous l’a précisé le SPF Finances, les fiches fiscales devront dès l’année de revenus 2022 reprendre les frais propres à l’employeur remboursés sur la base de justificatifs et les remboursements forfaitaires remboursés sur la base de normes sérieuses et concordantes. La fiche fiscale sera déjà différente à partir de l’année de revenus 2021. Les changements concernent les travailleurs et les dirigeants d’entreprise.


Contexte

Pour établir la fiche fiscale 281.10, le SPF Finances distingue trois types de frais propres à l’employeur qui sont remboursés aux travailleurs :

  • les indemnités déterminées forfaitairement en faisant usage de critères sérieux et concordants,
  • les indemnités non forfaitaires déterminées sur la base de justificatifs, comme des factures ou des tickets de caisse,
  • les indemnités déterminées forfaitairement en ne faisant pas usage de critères sérieux et concordants.
     

Actuellement, la fiche fiscale mentionne le(s) type(s) de remboursements ayant eu lieu dans l’année de revenus concernée. Les montants doivent uniquement être précisés pour les remboursements qui ne sont pas basés sur des critères sérieux et concordants, et pas pour les deux autres types de frais (voir ci-dessus).

Ces informations ne sont reprises qu’à un seul endroit (le cadre 27, partie B).
 

Critères sérieux ou non ?

La notion d’«indemnité déterminée forfaitairement en faisant usage  de critères sérieux et concordants »  n’est pas définie dans la législation. Toutefois, cette catégorie inclut généralement :

(a) Les indemnités forfaitaires pour des frais propres à l’employeur que l’administration octroie elle-même à ses fonctionnaires. Par exemple, l’indemnité kilométrique forfaitaire pour des déplacements de service. On y retrouve également l’indemnité journalière pour des voyages de services à l’étranger ou en Belgique ou la toute récente indemnité forfaitaire de bureau pour le télétravail.
L’indemnité doit néanmoins remplir toutes les conditions requises. Si, par exemple, un travailleur ne travaille pas à domicile en moyenne un jour par semaine, évaluée sur une base mensuelle, l’employeur doit être extrêmement prudent pour déclarer l’indemnité forfaitaire de bureau comme une indemnité forfaitaire déterminée selon des critères sérieux et concordants. Dans ce cas, l’indemnité de bureau sera souvent incluse dans les indemnités forfaitaires qui ne sont pas déterminées sur base de critères sérieux et concordants.

(b) Les indemnités forfaitaires que l’employeur peut justifier sur base d’un dossier suffisamment solide et détaillé par lequel il démontre que  l’indemnité accordée correspond le plus possible aux frais réels exposés par le travailleur. Idéalement, l’employeur devrait analyser la situation à intervalles réguliers, afin que l’indemnité octroyée reste la plus proche possible des frais réels supportés par le travailleur.
Un employeur prévoyant soumettra préalablement sa proposition au Services des Décisions Anticipées, en vue d’un ruling fiscal. Faute de ruling fiscal, on peut s’attendre à ce que le SPF Finances effectue un contrôle rigoureux.

Les autres indemnités forfaitaires font généralement partie des indemnités qui ne se basent pas sur des critères sérieux et concordants.

Les indemnités forfaitaires acceptées par l’ONSS ne peuvent pas être considérées comme des indemnités forfaitaires déterminées selon des critères sérieux et concordants. Dans certains cas, la réglementation fiscale n’accepte pas du tout le forfait ONSS (par exemple, pour l’indemnité de car-wash). Dans d’autres cas, elle prévoit d’autres conditions (par exemple, pour l’indemnité de route).
Cette remarque vaut également dans l’autre sens : l’ONSS n’accepte pas, par définition, les indemnités forfaitaires considérées par le fisc comme étant déterminées selon des critères sérieux et concordants. Par exemple, une indemnité forfaitaire déterminée sur base de critères sérieux et concordants et acceptée via un ruling fiscal peut être rejeté par l’ONSS comme des frais propres à l’employeur exemptés de cotisations ONSS.

 

Premier changement dès l’année de revenus 2021 : changement dans la présentation des fiches fiscales

Chaque année, le SPF Finances publie les modèles de fiches fiscales à utiliser. Dès l’année de revenus 2021, les frais remboursés seront présentés d’une autre manière : la fiche fiscale comportera désormais trois lignes, une pour chaque type d’indemnité.

Pour l’année de revenus 2021, le changement est purement rédactionnel. Le montant devra uniquement être mentionné en cas d’indemnité forfaitaire qui n’est pas déterminée sur base de critères sérieux et concordants, et pas pour les deux autres types d’indemnités. Pour l'instant, il n'y a donc pas de montants à déclarer pour les deux autres types, du moins pas pour l'année de revenus 2021. Cela nous amène au point suivant.

 

Second changement pour l’année de revenus 2022 : le montant devra être mentionné pour chaque indemnité

À partir de l’année de revenus 2022, le montant devra être précisé pour chaque type d’indemnité, conformément à la législation et la communication du SPF Finances. A partir de ce moment, le fisc aura donc un meilleur aperçu de frais propres à l’employeur qui auront été remboursés.
Actuellement, il est en effet assez compliqué de vérifier si les remboursements forfaitaires déclarés — à tort ou à raison — se basent bien sur des critères sérieux et concordants.
Actuellement, des frais propres à l’employeur sont parfois remboursés en dehors du traitement de la paie, en s’appuyant, par exemple, sur des pièces justificatives. La nouvelle législation souhaite mettre fin à cette pratique, qui peut d’ailleurs s’avérer problématique sur le plan juridique*, et exige que ces remboursements passent via le traitement de la paie dès 2022, afin d’assurer l’exactitude des fiches fiscales.

(*) Les motifs et les montants de tout paiement fait au travailleur en raison de son occupation doivent être repris par l’employeur sur le compte individuel du travailleur (article 16, §1, 8° de l’arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux).

Tableau récapitulatif

Les modifications annoncées peuvent être résumées comme suit :

 

À reprendre sur la fiche fiscale :

Revenus 2020

(une ligne)

Revenus 2021

(trois lignes)

Revenus 2022 et suivants

(trois lignes)

Indemnités forfaitaires établies sur base de critères sérieux et concordants

 

 

OUI – critères sérieux

 

et/ou

 

OUI —justificatifs

 

et/ou

 

le montant

OUI – critères sérieux

Le montant

Indemnités forfaitaires qui ne s’appuient pas sur de critères sérieux et concordants

Le montant

Le montant

Indemnités sur la base de justificatifs

OUI —justificatifs

 

Le montant

 

Les dirigeants d’entreprises sont aussi concernés

Ces nouvelles dispositions s’appliquent aussi aux dirigeants d’entreprises.

 

Sources :