Coronavirus : veillez à ce que vos travailleurs épuisent leurs jours de vacances avant la fin de l’année ! (UPDATE)

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La fin de l’année pointe déjà le bout de son nez. Dans de nombreuses entreprises, en raison de la crise sanitaire, certains travailleurs se retrouvent encore avec un nombre important de jours de vacances à prendre. Il faut veiller à ce que ces jours de vacances annuelles légaux soient pris avant le 31 décembre.

I. Tous les jours de vacances légales doivent être pris

La réglementation sur les vacances annuelles prévoit que tous les jours de vacances annuelles doivent être pris avant le 31 décembre de l’année de vacances.

Il existe donc une obligation pour le travailleur de prendre les vacances auxquelles il a droit. En effet, la loi sur les vacances annuelles dispose explicitement que le droit aux vacances est acquis aux travailleurs, nonobstant toute convention contraire. Il est donc interdit aux travailleurs de faire abandon des vacances auxquelles ils ont droit.

En outre, il existe une obligation pour l’employeur de veiller à ce que ses travailleurs prennent effectivement leurs vacances avant la fin de l’année de vacances. Afin d’éviter tout problème, l’employeur doit ainsi idéalement être en mesure de prouver qu’il a pris toutes les dispositions afin que ses travailleurs aient effectivement pu prendre (pris) leurs vacances.

Il est ainsi conseillé aux employeurs qui constatent que certains de leurs travailleurs disposent encore d’un nombre important de jours de vacances de les informer par écrit qu’ils doivent prendre ces jours avant la fin de l’année et de les inviter à le faire.

Ainsi, dans le cas où, malgré le rappel de leur employeur, certains travailleurs refuseraient d’épuiser leurs congés, il est important que l’employeur puisse se ménager la preuve qu’il a mis ces travailleurs en demeure de prendre leurs congés. Cela permet à l’employeur de se mettre à l’abri d’éventuelles sanctions et de se décharger de l’obligation de payer aux employés le pécule afférent aux jours de vacances non pris.

En effet, l’employeur qui ne permet pas à ses travailleurs de prendre leurs vacances avant la fin de l’année de vacances s’expose à des sanctions pénales ou administratives pour ne pas avoir respecté ses obligations. Ces sanctions consistent en une amende pénale ou administrative de niveau 2, multipliée par le nombre de travailleurs concernés :

 

Amende administrative

Amende pénale

Peine d’emprisonnement

Autres peines pénales possibles

Sanction de niveau 2

de 200 à 2 000 EUR

de 400 à 4 000 EUR

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De plus, l’employeur qui ne permet pas à ses employés de prendre leurs vacances sera également tenu de verser à ces employés le pécule de vacances afférent aux jours de vacances non pris. Pour les ouvriers, ceux-ci reçoivent leurs chèques de vacances au cours de l’année de vacances. Le pécule de vacances a donc déjà été payé par la caisse de vacances et reste acquis.

A noter par ailleurs que, légalement parlant, il est interdit de reporter les jours de vacances non pris à l’année suivante.

Une dérogation à ce principe n’est prévue que dans le secteur des soins de santé.
Le ministre de l’économie et du travail, Pierre-Yves Dermagne, a en effet annoncé qu’il peut être dérogé en 2020 à l’interdiction du report des jours de vacances annuelles dans le secteur des soins de santé, d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur.
Aucun précision n’a cependant été donnée quant aux entreprises qui sont visées précisément par cette dérogation, ni quant à d’éventuelles limites dans lesquelles ce report peut se faire.
Il est simplement précisé que ce report n’est possible qu’à la condition que le travailleur ait été dans l’impossibilité de prendre tous ses jours de vacances annuelles avant le 31 décembre en raison de la crise du Coronavirus et de la charge de travail que celle-ci a engendré.

Y a-t-il d’autres règles à respecter ?

Oui, la réglementation sur les vacances annuelles prévoit que les principes suivants doivent être respectés lors de la fixation des vacances :

  • Lorsqu’il s’agit de travailleurs ayant des enfants en âge d’aller à l’école, les congés sont octroyés de préférence pendant les vacances scolaires ;
  • Les travailleurs doivent pouvoir bénéficier d’une période de 2 semaines continues de vacances entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf demande contraire de leur part. Pour les travailleurs ayant moins de 18 ans au 31 décembre de l’année de l’exercice de vacances, cette période est portée à 3 semaines ;
  • Dans tous les cas, une période continue d’une semaine de vacances doit être obligatoirement octroyée sur l’année. Il n’est pas possible de déroger à cette règle ;
  • Les vacances ne peuvent en principe être prises par demi-jours sauf lorsque les demi-jours de vacances sont complétés par un demi-jour de repos habituel ou un demi-jour de vacances européennes. Les travailleurs peuvent cependant demander le fractionnement en demi-jours des 3 derniers jours de la quatrième semaine de vacances, mais l’employeur peut s’y opposer si cela désorganise le travail dans l’entreprise.

Enfin, les vacances doivent être fixées d’un commun accord. Ni l’employeur, ni le travailleur ne peut imposer unilatéralement la fixation de jours de vacances à l’autre partie.

Lorsqu’un accord a été trouvé entre l’employeur et le travailleur sur la fixation des jours de vacances, il est impossible pour l’une des parties de revenir unilatéralement sur cet accord. Un nouvel accord est donc nécessaire concernant l’annulation ou la modification de jours de vacances fixés.

A noter que si aucun accord ne peut être trouvé, la question pourra être tranchée par le Tribunal du travail saisi en référé.

Malgré la crise du covid-19 et le fait que de nombreuses entreprises aient dû recourir au chômage temporaire ou, au contraire, aient dû faire face à une surcharge de travail, ces règles restent d’application. Cela nous a récemment été confirmé par les autorités compétentes.

Que se passe-t-il si le travailleur est dans l’impossibilité de prendre ses vacances avant le 31 décembre ?

Il est impossible de les épuiser en raison d’une maladie, d’un accident ou d’une maternité ou d’une situation de chômage temporaire pour force majeure médicale qui se prolonge jusqu’à la fin du mois de décembre

Dans cette situation, la législation sur les vacances annuelles prévoit que l’employeur est tenu de payer à l’employé au plus tard pour le 31 décembre de l’année de vacances, les pécules suivants :

  • Le simple pécule de vacances afférent aux jours non encore pris ;
  • Le double pécule de vacances s’il n’a pas encore été payé.

Le paiement du simple pécule est alors exempté de cotisations de sécurité sociale.

Attention ! la mutuelle n’octroie pas des indemnités pour les jours de vacance encore à prendre; la mutuelle questionnera les travailleurs à ce sujet. En cas de chômage temporaire il est aussi prévu que le travailleur ne peut pas bénéficier d’allocation de chômage pour des jours de vacances encore à prendre.  dans le cas où un travailleur (ouvrier ou employé) serait en chômage temporaire pour force majeure au cours du mois de décembre, souvent a posteriori, pour éviter ce cumul. Ce contrôle ne sera effectué que pour le mois de décembre, pas pour les autres mois de 2020 pendant lesquels le travailleur aurait été en chômage temporaire.

Pour plus d'informations, consultez notre article sur le paiement du décompte de décembre.

Il est impossible de les épuiser en raison d’un chômage temporaire en raison du Coronavirus jusqu'à la fin de l'année.

Renseignements pris auprès du service vacances annuelles du SPF Sécurité Sociale, le chômage temporaire suite aux mesures corona (force majeure ou raisons économiques) n’est pas une situation qui empêche le travailleur à prendre ses jours de vacances avant la fin de l’année. Cela veut dire que l’employeur ne peut pas solder les jours de vacances encore à prendre comme décrit ci-dessus.

Le travailleur peut donc selon le service vacances annuelles du SPF Sécurité Sociale encore prendre le solde des jours de vacances auxquels il a droit avant le 31 décembre 2020 et ceci indépendamment qu’il soit mis en chômage temporaire tout le mois ou une partie de ce mois.

Attention ! auprès du travailleur qui a été mis au cours du mois de décembre en chômage temporaire suite aux mesures corona: le travailleur ne peut pas bénéficier d’allocations de chômage pour des jours de vacances légaux qu’il doit encore prendre.

Nous conseillons donc les employeurs de convenir d’un commun accord avec les travailleurs concernés de la fixation des jours de vacances qui restent encore à prendre d’ici au 31 décembre afin de les déclarer en jours de vacances au lieu de jours de chômage temporaire. Cela empêchera qu’une demande d'allocations de chômage soit faite pour des jours de vacances pour lesquels le travailleur aurait pu prendre des jours de vacances.

Si les travailleurs, malgré la demande expresse de l’employeur, ne veulent pas accepter cette proposition et ne veulent donc pas prendre leurs jours de vacances, nous conseillons alors les employeurs d’avertir ces travailleurs qu’en cas de contrôle de l’ONEM ils seront obligés à rembourser les allocations de chômage perçues à tort s’ils n’ont pas informé spontanément l’ONEM par leur organisme de paiement du solde de jours de vacances.

II. Qu’en est-il des jours de congés extra-légaux ?

Concernant les jours de vacances complémentaires octroyés au niveau du secteur ou de l'entreprise (par exemple, les jours d’ancienneté) d’autres modalités peuvent être prévues. Ainsi, contrairement aux vacances annuelles légales, les congés extra-légaux peuvent par exemple faire l'objet d'une disposition autorisant le report ou non.

Il est donc toujours nécessaire de consulter les textes à la source du droit à ces jours de congés extra-légaux (c’est-à-dire la convention collective de travail sectorielle, la convention collective de travail d’entreprise ou le règlement de travail) afin de vérifier si des modalités sont prévues sur la question.

Plusieurs possibilités sont alors possibles :

  • Des règles ont explicitement été prévues sur la question : il convient alors de respecter ces règles ;
  • Il est prévu d’appliquer les règles prévues en matière de vacances annuelles légales : il convient alors de respecter les règles énoncées au point I. ;
  • Rien n’est prévu concernant les modalités d’octroi des congés extra-légaux : il convient alors de se référer aux pratiques habituelles de l’entreprise en sachant que, compte tenu de la situation exceptionnelle de l’année 2020, plus de souplesse pourrait éventuellement être appliquée.

Quoi qu’il en soit, à défaut de disposition expresse contraire, le principe de la fixation d’un commun accord des jours de congés reste d’application.

III. Qu’en est-il des jours de repos compensatoire (jours de RTT) ?

Si dans l’entreprise la durée de travail hebdomadaire est réalisée en moyenne sur une base annuelle par l'octroi de jours de repos compensatoire, ces jours doivent absolument être pris par les travailleurs avant la fin de l'année. Dans le cas contraire, la durée de travail hebdomadaire en moyenne sera dépassée et l’employeur s’expose à des sanctions.

A défaut de disposition expresse contraire, le principe de la fixation d’un commun accord des jours de repos compensatoire est également d’application.

A noter qu’une allocation de chômage et une rémunération ne pouvant être cumulées pour un même jour, le solde des jours de RTT doivent être fixés et déclarés avant le 31 décembre.

IV. Qu’en est-il des jours de remplacement de jours fériés en 2020 ?

Afin de garantir le droit aux 10 jours fériés légaux, les jours de remplacement prévus pour 2020 doivent être pris avant la fin de cette année.

Si un jour de remplacement coïncide avec une période de chômage temporaire pour force majeure ou pour raisons économiques pour employés, le paiement du jour de remplacement sera à la charge de l’employeur si ce jour tombe dans les 14 premiers jours calendrier de chômage temporaire. Après cette période, ce jour sera payé par l’ONEM. Ces 14 jours doivent constituer une période ininterrompue.

En cas de chômage temporaire lié à des intempéries, à un incident technique ou pour raisons économiques pour ouvriers, l’employeur doit payer chaque jour de remplacement qui coïncide avec un jour de chômage. La limite des 14 premiers jours calendrier ne s’applique pas dans ce cas.

Pour plus de détails, consultez notre précédent article sur le sujet.