Congé de formation flamand : rappel des principes les plus importants

Par  DE BOECK Ilona - Legal advisor Sr. , le 12 Octobre 2021

Le congé de formation flamand permet au travailleur de s’absenter pour suivre une formation, tout en conservant sa rémunération. L’employeur, lui, peut demander un remboursement forfaitaire du coût salarial.

Vous avez peut-être déjà reçu une telle demande émanant d’un de vos travailleurs pour cette année. Cet article détaille ce que vous devez savoir et faire.

1. Qu’est-ce que le congé de formation flamand ?

Le congé de formation flamand, ou CFF (Vlaams opleidingsverlof - VOV, en néerlandais), permet aux travailleurs du secteur privé de s’absenter tout en conservant leur rémunération normale afin de suivre certaines formations. Pour autant que le travailleur respecte certaines règles pour introduire sa demande, l’employeur doit y donner suite. Les coûts du CFF sont largement pris en charge par les autorités régionales : à la fin de la formation, l’employeur peut obtenir un remboursement (partiel) du coût salarial correspondant aux heures de CFF accordées au travailleur.

2. Quels travailleurs du secteur privé peuvent demander un CFF ?

1. Tous les travailleurs tombent dans le champ d’application du CFF. Les personnes qui effectuent, sans être liées par un contrat de travail, des prestations de travail contre rémunération sous l’autorité d’une ou de plusieurs autres personnes sont assimilées à des travailleurs.

2. Le travailleur doit être occupé dans une unité d’établissement située en Région flamande. Pour vérifier cette condition, on tiendra compte de l’unité d’établissement reprise sur la DmfA.

3. Le travailleur doit être occupé au moins à 50 %. Cette condition vaut désormais pour tous les travailleurs et concerne donc aussi bien ceux avec un horaire variable que ceux avec un horaire fixe. On prendra comme référence le pourcentage d’occupation du mois de septembre de l’année de formation concernée. Si ce pourcentage n’atteint pas 50 %, on examinera le pourcentage d’occupation du mois où commence la première formation (du travailleur concerné, dans l’année scolaire concernée).

4. Une condition s’ajoute si le travailleur présente un pourcentage d’occupation de 50 % exactement. Dans ce cas, pour pouvoir bénéficier d’un CFF, le travailleur doit être occupé dans le cadre d’un horaire qui coïncide au moins partiellement avec les heures de cours/aux examens.

3. Quelles formations donnent droit au CFF ?

Les formations suivantes ouvrent le droit au CFF :

1. une formation axée sur le marché de l’emploi qui :
   • est enregistrée dans la base de données « opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives ». Les formations enregistrées ont un numéro de référence commençant par ODB -...
   • pour laquelle le travailleur est inscrit pour au moins 3 crédits ou 32 heures ou périodes de cours sur un an (365 jours). Remarque : le travailleur peut combiner plusieurs modules différents chez le même dispensateur de formation pour arriver à ce minimum et pour l’année scolaire 2021-2022, il peut même combiner des modules de dispensateurs différents.
   • doit être suivie via un contrat de diplôme ou un contrat de crédit (pas par un contrat d’examen !).
   • remplit les éventuelles conditions spécifiques supplémentaires prévues pour la formation en question.
2. une formation axée sur la carrière (à savoir, une formation suivie dans le cadre de l’accompagnement de carrière et fixée dans un plan de développement personnel) qui :
   
   • est fournie par un prestataire de services enregistré en tant que prestataire de service qualifié. Depuis le 2 septembre 2021, seul le niveau de qualité WSE est accepté. 
   • et prévoit au moins 32 heures, 32 périodes de cours ou 3 crédits ;
3. une formation de tuteur (mentoropleiding) enregistrée dans la base de données opleidingsdatabank ;
4. des examens passés auprès de la Commission flamande d’examens (Vlaamse examencommissie) enregistrés dans la base de données opleidingsdatabank.
5. des examens organisés par la Communauté flamande pour reconnaître des compétences déjà acquises (ervaringsbewijs) et enregistrés dans la base de données opleidingsdatabank.

4. Combien de temps le travailleur peut-il s’absenter ?

Le nombre d’heures d’absence autorisées pour un CFF se calcule en deux étapes :

ÉTAPE 1 : déterminer le nombre maximum d’heures de CFF que peut prendre le travailleur par année scolaire

Généralités

Ce nombre dépend du pourcentage d’occupation du travailleur pour le mois de septembre et ne peut jamais dépasser 125 heures.

Si le travailleur est occupé à 50 % au moins durant le mois de septembre, son pourcentage d’occupation doit être multiplié par 125.

Exemple : un travailleur occupé à 80 % durant le mois de septembre bénéficiera de 100 heures de CFF maximum par année scolaire (0,8 x 125).

Si ce pourcentage n’atteint pas 50 % au mois de septembre, on examinera le pourcentage d’occupation du mois où commence la première formation (du travailleur concerné, dans l’année scolaire concernée), comme indiqué sur l’attestation d’inscription. Ce n’est que si ce pourcentage d’occupation atteint au moins 50 % que le travailleur aura droit au CFF. Pour déterminer le nombre d’heures de CFF maximal par année scolaire, ce pourcentage d’occupation doit être multiplié par 125.

Particularité pour l’année scolaire 2021-2022 : crédit supplémentaire pour les formations, en utilisant le droit d’initiative commun

Durant l’année scolaire 2021-2022, les employeurs joueront un rôle plus important pour encourager les travailleurs à suivre des formations. Un droit d’initiative a en effet été prévu pour les employeurs, afin qu’ils puissent proposer des formations à leurs travailleurs. Il s’agit d’un droit d’initiative commun : l’employeur ne peut pas obliger le travailleur à suivre une formation. L’accord du travailleur est donc toujours requis.

Les formations proposées par l’employeur ne doivent pas nécessairement avoir un lien avec la fonction actuelle du travailleur. Les formations nécessaires à l’exercice de la fonction actuelle sont — et resteront — à la charge de l’employeur.

Si le travailleur accepte de suivre une formation proposée par l’employeur, il pourra bénéficier d’un CFF supplémentaire de 125 heures maximum. Il  pourra donc compter sur 250 heures maximum de congé de formation : 125 heures maximum pour une formation de sa propre initiative et 125 heures maximum pour une formation à l’initiative de son employeur.

La part de chaque formation (à l’initiative du travailleur et à l’initiative de l’employeur) ne peut pas dépasser 125 heures. Ainsi, si un travailleur souhaite suivre une formation de 150 heures de sa propre initiative et ensuite une formation de 100 heures à l’initiative de son employeur, il aura droit à 225 heures de congé de formation flamand.

L’initiative doit être renseignée par formation et par demande de remboursement sur le portail du WSE.

Les demandes pour l’année scolaire 2021-2022 peuvent être introduites depuis le 1er septembre 2021.

ÉTAPE 2 : déterminer le nombre d’heures de CFF que le travailleur peut concrètement prendre

Le nombre d’heures de CFF que le travailleur peut concrètement prendre dépend du type de formation qu’il suivra et/ou des examens qu’il présentera :

1. Formations organisées en heures (formations de Syntra, du VDAB, des syndicats, de dispensateurs de formations privés et formations des hautes écoles enregistrées en heures dans la base de données opleidingsdatabank) : le nombre d’heures de CFF correspond au nombre d’heures durant lesquelles le travailleur doit être présent au cours, jusqu’à ce qu’il atteigne son nombre d’heures personnel maximum par année scolaire. Pour bénéficier du CFF, le travailleur doit être régulièrement présent et si une épreuve finale est prévue, il doit y participer.
2. Les formations en crédits de l’enseignement supérieur flamand (post-graduats et formations avec un numéro ODB-X [bacheliers, masters...] dans la base de données) : 4 heures de CFF par crédit (6 heures pour les formations HBO5 et graduats), jusqu’à ce que le travailleur atteigne son nombre personnel maximum par année scolaire. Le CFF n’est donc pas calculé en fonction des heures de présence. Pour avoir droit au CFF, le travailleur doit participer à l’épreuve finale.
3. Les formations [lestijden] des centres d’enseignement pour adultes [centra voor volwassenenonderwijs - CVO] organisées en période de cours et enregistrées dans la base de données avec un numéro ODB-Y... : 1 heure de CFF par période/heure de cours inscrite (comme indiqué sur l’attestation d’inscription), jusqu’à ce que le travailleur atteigne son nombre maximum personnel par année scolaire. Le CFF n’est donc pas calculé en fonction des heures de présence. Pour avoir droit au CFF, le travailleur doit participer à l’épreuve finale.
4. Les examens présentés devant la commission d’examen (portant le numéro ODB-1001623 dans la base de données) : 8 heures de CFF par examen présentés devant la commission d’examen [examencommissie], jusqu’à ce que le travailleur atteigne son nombre maximum personnel par année scolaire.
5. Les examens présentés en vue de faire reconnaître des compétences déjà acquises (ervaringsbewijzen EVC, portant le numéro ODB-P00002 dans la base de données) : 16 heures de CFF par trajet, jusqu’à ce que le travailleur atteigne son nombre personnel maximum par année scolaire.

Un simulateur permet de calculer le nombre d’heures de CFF auxquelles le travailleur peut prétendre en fonction de la formation choisie.

5. Quand et sous quelles conditions le travailleur peut-il s’absenter ?

Période durant lesquelles le travailleur peut prendre un CFF

Le CFF peut commencer le jour qui précède le début de la formation et doit se terminer le deuxième jour qui suit la fin de la formation ou le dernier examen. Pour fixer la date de début et la date de fin de la formation, il faut se référer aux dates mentionnées sur l’attestation d’inscription. 

Si plusieurs modules sont repris sur l’attestation d’inscription, le CFF peut commencer le jour qui précède le début du premier module et doit se terminer au plus tard le deuxième jour qui suit la fin du dernier module ou du dernier examen.

Le travailleur peut prendre un CFF pour :

• assister aux cours et/ou passer des examens :
  • qui coïncident avec son horaire,
  • qui ne coïncident pas avec son horaire (sauf s’il s’agit d’un horaire fixe à mi-temps)
• se rendre aux cours et/ou aux examens (sauf s’il est occupé sous un horaire fixe à mi-temps)
• étudier (sauf s’il est occupé sous un horaire fixe à mi-temps)

Un travailleur occupé exactement à 50 % selon un horaire fixe peut uniquement prendre un CFF durant les heures de travail qui coïncident avec ses heures de cours (ou avec ses examens, ses stages, etc.).

Planification du congé

Avant le début du CFF, un planning doit être établi, afin de traiter les différentes demandes individuelles des travailleurs.

Le CFF est un droit pour le travailleur : l’employeur ne peut donc pas lui refuser, mais le congé doit être planifié en concertation avec l’employeur.

Le CFF doit être planifié au niveau de l’entreprise par le conseil d’entreprise ou, à défaut, par concertation entre l’employeur et la délégation syndicale de l’entreprise ou, à défaut, par concertation entre l’employeur et les travailleurs.

Cette planification doit à la fois tenir compte des nécessités liées à l’organisation du travail au sein de l’entreprise et des intérêts et de la situation de chaque travailleur. On veillera autant que possible à ce que les heures de cours ne tombent pas pendant le temps de travail. En principe, la planification collective des absences prime sur la planification individuelle, mais elle ne peut pas aller à l’encontre du droit du travailleur de prendre l’entièreté du CFF auquel il a droit.

Si l’employeur et le travailleur ne parviennent pas à s’entendre sur ce point, le différend sera soumis à l’Inspection des lois sociales, qui tranchera si sa tentative de conciliation échoue.

Afin d’éviter que des absences simultanées ne mettent en péril le bon fonctionnement de l’entreprise, la loi prévoit des règles de planification spécifiques en fonction de la taille de l’entreprise :

• dans les entreprises de moins de 20 travailleurs, l’employeur peut refuser l’absence simultanée de plus de 10 % du nombre total de travailleurs. Au moins un travailleur doit recevoir l’autorisation de s’absenter.
• dans les entreprises de 20 à 50 travailleurs, l’employeur peut refuser l’absence simultanée de plus de 10 % des travailleurs qui occupent la même fonction. Au moins un travailleur par fonction doit recevoir l’autorisation de s’absenter.
• dans les entreprises de plus de 50 travailleurs, l’employeur peut s’opposer à l’absence simultanée de plus de 10 % des travailleurs exerçant la même fonction, étant entendu qu’un travailleur au moins par fonction devra être autorisé à s’absenter pour ce motif et à condition que le conseil d’entreprise ou, à défaut, la commission paritaire compétente ait défini au préalable ce qu’il faut entendre par « la même fonction ».

6. Quelle rémunération reçoit le travailleur pendant son absence ?

Un travailleur en CFF continue de percevoir sa rémunération normale, toutefois plafonnée à un certain montant.

Pour l’année scolaire 2021-2022, cette limite est fixée à 3047 euros bruts par mois. Concrètement, si un travailleur gagne plus, l’employeur peut limiter sa rémunération à 3047 euros brut par mois pour les heures de CFF.

7. Quelles conditions doit remplir le travailleur ?

Introduire sa demande à temps

Le travailleur doit annoncer son CFF à son employeur dans les délais prévus. Il doit remettre à son employeur l’attestation d’inscription qui lui sera remise par le dispensateur de formation dans les 8 jours qui suivent l’inscription. Ce document doit parvenir à l’employeur :

• au plus tard le 31 octobre pour les formations organisées par année scolaire, 
• au plus tard 15 jours après l’inscription pour toutes les autres formations,
• au plus tard 15 jours après l’entrée en service du travailleur, si ce dernier change d’employeur. 

Suivre assidûment la formation

Pour conserver son droit au CFF, le travailleur doit suivre assidûment la formation : Concrètement,

1. Il ne peut pas être absent de façon injustifiée à plus de 10 % des cours sur une année scolaire. Cette condition vaut pour toutes les formations, à l’exception des formations régulières des hautes écoles, des CVO et des post-graduats.
2. Si une épreuve finale est prévue, le travailleur doit y participer. Si le travailleur ne participe pas à l’épreuve, il perdra son droit au CFF et toutes les heures seront considérées comme indûment prises. L’employeur, lui, ne percevra pas de remboursement.

L’épreuve finale ne doit pas nécessairement consister en un examen, mais peut aussi, par exemple, être un stage, en fonction de ce que considère le dispensateur de formation comme épreuve finale.

Dans le cadre du CFF, les dispensateurs ne délivrent plus d’attestations d’assiduité sous format papier, mais doivent encoder les données correspondantes en ligne, auprès du DWSE (Departement Werk en Sociale Economie). Par conséquent, l’employeur n’a pas accès à ces données. Le travailleur a donc une série d’obligations envers l’employeur, mais aussi envers le dispensateur de formation.

Obligations envers l’employeur

Si le travailleur ne suit pas les cours (et que sa présence est obligatoire), il doit en informer l’employeur. Ses absences auront en effet un impact sur le nombre d’heures de CFF qui lui seront octroyées.

S’il ne participe pas à l’épreuve finale ou s’il arrête la formation, il doit également en avertir l’employeur.

Enfin, il doit veiller à ne pas prendre plus d’heures de CFF que ce dont il a droit. Il doit consigner lui-même ses heures de présence et d’absence si la formation exige sa présence, et conserver les attestations d’absences pendant trois ans. Le DWSE pourra lui demander ces documents.

S’il s’avère que le travailleur a pris des heures de CFF indues (par exemple, parce qu’il n’a pas participé à l’épreuve finale), l’employeur pourra lui demander de rembourser la rémunération perçue à tort.

Obligations envers le dispensateur de formation

Le travailleur doit avertir le dispensateur de formations qu’il prend un CFF, afin que le dispensateur puisse transmettre au DWSE les données relatives aux présences du travailleur. Le travailleur doit également avertir le dispensateur s’il ne peut pas être présent à la formation (de façon justifiée ou non) ou s’il souhaite arrêter la formation.

Sanction

Si le travailleur ne suit pas la formation assidûment, et prend plus d’heures de CFF que ce dont il a droit, son prochain droit au CFF sera réduit de 25 %.

8. L’employeur peut-il refuser qu’un travailleur prenne un CFF ?

Le CFF est un droit pour le travailleur. Par conséquent, si le travailleur remplit toutes les conditions requises pour prendre un CFF, l’employeur ne peut pas lui refuser.

L’employeur peut refuser un CFF uniquement dans le cas où les conditions suivantes sont réunies :

• un planning a été établi au sein de l’entreprise,
• le travailleur suit une formation organisée par année scolaire,
• et le travailleur lui remet l’attestation d’inscription après le 31 octobre.

9. Un travailleur qui a introduit une demande de CFF peut-il être licencié ?

Un travailleur qui demande un CFF est protégé contre le licenciement depuis l’introduction de sa demande jusqu’à la fin de la formation. L’employeur ne peut pas le licencier, sauf s’il peut prouver que les motifs du licenciement sont étrangers à la demande de CFF.

S’il ne parvient pas à fournir cette preuve, il devra verser au travailleur une indemnité de protection égale à 3 mois de rémunération, en plus de l’indemnité de licenciement.

10. Que doit faire l’employeur pour obtenir le remboursement partiel de la rémunération et des cotisations sociales versées durant le CFF ?

Pour obtenir le remboursement du coût salarial correspondant aux heures de CFF prises, l’employeur doit introduire une demande de remboursement.

Auprès de quel organisme ?

La demande doit être introduite auprès du guichet du DWSE, au plus tôt trois mois avant le début de la formation.

N’hésitez pas à contacter votre Payroll Advisor pour plus d’informations.

Date limite ? 

Pour l’année scolaire 2020-2021 (début de la formation à partir du 1er septembre 2020), les demandes peuvent être introduites jusqu’au 30 novembre 2021 au plus tard.

Les demandes concernant des formations commençant après le 1er juin 2021 doivent être introduites dans le délai normal de trois mois après le début de la formation.

Combien ?

L’employeur recevra un remboursement forfaitaire de 21,30 euros par heure de CFF.