Les listes de candidats sont définitivement clôturées 13 jours avant la date fixée pour les élections, soit le jour X + 77 ( se situant le 3 et 16 novembre 2020).
La veille de ce jour (X + 76) est en effet le dernier jour où les organisations représentatives des travailleurs ou des cadres ayant présenté une liste, peuvent, après consultation de l'employeur, procéder au remplacement de candidats.
Ce remplacement de candidats peut avoir lieu pour remplacer un candidat qui figure sur les listes affichées dans les cas suivants :
- le décès d'un candidat ;
- la démission d'un candidat de son emploi dans l'entreprise ;
- la démission d'un candidat de l'organisation représentative des travailleurs ou de l'organisation représentative des cadres qui l'a présenté ;
- le retrait par un candidat de sa candidature ;
- le changement de catégorie d'un candidat.
Le remplacement de candidats peut également avoir lieu pour remplacer un candidat qui a été rayé des listes affichées suite à un retrait de candidature dans le délai légal (le jour X + 47 au plus tard).
Le nouveau candidat figurera sur la liste, au choix de l'organisation qui a présenté sa candidature, soit à la même place que le candidat qu'il remplace, soit comme dernier candidat à la fin de la liste.
Le remplacement est adressé à l’employeur selon le même mode de transmission que celui qui a prévalu pour le dépôt le jour X + 35 de la liste de candidats initiale, donc selon le cas, par l’envoi ou la remise d’une liste papier ou par voie électronique via l’application web spécialement prévue à cet effet sur le site internet du SPF Emploi.
La date de remplacement est déterminée par la date de l’envoi par la poste ou de la remise de le liste directement à l’employeur ou par la date qui a été attribuée par l’application web.
Ces modifications seront affichées par l'employeur, dès que le remplacement lui aura été signifié, aux mêmes endroits que l'avis annonçant la date des élections.
Il est conseillé d’afficher à X + 77 les listes de candidats définitives, même si plus aucune modification n’y a été apportée depuis le jour X + 40.
Aucune modification ne peut plus être apportée à la liste de candidats après cette date. Seule l’annulation des élections peut encore être demandée si l’on constate qu’une candidature est illégitime. Cette demande en annulation doit être introduite devant le tribunal du travail dans les 13 jours qui suivent le jour de l’affichage du résultat du vote (soit entre le jour Y + 3 et le jour Y + 15).